Virksomheder tager Lean Management til sig

Med produktivitetsstigninger på mellem 30-50 procent har Lean-management spredt sig med stor hast i danske industrivirksomheder, men også servicevirksomheder, som pensionsselskaber og offentlige institutioner tager fænomenet til sig - med stor succes

På slankekur med Lean

Lean betyder mager og handler om systematisk at fjerne spild i en produktion eller i en administrativ proces. Det handler om at optimere arbejdsgangen i en afdeling og mellem flere afdelinger. Lean Management er udviklet på Toyota-fabrikkerne i Japan og siden forfinet verden over. I Danmark er 75 pct. af de store og mellemstore industrivirksomheder hoppet med på bølgen.

"Lean handler om at definere et fokus, der skaber værdi for kunderne og forstå arbejdsprocesserne i virksomheden helt ind til benet," siger Bjarne Palstrøm, produktivitetschef i Dansk Industri.

Han har rådgivet flere virksomheder om Lean og fulgt management-fænomenet siden det dukkede op i Danmark i 1989. Derfor ved han også, hvordan en virksomhed lykkes med at slanke processerne, så spild fjernes og produktiviteten øges.

Ledelsen skal med

"Man skal sørge for at have ledelsen med og forankret i projektet. Topledelsen skal gå foran ellers batter det ikke noget, for det handler om holdninger," siger Bjarne Palstrøm.

For at Lean virker, skal virksomheden arbejde ud fra devisen; 'i morgen skal vi være bedre, end vi var i dag'. Derfor skal Lean-projektet gennemsyre hele organisationen fra top til bund.

"Det nytter ikke noget, hvis topledelsen ikke er med fra start, så får du ikke den rette kultur. Der skal være fokus på målet, og ledelsen skal gentage det mange gange for sig selv og hele virksomheden."

Dansk Industri lavede i foråret en undersøgelse af Leans udbredelse og det viste sig, at de virksomheder, hvor ledelsen ikke var engageret i projektet, heller ikke blev belønnet med store produktivitetsstigninger.

"Det man kan se er, at mange topledere forstår strategi, men de har ofte ikke den store procesforståelse, hvilket er meget vigtigt, når det handler om Lean," siger Palstrøm. Han opfordrer derfor virksomheder, der skal i gang med Lean til at forankre projektet i ledelsen og uddanne organisationen til at forstå de nye processer.

At det er vigtigt at have topledelsen med ses tydeligt i pensionsselskabet PFA, hvor Lean blev introduceret i sommeren 2002 for at afhjælpe en situation, hvor et stort antal opgaver lå og ventede. Der var lang ekspeditionstid og arbejdsprocesserne var ikke særlig hensigtsmæssige.

Industrien inspirerede

"Jeg tænkte, at der måtte være noget at lære fra industrien," siger Peter Nielsen, produktionsdirektør i PFA og ophavsmand til selskabets Lean-projekt.

Han fik nedsat en arbejdsgruppe og inddraget alle 30 teamchefer samt to ud af tre medlemmer af direktion. Den brede deltagelse skulle sikre, at de nye værktøjer blev kendt i alle kroge af organisationen.

"Det er jo sådan med alle projekter, at topledelsen skal være med, hvis det skal slå igennem. Man skal ville det og medarbejderne skal vide, at ledelsen vil det, så det har jeg brugt meget tid på," fortæller Peter Nielsen.

I begyndelsen var der dog en vis skepsis blandt medarbejderne i PFA omkring de nye metoder og deres betydning for den enkeltes hverdag. Men skepsisen blev hurtigt gjort til skamme.

"Vi var heldige, at vi meget hurtigt kunne finde de lavt hængende frugter, som vi kunne gøre noget ved. Derfor fik vi skabt resultater og forbedringer, som var synlige for medarbejderne."

Flow i processerne

I det første år med Lean genererede PFA en forbedring på 30 procent, mens de to efterfølgende år hver huggede yderligere 15 procent spild væk.

I PFA fungerer Lean på den måde, at det daglige arbejde i afdelingerne og samarbejdet mellem dem måles. Hvor mange sager kommer ind, hvor mange kommer ud. Hvor lang tid går der, og ligger der gamle sager og venter. Hver afdeling får så en graf, der viser, hvor meget de har produceret, og den kan så sammenlignes med tidligere målinger.

"Det er utroligt vigtigt, at der kommer et flow i processerne, så sagsbehandlingen ikke går i stå og arbejdet ligger og venter. Man kan sige, at alt overflødigt skal væk, og der skal være orden på strukturen," siger Peter Nielsen.

Artiklen er skrevet af Bettine Romme Jørgensen, Netavisen, for Center for Ledelse.