Involvering af medarbejderne er med til at skabe den ønskede forandring

Projektgruppe og interne facilitatorer i Kulturstyrelsen har været med til at skabe den bevægelse i fagligheden, som blev igangsat efter fusionen mellem tre styrelser.

Involvering af medarbejderne fra tre sammenlagte styrelser har skabt strategiske resultater og øget medarbejdernes kendskab til hinanden og til de mange forskellige styrelsesopgaver, som den 1. januar 2012 blev fusioneret til dét, der i dag hedder Kulturstyrelsen.

Kontorchef og HR-chef Jane Johansen Pade i Kulturstyrelsen fortæller om de gode resultater med involvering, at det store forandringsprojekt efter fusionen har haft to niveauer: Direktionen og cheferne arbejdede fra begyndelsen med forandringsprocesserne på ledelsesniveau, og medarbejdersiden bidrog med ideer til processen.

Medarbejdernes bidrag

”Efter fusionen mellem Kulturarvstyrelsen, Kunststyrelsen og Styrelsen for Bibliotek og Medier blev der meget hurtigt sat et strategiarbejde i gang støttet af konsulenter. Arbejdet blev designet som en meget involverende proces, hvor medarbejderne kom på banen med et ganske stort bidrag. Der blev formeret en projektgruppe med medarbejdere fra forskellige centre, og der blev uddannet nogle facilitatorer, som kom fra hele huset. De har været med til at køre personaleseminarer og forandringsværksteder,” fortæller Jane Johansen Pade.

Opfølgning og bearbejdning

Der blev fulgt op på projekterne med drøftelser i direktionen med jævne mellemrum og drøftelser i chefgruppen samt i tre workshops i chefgruppen, hvor de behandlede forslag og tanker, der kom fra projektgruppen forandringsværkstederne. Forslagene blev her sorteret og skåret til.

”Vi kan mærke og høre fra dem, der har været med som facilitatorer og deltaget i forandringsværksteder, at det har fungeret meget godt som en måde på at lære hinandens opgaver, problemstillinger og områder at kende samt at lære hinanden personligt at kende. Der har været en meget stor efterspørgsel efter dette og et meget stort behov for det. Så det har givet rigtig god faglig mening,” siger kontorchefen.

Udvikling i CfLs regi

Ud over projektet med udvikling af Kulturstyrelsens strategi og formulering af vision og mission, besluttede ledelsen at gå med i CfLs workshop om ”Holdningsmobilisering i styrelser”. Her mødtes de fusionerede chefer fra flere nye styrelser for at udveksle erfaringer og arbejde med hvert sit projekt.

Fagligt engagerede og ambitiøse

Hele processen har ifølge Jane Johansen Pade været præget af to kendetegn, som ganske vist ikke har overrasket hende:

”På den ene side giver sådan en fusionsproces en masse positive effekter, for vi har nogle meget fagligt engagerede og meget ambitiøse medarbejdere, og de synes, det er rigtig spændende at være med i det her. På den anden side er det en udfordring at skulle arbejde med strategi i en organisation, hvor alt er nyt. Det er en udfordring at sætte så meget i gang i en ny styrelse, men jeg tror også, at det var det rigtige for os, fordi vi nu har det faglige afsæt med meget mere struktur på tingene at gå videre med,” siger hun og understreger:

”Det er bare vigtigt, at man med jævne mellemrum gør status, så de, der ikke har været med i projektarbejdet, ved, hvad der foregår, og hvad det er for nogle valg, man har truffet. Det må meget gerne ske på en inviterende måde. Der er jo nogen, der skal drible videre med de her bolde, og der er nogen, der skal have mandater til at arbejde videre med. Ellers giver det fustrationer. Endelig kan man også involvere for meget, hvis man gør det på de forkerte tidspunkter, så det gælder om at gøre tingene i den rigtige rækkefølge.”

Rigtig timing

HR-chefen mener ikke, at der er ét rigtigt svar på, hvornår det er klogt at sætte sådan en strategiudvikling i gang. Styrelserne, der deltog i CfLs workshops, har da også grebet det forskelligt an.

”Nogle har brugt de første år efter fusionen til at komme på plads rent strukturelt, mens vi har gjort det hele parallelt. Min konklusion er, at det var rigtigt for os. Det passede godt til både medarbejdergruppen og chefgruppen i Kulturstyrelsen,” slutter HR-chef og kontorchef Jane Johansen Pade.