Beskær dine møder og spar to arbejdsmåneder årligt

Poul Blaabjerg og Wenche Strømsnes

Mange af de møder, vi går til, er kun nødvendige, fordi kvaliteten af et andet møde var for ringe

Det lyder som utopi, men det ligger lige for at spare to arbejdsmåneder om året for de fleste ledere. Hvordan? Ved at drive bedre møder.

Der er ikke noget nyt i dette. Især i de seneste år har der været skrevet meget om, hvordan vi spilder tid i møder. Der er gået sport i at beregne det, f.eks. ved at måle, hvor meget tid et antal personer bruger i møder ganget med deres løn i den tid. Jævnlige møder i én enkelt ledergruppe koster 0,5 til 1 mio. kr. om året.

Der er god reaktion på dette i virksomhederne. F.eks. krav om, at der skal være dagsorden til alle møder, at alle én times møder reduceres til 50 min., at der deles beslutningsreferat, anvendelse af projektstyringssoftwares til at holde styr på aftaler og benhårdt nedslag på personer, der ikke møder til tiden.

Det er alt sammen godt, men det er også alt sammen symptombehandling. Vi har brug for at koordinere, kvalificere og skabe ejerskab for beslutninger. Møder er det bedste redskab til det.

Det virkelige problem er, at mange af de møder, vi går til, kun er nødvendige, fordi kvaliteten af et andet møde var for ringe. Undersøgelser viser, at mellem hvert fjerde og hvert andet møde er overflødigt. Det vil sige, at disse møder kan fjernes helt med blot en smule fokus. Da ledere i snit bruger halvanden til to hele dage om ugen på møder, bliver det hurtigt til meget tid i disse overflødige interne møder. De bliver nødvendige, når vi ikke får taget hele beslutninger, eller vi får taget beslutninger på et forkert grundlag eller på et forkert tidspunkt.

"Da ledere i snit bruger halvanden til to hele dage om ugen på møder, bliver det hurtigt til meget tid i disse overflødige interne møder"  

Kerneårsagen til, at møder har lav kvalitet ligger således i designet af et møde og har én forklaring: uklarhed. Uklart formål med at mødes. Uklart hvem der forlader mødet med hvilke opgaver. Uklart om de rette personer er til stede i mødet. Uklare processer i selve mødet. Uklar opsamling af møderesultater. Det er mødeleders vigtigste opgave at skabe klarhed. 

I alt for mange virksomheder tager man møder som en selvfølge og driver dem intuitivt og gennem indgroede vaner. Derfor er det svært at forandre måden, de drives på. Forandringen sker først, når man i stedet ser møder som en strategisk investering i forretningens udvikling. Dermed vil man nemlig arbejde bevidst med at udvikle de kompetencer, der skal til for at drive møder. Mødeledere skal trænes i at designe et møde, facilitere det og lave referat. Mødeledelse er en særlig kompetence, og den skal løbende dyrkes som sådan.

Finans 10.04.2017