God kommunikation kan være med til at øge effektiviteten

Bedre kommunikation, feedback og forståelse af kropssprogets signaler betegnes normalt som bløde værdier inden for ledelse, men hos EKF er værdierne blevet vekslet til større effektivitet.

Den næsten 90 år gamle statsinstitution EKF er langt fra tynget af sin alder og har de seneste år arbejdet ud fra en meget offensiv strategi om at yde ”Mere til flere”. Det er således lykkedes at yde kreditter og garantier til stadig flere eksportvirksomheder, og samtidig er institutionen som planlagt godt på vej til at blive mere kendt blandt små og mellemstore virksomheder. EKF har på nogle år mere end fordoblet nyudstedelserne fra 5-6 mia. kr. om året til over 13 mia. kr. i 2009, og regnskabet for 2010 ser meget lovende ud, fortæller direktør i EKF Anette Eberhard.

”Vi formulerede strategien om ”Mere til flere” i perioden fra 2007 til 2008, og vi satte os som mål at blive en kundeorienteret og resultatskabende finansiel virksomhed, der bygger på engagement, faglighed og troværdighed. Disse nøgleord beskrev vi nøje og fortalte hvad hvert enkelt ord betyder for EKF som organisation, og hvilke krav det stillede til både ledelse og medarbejdere med hensyn til samarbejdet om at indfri målsætningerne,” siger Anette Eberhard.

Alt for pæne akademikere

Da ledelsen var færdig med strategiarbejdet i efteråret 2009 og var klar til at eksekvere, stod det klart for Anette Eberhard, at hvis der var noget ledelsen og medarbejderne kunne blive bedre til, så var det at kommunikere effektivt med hinanden.

”Hovedparten af de ansatte er pæne akademikere, der ikke rigtig får sagt det direkte, hvis vi er uenige med hinanden - eller siger nej, hvis der er noget, vi ikke vil have. I forbindelse med de store transaktioner er det vigtigt at være effektiv i sin kommunikation og tilbagemelding. Ellers bruger man alt for meget tid på pæne ord, hvor man med rene ord hurtigere kunne tale om og løse evt. faglige uenigheder. Faktisk kommer der bedre resultater ud af faglig uenighed end, hvis man sidder og rygklapper hinanden. Og det er dér, startskuddet går til dét, vi senere lavede sammen med CfL Center for Ledelse,” fortæller direktøren for EKF.

En fantastisk øjenåbner

CfL Center for Ledelses erhvervspsykologer lavede til formålet et virksomhedstilpasset seminar for ledergruppen på 11 mennesker, hvor lederne over to døgn blev bokset godt og grundigt igennem temaer som samarbejde, effektive teams, kommunikation, fortolkninger af netop kommunikationen og kropssprogets betydning for den.

”Det var en fantastisk øjenåbner for hele chefgruppen, da vi afviklede seminaret i april sidste år. Derfor sendte vi i september også medarbejderne på seminar, hvor temaerne var effektive team og feedbacktræning samt rollespil om, hvordan vi bruger feedback i vores samarbejdsmodel. Vi har i mange år  arbejdet med Situationsbestemt Ledelse som ledelsesprincip, og der passer arbejdet med feedback fantastisk godt ind, fordi det handler om, at medarbejderne skal tage ansvar for den ledelse, de får.”

Da medarbejderne kom hjem fra seminaret lavede EKF opfølgningsmøder på både chefniveau og i afdelingerne om, hvordan de skulle bruge deres nye viden. Og siden er erhvervspsykologernes input blevet en del af hverdagen.

Effektivitet og tryghed

”Personligt har det givet mig et fantastisk stort udbytte. Der var mange medarbejdere, der pegede på, at de mest havde lært noget om konflikthåndtering. Det skyldes nok, at feedback-øvelserne tog fat, hvor det bliver svært med kommunikationen og samarbejdet i det daglige. Men det er til gengæld meget vigtigt,” siger Anette Eberhard.

Chefgruppen har siden etableret tre feedbackgrupper med tre-fire ledere i hver, som mødes med nogle måneders mellemrum og giver hinanden feedback og udveksler erfaringer således, at de bruger hinandens historier til at blive bedre.

”Det har givet den ekstra gevinst, at cheferne rykker lidt tættere sammen, når de mødes i mindre grupper og drøfter den slags. Det har gjort os ledere mere ranke i ryggen, fordi vi er meget mere åbne og ligefremme med, hvad vi kommunikerer til hinanden og vores medarbejdere. Det har igen medført en større effektivitet ledelsesmæssigt og en tryghed samt et meget vigtigt sammenhold i chefgruppen,” slutter direktør Anette Eberhard.