Nogle mennesker har en særligt stor arbejdsbyrde. Du kender dem - medarbejdere, der synes at være på alles go-to liste. Nogle gange er det en IT-ressource. Somme tider er det en projektleder. Andre gange er det den person, der har indsigten eller gennemslagskraften til at få tingene gjort.

Ofte kommer 20 - 35% af det værdiskabende samarbejde fra kun 3 - 5% af de ansatte, ifølge en undersøgelse delt i en Harvard Business Review podcast med Rob Cross, professor ved University of Virginia og medforfatter af artiklen ”Collaborative Overload”.
"Når medarbejdere bliver kendt for at være både stand til og villige til at hjælpe, bliver de trukket ind i projekter og roller med stigende betydning i organisationen" siger Cross.

Ulempen? Denne form for samarbejde har som regel en omkostning – ikke kun for medarbejderen, der er involveret, men også for organisationen. Fordi:

Når nogen opfordres til at være involveret i alles projekter, opstår der før eller siden organisatoriske flaskehalse, hvor flere venter på, at den samme person hjælper dem med deres job. Dette er hverken sundt for organisationen eller for den overbebyrdede medarbejder, siger Cross. Når en person efterspørges af for mange, kan denne person ende med at blive udbrændt.

Overvejer du, om du samarbejder for meget? Kig i din kalender… den kan give dig nogle hints. Hvor mange gange har du i løbet af de seneste fire måneder:

- været involveret i projekter udenfor dit kerneansvarsområde?
- modtaget forespørgsler vedrørende projekter, som du ikke behøver at være en del af mere?
- blevet bedt om at foretage rutinemæssige beslutninger, hvor du ikke tilføjer værdi?

Alle tre spørgsmål kan være tegn på enten en dårligt designet rolle eller at opgavekravene har udvidet sig eller ændret sig uden at dette er blevet italesat.

Er du f.eks. i stand til at give slip på gamle projekter, der nu kan håndteres af andre eller er du stadig en del af en forældet godkendelsesproces – indført for år tilbage – som ikke rigtig tjener organisationens formål længere.
Cross forklarer, at flaskehalse kan medfører udbrændthed, hvilket kan påvirke hele organisationens omsætning.
Undgå at blive en flaskehals i din virksomhed. Begynd småt. F.eks. kan du trække dig som en antaget samarbejdspartner. Du kan sige nej, skifte prioriteringer og indbygge huller i din kalender.

Er du leder, skal du sikre dig, at du ikke uforvarende lader dine medarbejdere blive overbelastede flaskehalse.

Vær opmærksom på:
- Om du ansporer dine medarbejdere til at være ”always on”?
- Hvem du vælger til at løse opgaver – er det typisk medarbejdere med flest forbindelser eller dem der allerede har rigeligt med opgaver?
- Om du bruger medarbejdere til opgaver, der har mindre travlt og hurtigt ville kunne sætte sig ind i opgaven?

Tag et kig på din kultur og se hvilken form for arbejdsmoral den tilskynder. Undgå risikoen for at du, dine medarbejdere, eller din organisation bliver udbrændt.

Hvis du vil vide mere om risikoen for overbelastning pga. for meget samarbejde, så læs hele artiklen her på Harvard Business Review. Lytter du til podcasts? Så kan du høre Rob Cross diskutere begreberne her på HBR Ideacast.