CfLs INDIKATOR™ om tid og resultater 2011

Ledere spilder kostbar tid på dårlig mødekultur

CfLs INDIKATOR™ om Tid og resultater dokumenterer udbredt tidsspilde i forbindelse med møder og manglende prioritering af ledelsesopgaverne.

Scene 1: Han kommer for sent til det længe planlagte møde, og mellem punkt to og tre tager han sig tid til diskret at tjekke mails på sin smartphone. Evnerne til at multitaske demonstreres endnu en gang med en hurtig sms til konen, kæresten eller en kollega. Fokus er vanskeligt at fastholde, og debatten på mødet trækker ud.

Scene 2: Chefen og de øvrige ledere er parate fra aftalt mødestart til at drøfte en klar dagsorden med en bagkant på måske en halv eller en hel time. Både hun og de øvrige deltagere er fokuserede på virksomhedens strategi. Deres smartphones er sat på lydløs og forbliver i lommerne. Mødet ender med en klar målsætning, og lederne går hvert til sit for at implementere det aftalte.

Scener fra et lederskab

De to scener er tænkte, men manuskriptforfatteren kan med sindsro digte videre ad begge spor, for inspirationen til scenerne kommer fra det virkelige liv og fra CfLs INDIKATOR™om Tid og resultater. Her springer betydningen af mødekulturen eller mangel på samme i øjnene, når man studerer INDIKATOR™-tallene. Det samme gør tidsforbruget til andre opgaver end de relevante for ledere på forskellige niveauer, for de glemmer tilsyneladende at aflære og lægge gamle opgaver bag sig, når de stiger i graderne.

Effektiviseringer at hente

97 pct. af lederne, der har medvirket med deres svar til INDIKATOR™, arbejder mere end 37 timer om ugen, og 44 pct. arbejder mere end 45 timer om ugen. Det bekræfter, at ledere generelt – og forståeligt nok – bruger mere tid på deres arbejde end lønmodtagerne, men måske kunne de spare noget af den kostbare tid og blive meget mere effektive – til gavn for dem selv og virksomheden.

Administrerende direktører, funktionsdirektører, funktionschefer og projektledere/funktionærer bruger nemlig meget tid på andet end de opgaver, som de forskellige ledelsesniveauer primært handler om. Her er tallene for, hvor meget af tiden de anvender på andet end management og leadership-opgaver.

  • Adm. direktører: 38 pct.
  • Funktionsdirektører: 43 pct.
  • Funktionschefer: 48 pct.
  • Projektledere/funktionærer: 59 pct.

Er det spildtid eller en nødvendighed? Spørgsmålet kan og bør vist diskuteres blandt lederne på de fire niveauer.

Modsatrettede tal om god mødekultur

Generelt er den øverste ledelse mest til møder, når der skal ledes og koordineres, mens projektledere og funktionærer er mere til telefon og e-mails. 15 pct. af deltagerne i INDIKATOR™ mener, at virksomheden i høj grad har en god mødekultur. 61 pct. siger i nogen grad, mens 23 pct. siger i ringe grad eller slet ikke siger god for mødekulturen.

76 pct. mener altså, at de i høj grad eller i nogen grad har en god mødekultur, men det hjælper tilsyneladende ikke på, hvor gode møderne ender med at blive. Oplevelsen af spildtid og ineffektivitet på møderne er nemlig udbredt. 45 pct. af de øverste chefer oplever spildtid og ineffektivitet i høj eller i nogen grad, og det tal stiger kraftigt jo længere ned i hierarkiet, man kommer. 67 pct. af funktionsdirektørerne og funktionscheferne samt 70 pct. af projektlederne/funktionærerne oplever således spildtid og ineffektivitet på møderne.

Hænger sammen med strategi og produktivitet

Med til at skabe en god mødekultur hører ifølge INDIKATOR™ en klar strategi. Besvarelserne viser nemlig, at blandt virksomheder med en klart oplevet strategi vender 52 pct. tommelen opad for en god mødekultur, men kun 26 pct. siger det samme i virksomheder, hvor strategien opleves mindre klar.

Øget produktivitet hænger også sammen med god mødekultur, for 81 pct. af deltagerne i INDIKATOR™ om Tid og resultater fortæller, at de både har en god mødekultur og en øget produktivitet. Blandt dem med faldende produktivitet har 65 pct. i høj eller nogen grad en god mødekultur. Om hønen her kommer før ægget eller omvendt er ikke godt at sige, men sammenfattende kan det altså gå ret godt for dem, der har styr på alle tre elementer – strategi, god mødekultur og øget produktivitet.