Hyppige kontakter på alle platforme giver grundlaget for god distanceledelse

Vælg det kommunikationsmiddel, der passer til tidspunktet og formålet, lyder rådet fra eksperter og ledere med erfaring i virtuel ledelse. Ledere i almindelighed kan i øvrigt tage ved lære af god distanceledelse.

Adam Jacobsen hos Dansk Shell ringer hver uge til sine medarbejdere i Oslo, Moskva, Hamburg, Wien, Madrid og Sydafrika. Alle får en opringning uanset, om der er store eller små ting at snakke om, fortæller Regional Implementation Manager Adam Jacobsen. Hans opgave er at få implementeret en SAP-løsning i afdelingerne, som blandt andet sælger smøremidler og brændstof til søfarten i Europa og Afrika.

”Jeg taler helt systematisk med dem alle sammen en halv time én gang om ugen for at høre, hvordan det står til med de forskellige ting, vi arbejder med. Derudover har vi telefoniske teammøder, hvor flere af dem deltager om et givent emne, men jeg har primært en én-til-én kontakt med dem,” siger Adam Jacobsen. Han bruger telefonen frem for videokonference, fordi der kan holdes møder alle steder fra og under næsten alle forhold.

Hvordan har familien det?

Ud over telefonmøderne anvender Adam Jacobsen og hans medarbejdere også e-mail og Microsoft Communicator med Instant Messaging System. Og når alt det faglige er overstået, er der også plads til at tale om andet end SAP.

”Der er absolut plads til de blødere ting, som hvordan det går med familien og den slags. Jeg har også ført ansættelsessamtaler i telefonen og haft MUS-samtaler telefonisk.”

På kursus i distanceledelse

Inden han fik det nuværende job i 2010, havde Adam Jacobsen udelukkende haft danske kolleger, som han kunne se i øjnene hver dag. Nu fik han medarbejdere, som han hovedsagelig skulle tale med i telefonen.

”Jeg fandt ud af, at jeg havde behov for at dele mine spørgsmål med andre i tilsvarende job og med tilsvarende udfordringer, så jeg kunne få skabt en team-ånd på distancen, på tværs af lande, tidszoner og de lidt forskelligartede job, som mine medarbejdere har. Hos CfL fik jeg mulighed for at få netop den snak om, hvordan man opbygger en fælles forståelse på distancen,” siger Adam Jacobsen fra Dansk Shell.

Virtuelle SKAT

På kurset hørte Adam Jacobsen blandt andre Lene Krogh Jeppesen fra SKAT fortælle om de udfordringer, det gav SKAT, at opgaveløsningen i 2009 i endnu højere grad blev organiseret landsdækkende i stedet for regionalt. Lene Krogh Jeppesen er fuldmægtig i kontoret for Innovation og videndeling.

”Vi havde i begyndelsen en bekymring om, hvorvidt vi fik nogle rodløse medarbejdere, om der kom til at sidde nogle ensomme mennesker ude på skattecentrene, som havde alle deres kolleger og ledere et andet sted, og så sad de bare dér og blev glemt og ikke blev inviteret med til morgenkaffe hos nogle andre,” siger Lene Krogh Jeppesen. Hun understreger, at virkeligheden blev en anden, hvor de fandt ud af at organisere distancearbejdet fornuftigt.

Industrisamfundets vaner

Hun peger på, at den største udfordring er, at med distancearbejdspladser skal alle ændre måden at tænke på. Der skal gøres op med nogle af de klassiske opfattelser af, hvordan man arbejder og samarbejder.

”Der er tale om et reelt paradigmeskifte. Vi stempler jo ikke ind til den samme arbejdsplads hver morgen og stempler ud samtidig om eftermiddagen. Vi arbejder fysisk alle mulige steder uden nærkontakt til kolleger eller chefer og på forskellige tidspunkter. Men normerne for, hvordan man arbejder, er stadig meget stærke. Derfor udfordrer det både medarbejdere og ledere, at vi fysisk sidder mange forskellige steder, og at vi skal tænke på en anden måde i dag,” siger Lene Krogh Jeppesen.

Kommunikationspaletten

Siden 2008 har SKAT afholdt flere kurser om året for deres ledere. Det begyndte med kurser i CfLs regi, og siden har SKAT selv overtaget kursusvirksomheden med de erfaringer, som de har gjort sig, fortæller Lene Krogh Jeppesen.

”Jeg har konkret arbejdet med, hvilke kommunikationsværktøjer man skal kunne håndtere, hvis det her skal fungere. I det daglige vil de fleste af os typisk bruge telefon og mail rigtig meget. Men vi kan se, at hvis man kan hele paletten af værktøjer, som også omfatter vores Communicator, intranettet og videomøder, så opfatter folk ikke virtuelle arbejdsvilkår som udfordrende,” siger Lene Krogh Jeppesen.

Inspirerende kursus

Hos Dansk Shell har Adams møde med Lene og erfaringerne fra SKAT givet ham både værktøjer og inspiration til arbejdet fremover.

”Jeg vil i dag være meget sikker på, at jeg taler med alle hver uge. Der må ikke være nogen, der føler sig overset eller glemt, fordi det kan man let komme til, når man sidder i et andet land, og der er andre ting, som f.eks. ens egen chef fokuserer mere på. En anden ting,  jeg har taget med mig fra kurset, er en aspiration om at skabe et forum, hvor alle kan deltage, og hvor der kan foregå en videndeling mellem medarbejderne i de forskellige lande – uden, at det nødvendigvis skal gå gennem mig. Dermed kan det blive lettere for dem at arbejde som et hold, der kan løse en given opgave,” siger Adam Jacobsen.

Lær af distanceledelse

SKATs meget målrettede arbejde med at tackle virtuel ledelse har bragt noget andet op til overfladen, nemlig om ledere i almindelighed kan lære noget af det, som distancelederne gør godt. HR-direktør Birte Deleuran i SKAT siger:

”Der er nogen, der får skærpet deres ledelse over for nære medarbejdere, fordi de er tvunget til at tænke i de baner, som distanceledelse kræver. Det handler bl.a. om, at distanceledere bliver tvunget til noget mere struktur og til at være mere effektive samt at tænke på, hvordan de bedst muligt får anvendt de kompetencer, der sidder rundt omkring.”

”Derfor ser vi også på, hvad det er, en god virtuel leder faktisk kan, fordi det måske i virkeligheden er nogle ting, der kan være til inspiration for alle ledere,” siger HR-direktør Birte Deleuran.