Rum til fordybelse hjælper lederne med forandringsprocessen

Direktion og chefer i Ankestyrelsen har gjort op med rutinemøderne og bruger blandt andet workshops til at fokusere endnu skarpere på de krævede forandringer.

En meget sjælden fyringsrunde i Ankestyrelsen efterfulgt af en fusion har fået ledelsen i Ankestyrelsen til at gøre op med tidligere tiders rutinemøder. Revisionen af mødeaktiviteterne har været nødvendig for at kunne håndtere forandringerne i styrelsen efter indfusioneringen af Familiestyrelsen, Klagenævnet for Specialundervisning og på sigt etableringen af et ankecenter i Aalborg. Revisionen har bl.a. ført til kortere orienterende chefmøder og workshops mindst en gang i kvartalet, hvor et dilemma eller et tema er på agendaen. På den måde har ledelsen skabt sig et rum til fordybelse.

Inspiration til fokuseret ledelse

Deltagelsen i CfLs projekt om holdningsmobilisering har været med til at give Ankestyrelsens ledelse inspiration til, hvordan de vil gribe ændringerne an, så både ledelse og de 300 ansatte kommer sikkert gennem forandringerne og ud på den anden side – som motiverede og forandrede. Ledelsen har derudover fået inspiration i mødet med kolleger fra andre statslige styrelser, som også er udfordrede af organisatoriske ændringer og/eller nye økonomiske rammer. Ankestyrelsens eget projekt med holdningsmobilisering har fået overskriften ”Alle kompetencer i spil” med underoverskrifterne ”Øget mobilitet”, ”Øget involvering” og ”Fra mere til bedre”.

Vigtige workshops

Ankestyrelsen har derefter haft CfL til at facilitere to workshops i chefgruppen i 2012, og disse workshops har fået væsentlig betydning for ledelsens håndtering af de nødvendige forandringer hos ledelsen selv. Lone Strömgren, der er souchef i Børnekontoret og tidligere leder af Ledelsessekretariatet i Ankestyrelsen, fortæller om de to workshops, at direktionens oplæg bl.a. handlede om, at den aller seneste ændring i styrelsens opgaveportefølje demonstrerer, at den slags ændringer nok aldrig holder op.

Rum til drøftelser

Styrelsen skal fremover løse flere opgaver for de samme ressourcer, og hvordan håndterer ledelse og medarbejdere så dette. Direktionen havde desuden behov for, at alle chefer og selvfølgelig også medarbejderne får et større perspektiv i forhold til Ankestyrelsens arbejde. ”Vi blev gjort opmærksom på, at vi var en chefgruppe, der var meget optaget af os selv og vores fagligheder, og at vi nok ikke var så gode til at huske at få et samarbejde i gang på tværs og få skabt det rum, hvor man kan drøfte ledelsesudfordringerne,” siger Lone Strömgren.

Sparring på chefniveau

Undervejs i de to workshops sad cheferne sammen i små grupper for at drøfte dilemmaer og igangsætte udfordrende aktiviteter, som skal være med til at skabe bevægelser i kontorene, når det gælder om at nytænke og effektivisere hidtidig praksis – og ikke mindst decentralisere initiativpligten. ”Det har været meget udbytterigt og lidt af en aha-oplevelse med sparringen på chefniveau. Vi brugte også tiden til at definere hvert vores ledelsesinitiativ for at finde ud af, hvordan får vi den her øgede mobilitet hos medarbejderne og får skabt mere involvering og nye forbedringstiltag.”

Kortere møder og workshops

Lone Strömgrens eget projekt handlede om chefmøderne, fordi alle – inklusive direktionen – havde udtrykt frustration over de traditionelle møder, som ikke skabte nok værdi. Mødeformen føltes noget tung for alle, og nogle af oplysningerne på møderne var allerede forældede for nogle af deltagerne.

”Vores chefmøder hver 14. dag var førhen meget orienterende møder. Derfor holder vi nu kortere orienterende chefmøder plus nogle workshops med rum til fordybelse mindst en gang i kvartalet, hvor et dilemmea eller et tema bliver sat på agendaen. Her drøfter vi tingene på en måde, som gør, at direktionen kan få noget relevant input fra chefgruppen eller, at vi alle kan inspirere hinanden med noget, som er væsentligt at drøfte,” fortæller Lone Strömgren.

Den nye virkelighed

Den nye hverdag i styrelsen har sine udfordringer og dilemmaer, som kan handle om, hvordan ledelsen sørger for, at medarbejderne har dét, de har brug for i forhold til dét, der bliver efterspurgt. Hvordan understøtter de medarbejderne, så disse kan levere mere med de ressourcer, de har? Hvordan får de skabt en faglig mobilitet? Hvordan sikrer ledelsen, at deres faglige specialister kan flytte rundt mellem afdelingerne, så folk ikke sidder 10-12 år i det samme kontor. Og sidst, men ikke mindst, hvordan leverer Ankestyrelsen mere for mindre.

Vedvarende indsats

Med den nye ramme om deres møder er det vigtigt, at ledelsen hele tiden gør sig overvejelser for at sikre, at den ikke falder tilbage til gamle vaner, fortæller Lone Strömgren. ”I dag er det åbenbart, at direktionen kræver af chefgruppen, at vi er med til at flytte os hele tiden, og at vi ikke kun skal drifte vores egne afdelinger, så at sige, men at vi også tænker vores egen funktion i Ankestyrelsen ind i et større perspektiv så der er et større fokus på organisationen i forhold til ledelsesdelen. Det er nu sagt så tydeligt, at cheferne fremover vil have det som en undertekst i det daglige,” siger hun. ”Det gælder om, at det overordnede projekt med ”Alle kompetencer i spil” ikke bare bliver noget, der ”krydses af” for derefter at blive lagt i en skuffe. Det har vi bare ikke råd til som organisation, fordi vi står over for så mange udfordringer hele tiden. Derfor bliver vi nødt til at justere og forandre hele tiden. Det kræver en vedvarende indsats. Og derfor er ideen med workshops rigtig god, fordi det skaber rum til fordybelse,” slutter souchef Lone Strömgren.

 

Fakta om: Lone Strömgren er udannet jurist. Hun har siden 2003 arbejdet i forskellige fagkontorer i Ankestyrelsen og som leder af et tværgående ledelsessekretariat.

Ankestyrelsen har i dag Familiestyrelsen og Klagenævnet for Specialundervisning lagt ind under sig og på sigt skal styrelsen også etablere et ankecenter i Aalborg. Ankestyrelsen har i dag 300 ansatte.