HR Jura i CfL hjælper hver dag virksomheder med personalesager. Ofte er sagerne endt et sted, hvor HR-afdelingen må bruge unødige ressourcer på at brandslukke, fordi lederen ikke har håndteret sagen i tide. Det koster både ledelsesmæssigt og økonomisk, giver ridser i virksomhedens renommé og kunne ofte være undgået, hvis lederen havde haft en større viden om HR-juraen.

Af Dorte Solholt og Charlotte Nørtoft Meldgaard, HR Jura i CfL , april 2020 

Du behøver ikke at elske jura. Mindre kan også gøre det. Men som leder med personaleansvar er du nødt til at kende til de grundlæggende regler inden for HR-juraen - f.eks. om sygefravær, arbejdstid, ferier, forbuddet mod forskelsbehandling og ikke mindst konflikthåndtering.

 

HR-jura kan også ses på bundlinjen

Som leder kan du måske tænke: ”HR-juraen er ikke mit bord. Den hører til i HR-afdelingen”. Men nej - den hører bestemt også til i lederværktøjskassen. 

Hvis en medarbejder ringer og melder sig syg med stress, eller en medarbejder dukker op på dit kontor og klager over samarbejdsproblemer med en kollega, er du nødt til at kunne håndtere situationen nu og her. Det holder ikke at sige: ”Vent lige… jeg skal lige kontakte HR.” Som leder skal du i mange tilfælde kunne handle med det samme.

Hvad får du så ud af at være handlekraftig? Prøv at vende spørgsmålet om. Hvad får dine medarbejdere ud af det? Det korte svar er trivsel. Med stort T - Tilfredse, Resultatskabende, Innovative, Værdibærende, Sociale, Engagerede og Loyale medarbejdere.

Det  forekommer lidt overdrevet, men du vil opleve, at dine medarbejdere bliver gladere, er mindre syge og skaber bedre resultater, når du er bedre klædt på til at håndtere de daglige udfordringer, du helt naturligt har, når du er leder. Den største synd er at stikke hovedet i busken.

For at få tilfredse medarbejdere er du nødt til at handle. Når en medarbejder ikke performer, brokker sig ved kaffemaskinen, har meget klatsygefravær, arbejder for meget, nægter at påtage sig nye opgaver eller virker stresset. Og du skal selvfølgelig også huske at anerkende alle dine gode medarbejdere.

Den største ledelsesmæssige synd er ikke at gøre noget. Altså undladelsessynden. Dine medarbejdere kan få det indtryk, at du er ligeglad eller ikke interesserer dig for dem. De gode medarbejdere siger måske op eller flytter afdeling. Mistrivsel smitter og kan skabe en kedelig kultur blandt dine medarbejderne og resulterer ofte i højt sygefravær og dårlig performance. Dine medarbejdere har brug for en leder - ikke en struds med hovedet i busken.

 

HR-jura – en del af lederværktøjskassen

Vi samlet 12 gode HR-råd til dig som leder. Du behøver ikke at kunne dem udenad, men tag dem frem, når du står i en situation, hvor du har brug for HR-juraen.

 

Råd 1 – Brug ledelsesretten og påtag dig ledelsespligten 

Som leder har du en ledelsesret, som udspringer af din virksomheds ledelsesret.

Virksomhedens ret til at lede og fordele arbejdet er et grundlæggende princip i den danske model. Dvs. den måde, vores arbejdsmarked i Danmark er organiseret på.

Den danske model går bl.a. ud på, at vi foretrækker at lade arbejdsmarkedets parter  aftale sig frem til de regler, der skal være gældende, frem for at lovgive om det. Det sker ved de såkaldte trepartsforhandlinger, hvor regeringen, fagbevægelsen og arbejdsgiverorganisationerne sætter sig sammen og søger løsninger på de udfordringer, arbejdsmarkedet står over for. Ind i mellem hårdt presset af EU og EU-rettens massive indflydelse på dansk ret.

Ledelsesretten går mere end 100 år tilbage til det såkaldte Septemberforlig i 1899, hvor arbejdsgiversiden anerkendte lønmodtagernes ret til at organisere sig, mens fagbevægelsen forpligtede sig til at respektere virksomhedernes ret til at lede og fordele arbejdet – også kaldet ledelsesretten.

Ledelsesretten består af:

  • Retten til at ansætte
  • Retten til at afskedige
  • Instruktionsbeføjelsen – hvem der skal udføre arbejdet, og hvordan arbejdet skal udføres
  • Retten til at tilrettelægge arbejdstiden – f.eks. ugentlig/daglig arbejdstid og pauser
  • Retten til at fastsætte reglementariske forskrifter – regler og politikker for f.eks. kvalitetssikring, rygning, alkohol, sygdom, it, sociale medier m.fl.
  • Retten til at indføre kontrolforanstaltninger – tids- og adgangskontrol, videoovervågning, overvågning af internet- og e-mails, GPS-kontrol m.v.
  • Fortolkningstrinnet – der betyder, at virksomhedens fortolkning skal respekteres, hvis medarbejder og leder opfatter en overenskomstregel forskelligt, indtil det ved fagretlig behandling eventuelt er godtgjort, at fortolkningen ikke er rigtig.

Ledelsesretten er naturligvis ikke uden grænser. Der er kollektive overenskomster, arbejdsmiljølovgivning, forbud mod forskelsbehandling osv., der skal overholdes, og der kommer stadig nye begrænsninger til.

Husk, at ledelsesretten forpligter – fra bestyrelse, til direktion og til den enkelte leder. Både til at lede og fordele arbejdet, men også til at påtage sig ledelsespligten og det ansvar, der følger med.

 

Råd 2 - Kend din HR-jura 

Rammerne for ansættelsesforholdet

Retten til at lede og fordele arbejdet hviler på den ansættelseskontrakt, der er indgået mellem virksomheden og medarbejderen. Parterne har indgået en aftale:

  • Medarbejderen får løn og andre rettigheder som f.eks. ferie, barsel m.fl.
  • Virksomheden får ret til at råde over medarbejderens arbejdskraft - inden for rammerne af lovgivningen, eventuelle overenskomster og kontrakten.

Kend dit ledelsesrum

Mange ledere kan blive langt bedre til at påtage sig ledelsespligten – både i konfliktfyldte situationer med samarbejdsproblemer, dårlig performance eller måske for stort fravær, men også i den daglige ledelse af medarbejderne. Og dermed få frigjort den enorme mængde af ledelsesmæssig energi, der er bundet i manglende viden, konfliktskyhed og laden stå til, så den kan kanaliseres over i rigtig ledelse og drift.

Forudsætningen for at kunne definere og udfylde sit eget ledelsesrum er en grundlæggende forståelse af ledelsesretten, og hvad den indebærer. Og et basalt kendskab til de HR-juridiske regler - ikke i detaljer, for de bør overlades til HR, men en tilstrækkelig viden om de juridiske rammer for ansættelsesforholdet. 

Du skal have styr de spørgsmål, der typisk opstår: Hvad er de forbudte kriterier, når der skal ansættes, lønreguleres eller afskediges? Hvem bestemmer, om medarbejderen kan holde ferie eller arbejde hjemme? Og er det f.eks. i orden at læse e-mails fra kunder, når medarbejderen er sygemeldt?

 

Sæt dig ind i virksomhedens regler

Det er en god idé, at du sætter dig ind i virksomhedens personalehåndbog/personalepolitikker. Hvis I har regler/politik om sygefravær, ferie, arbejdstid er det vigtigt, at du kender dem, så du følger retningslinjerne i virksomheden.

Hvis du ikke allerede kender din HR-afdeling, så book et møde med din samarbejdspartner i HR og hør:

  • Hvad de kan hjælpe med
  • Hvornår du skal involvere HR
  • Hvad du særligt skal være opmærksom på i din virksomhed?

Der er ingen, der forventer, at du kan HR-juraen i detaljerne. En vis basisviden er nødvendig, men overlad detaljerne til HR.

 

Råd 3 - Vær bevidst om de forbudte kriterier 

Det skal du vide om forbuddet mod forskelsbehandling

I mange år efter Danmarks indmeldelse i EF var det alene forskelsbehandling på grund af køn, som var forbudt. Den del er langt de fleste ledere efterhånden bevidste om, selv om der ind imellem ryger en finke af pande.

Men gennem årene er der fyldt flere og flere kriterier på forbudslisten, og i dag er det også forbudt at forskelsbehandle pga. race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, alder, handicap eller national, social eller etnisk oprindelse.

Et øget fokus fra både medarbejdere og deres organisationer kombineret med en nem klageadgang til Ligebehandlingsnævnet udfordrer virksomhederne – og lederne.

Den seneste praksis fra både nævnet og domstolene tyder på, at det – ud over køn og graviditet – er kriterierne alder, handicap og religion, der oftest giver anledning til klager over forskelsbehandling.

Erfaringen fra de mange sager viser, at virksomhederne med jævne mellemrum kommer i vanskeligheder, for de åbent og ærligt refererer til et forbudt kriterium. ”Vi har brug for en yngre medarbejder, vi kan ikke lønregulere dig, fordi du har været på barsel det sidste år…” osv.

Både ledere og HR skal være langt skarpere på at holde sig til saglige kriterier som uddannelse, erfaring og kompetencer ved vurdering af ansøgere, tildeling af lønstigninger eller ved beslutning om, hvem der bedst kan undværes i en nedskæringssituation.

Forbuddet mod forskelsbehandling skal du have på rygraden

Der er to love, som du skal være særligt opmærksom på:

  • Ligebehandlingsloven – der må ikke forskelsbehandles  pga. køn – herunder graviditet og mod seksuel chikane
  • Forskelsbehandlingsloven – der må ikke forskelsbehandles pga. race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, alder, handicap eller national, social eller etnisk oprindelse.

Forbuddet gælder både ved rekruttering, under ansættelsen og i en opsigelsessituation.

Reglerne i ligebehandlingsloven betyder, at virksomheden skal behandle mænd og kvinder lige. Det gælder under hele ansættelsen. Du må f.eks. ikke begrunde at afslag til en kvindelig jobansøger med, at hun er gravid eller opsige en nybagt far, fordi det er svært at undvære ham, når han skal på forældreorlov. En klassiker er også at glemme at indkalde medarbejdere på barselsorlov til MUS - eller ikke at lønregulere begrundet i, at de er på orlov.

Forskelsbehandlingsloven har også et forbud mod diskrimination. Alder er et godt eksempel. Du må f.eks. ikke slå en stilling op, hvor du søger en medarbejder under 25 år – beskriv i stedet hvilke erfaringer og kvalifikationer, der er nødvendige i jobbet. Du må heller ikke opsige en ældre medarbejder frem for en yngre, fordi den ældre medarbejder kan gå på pension.

 

Særligt om handicap

Handicap er et kriterium, du også skal være opmærksom på. Virksomheden har i mange tilfælde en særlig forpligtigelse til at tilpasse jobbet for handicappede medarbejdere. Handicapbegrebet i forskelsbehandlingsloven er ikke helt entydigt. Den korte definition er en længerevarende funktionsnedsættelse, hvor medarbejderen ikke kan deltage fuldt ud på niveau med de øvrige medarbejdere. Få altid din HR-afdeling ind over de sager - særligt hvis du skal opsige en medarbejder grundet for meget sygdom, og der kan være tale om et handicap.

Sagerne er dyre

Hvis du ikke overholder forbuddet mod forskelsbehandling, kan din virksomhed risikere at skulle betale en godtgørelse. Det kan hurtigt blive en dyr affære, da godtgørelsesniveauet i f.eks. opsigelsessager typisk ligger fra 6 til 12 måneders løn oven i medarbejderens almindelige opsigelsesvarsel.

En chikanefri arbejdsplads

Som leder har du et særligt ansvar for at forebygge krænkende handlinger. Det gælder både seksuel chikane – men også anden krænkende adfærd i form af at tale nedsættende til kolleger, mobning og chikane. Arbejdstilsynet har udgivet en vejledning om krænkende handlinger, som kan læses på www.amid.dk.

 

 

Råd 4 – Hold snor i arbejdstiden

Generelt om arbejdstid

Rammerne for fastlæggelse af arbejdstiden varierer fra virksomhed til virksomhed – alt afhængig af aftalegrundlaget for det enkelte ansættelsesforhold. Det vil bl.a. sige, om der er overenskomst eller ej:

  • Overenskomst -mange overenskomster indeholder meget detaljerede arbejdstidsregler og sætter derfor snævre rammer arbejdstidsplanlægning. Andre overenskomster har kun meget overordnede regler og giver langt mere fleksibilitet
  • Ingen overenskomst - der findes også et stort antal virksomheder, som ikke er dækket af overenskomst, og hvor arbejdstiden derfor alene er reguleret af ansættelseskontrakten.

I Danmark er der ingen lov om en ugentlig arbejdstid. De store overenskomstområder har lagt sig fast på den 37-timers arbejdsuge, som også er omdrejningspunktet for f.eks. arbejdsløshedsforsikring og sygedagpenge. Men der er intet til hinder for, at en virksomhed, som ikke er bundet af en kollektiv overenskomst, aftaler et andet timetal med medarbejderen. Ellers måske endog en variabel arbejdstid.

 

Regler

Fælles for alle medarbejdere er dog:

  • 48-timers reglen– EU’s arbejdstidsdirektiv siger, at en medarbejder højst må arbejde gennemsnitligt 48 timer om ugen hen over en rullende periode på 4 måneder
  • Arbejdsmiljølovens regler om arbejdstid – medarbejdere har krav på en daglig hviletid på 11 timer og på et ugentligt.

Det kan være dyrt, hvis din virksomhed ikke overholder arbejdstidsreglerne. Brud på arbejdsmiljøreglerne kan ende med et besøg af Arbejdstilsynet og et påbud eller en bøde.

Ved overtrædelse af 48-timers reglen kan virksomheden  komme til at betale mellem 25.000 kr. til 50.000 kr. i godtgørelse til medarbejderen alt efter, om overarbejdet har haft et betydeligt omfang, er foregået i flere perioder, om virksomheden har pålagt medarbejderen at arbejde for mange timer eller truet med fyring, eller om medarbejderen ikke har fået betaling for overarbejdet.

 

Lederen har ansvaret for arbejdstid

Det er virksomheden og derfor også lederen, der har ansvaret for at sikre, at arbejdstidsreglerne bliver overholdt. Hvis medarbejderens arbejdstid er direkte målbar (f.eks. via et tidsregistreringssystem), gør det lederens opgave nemmere. Problemstillingen er langt sværere at håndtere i forhold til medarbejdere, som er uden højeste arbejdstid, som arbejder selvstændigt og fleksibelt, hjemme eller på distancen, og som – til gavn for begge parter – selv tilrettelægger deres opgaver.

Så tænker du måske: ”Hvad gør jeg med den medarbejder, som altid går sidst hjem, altid er online og aldrig får holdt sin ferie?” Og som måske endda er økonomisk afhængig af de ekstra timer, der ikke nødvendigvis bidrager til den samlede produktivitet i afdelingen?

Selv om virksomhedens forpligtelser hverken kan eller bør fritage medarbejderen for ansvaret for egen arbejdssituation, så er der kun et svar - du tackler det ledelsesmæssigt.

I første omgang kan du tage en snak og en forventningsafstemning med medarbejderen, men løser det ikke problemet, så kan det i sidste ende være nødvendigt, at du giver en advarsel. Også selv om det forekommer helt bagvendt.

 

Planlægning af arbejdstid

Som leder skal du også kunne tilrettelægge dine medarbejders arbejdstid og opgaver, så du sikrer, at:

  • Virksomhedens ressourcer bliver brugt effektivt
  • Du undgår stressede medarbejdere – sørg for at arbejdstiden ikke løber løbsk
  • Tidsforbruget på opgaver hænger sammen – hvis to medarbejdere laver det samme, men den ene kan klare opgaverne på 37 timer, hvor den anden bruger 50, skal der måske ses på, om der skal ske oplæring, om det er sløseri, eller om der er en anden god grund til, at der er forskel
  • Gældende lovgivning bliver overholdt - som er omtalt i afsnittet ovenfor.

Hvis I tidsregistrerer på din virksomhed, kan du følge med i arbejdstiden der. Hvis ikke, så må du sikre dig et andet overblik over, hvordan dine medarbejdere arbejder – hvornår kommer og går de, hvordan ser kalenderen ud, og hvornår på døgnet, sender de e-mails.

Du kan læse mere om arbejdstid på www.amid.dk.

 

 

Råd 5 – Tag ansvar for ferieregnskabet

Få styr på dine medarbejderes ferie

Mange virksomheder har store udfordringer med at styre medarbejdernes ferieregnskab. Sjældent fordi medarbejderne ikke kan få ferie nok, men oftest fordi medarbejderne faktisk helst er fri for at holde ferie

Når ferieåret går på hæld, og alle burde have holdt eller i alt fald planlagt deres 5 ferieuger, hober den ubrugte ferie sig ofte op. For nogle er det hamsteren, der tager over – tanken om de mange ekstra dage på feriekontoen luner i de kolde vinteraftener. Andre bryder sig simpelthen bare ikke om at være væk fra arbejde. Men i rigtig mange tilfælde handler det om, at medarbejderen ikke har tid til at holde ferie – eller i alt fald opfatter det sådan.

Ferieplanlægning er en vigtig ledelsesopgave – både af hensyn til medarbejderens muligheder for at trække stikket og for at sikre, at driften påvirkes mindst muligt. Men også fordi virksomheden risikerer en økonomisk straf, hvis der er rod i ferieregnskabet, og man f.eks. falder for fristelsen til at udbetale for meget ferie til medarbejdere, der hellere vil have kontanter end frihed.

Arbejdsmarkedets Feriefond udtager hvert år et antal virksomheder og kontrollerer medarbejdernes ferieregnskab. Og stemmer det ikke det, f.eks. fordi man har udbetalt i strid med reglerne eller sløjfet feriedage, bliver virksomheden mødt med et krav om efterbetaling til fonden.

 

Sådan planlægger du ferien

Alle lønmodtagere i Danmark har ret til 5 ugers ferie om året. Som udgangspunkt planlægger lederen ferien i samarbejde med medarbejderne. Kan I ikke blive enige, har virksomheden ret til at placere ferien inden for ferielovens rammer. Virksomheden kan f.eks. beslutte, at medarbejderne ikke må holde ferie i de travleste perioder, at medarbejderne skal holde deres hovedferie, når kunderne holder sommerferie, og at al ferie skal være afviklet i ferieåret.

Men generelle retningslinjer gør det ikke alene. Som leder må du også sørge for, at ferien rent faktisk bliver planlagt for hver enkelt medarbejder i overensstemmelse med din virksomheds feriepolitik. Hvis det bliver nødvendigt, kan du varsle hovedferien (3 uger) med 3 måneder og restferie (2 uger) med 1 måned.

Har din virksomhed en 6. ferieuge, feriefridage eller lignende, bliver de ikke reguleret af ferieloven, men af eventuel overenskomst, virksomhedens egen politik eller lignende.

Ny ferielov fra den 1. september 2020

Pr. 1. september 2020 overgår vi til en ny ferieordning med samtidighedsferie. Det betyder, at ferien kan afvikles, samtidig med at den optjenes, at nyansatte får hurtigere adgang til betalt ferie, og at medarbejderne f.eks. ikke i samme grad har ferie med sig i rygsækken, når de skifter job. Ferieregnskabet for den enkelte bliver derfor langt mere overskueligt, og det bliver sværere for medarbejderen at hæve feriepengene uden at holde fri.

Men samtidig bliver udbetalingsmulighederne for ubrugt ferie større, og hvis du og din virksomhed vil undgå, at ikke afholdt ferien automatisk bliver konverteret til kontanter, bliver din ferieplanlægning endnu vigtigere.

 

 

Råd 6 – Håndter sygefravær

”Jeg kommer ikke på arbejde i dag, chef”

De fleste kender godt ”Chris og chokoladefabrikken”. Selvom vi griner af Chris’ vilde undskyldninger for ikke liiige at kunne komme på arbejde, så er der en grund til, at den godmodige chef altid får Chris på arbejde. Det handler om to ting:

  • Sygemelding til egen leder
  • En tidlig dialog med virksomheden.

Begge dele er afgørende for et lavt sygefravær. Det er meget lettere at melde sig syg via en reception, e-mail eller sms end at skulle ringe til sin chef.

Al erfaring viser også, at når en medarbejder er længerevarende syg, er det nemmere at komme tilbage på arbejde, hvis der har været løbende kontakt og en tidlig snak med arbejdspladsen om tilbagevenden.

Og vær ikke bange for stresssygemeldinger. Mange ledere tænker, at de vil ”frede” medarbejderen og indhenter en lægeerklæring eller sender en buket. Det kan være et misforstået hensyn. Ikke alt kan siges med blomster - dialog er vigtig.

Kend din sygefraværspolitik

Når en medarbejder ringer og melder sig syg, bør du som leder skaffe dig et overblik over, hvad du kan gøre i den konkrete situation.

Du må efter helbredsoplysningsloven ikke spørge om, hvad din medarbejder fejler, men du må gerne spørge om, hvornår medarbejderen regner med at komme tilbage. Og i mange tilfælde vil medarbejderen selv fortælle, at han/hun er forkølet, stresset eller syg af andre årsager.

Når du alligevel har medarbejderen i telefonen, så kan I allerede her drøfte, hvad det videre forløb skal være – f.eks.:

  • Hvornår skal I snakke sammen igen
  • Vil l du indkalde til en sygefraværssamtale
  • Har du brug for en lægeerklæring eller andet?

De fleste virksomheder har en politik om sygefravær. Her vil det typisk fremgå, hvornår medarbejder og leder skal have kontakt, og hvordan virksomheden håndterer sygefravær.

Du skal også være opmærksom på, at systemet om sygedagpenge også bygger på, at der skal være en løbende dialog mellem virksomheden og medarbejderen. Af hensyn til din virksomheds mulighed for at få sygedagpengerefusion for en medarbejders fravær, skal du huske at give besked videre i systemet om sygefraværet.

Sygefraværssamtale

Efter sygedagpengeloven skal der være holdt en sygefraværssamtale senest fire uger fra første sygefraværsdag, men du kan når som helst kan indkalde til en samtale. Mange virksomheder har deres egne regler om, hvornår der skal indkaldes til en samtale.

En sygefraværssamtale er en personlig samtale mellem lederen og medarbejderen. Typisk holder I samtalen på virksomheden, men er medarbejderen for syg til at deltage, kan I holde den telefonisk i stedet.

Medarbejderen har pligt til at deltage i samtalen. Kan medarbejderen ikke deltage, kan du bede om at få en lægeerklæring, der dokumenterer, at medarbejderen er for syg til at deltage.

Husk at skrive et referat af sygefraværssamtalen. Du får dokumentation for samtalen, og det giver medarbejderen en tryghed at kunne se, hvad det er I har aftalt/talt om. Hvis du ender i en opsigelse af medarbejderen pga. for højt fravær, kan referaterne være nødvendige for at kunne opsige medarbejderen sagligt. Referaterne bør ikke indeholde følsomme oplysninger om diagnoser m.m.

 

Lægeerklæringer

Lederen kan ind i mellem have behov for at indhente en lægeerklæring. Der findes tre typer af lægeerklæringer ved sygdom:

  • Mulighedserklæring – den bruger du, når du skal lave en plan for en medarbejder, der skal tilbage på arbejdspladsen. På side 1 aftaler du og medarbejderen, hvad medarbejderen kan og ikke kan, og I laver en plan for arbejdsopgaver og timeantal. Medarbejderen får lægen til at udfylde side 2 i erklæringen. Mulighedserklæringen kan også bruges ved klatfravær til at ændre fraværsmønstret
  • Friattest - den kan du bede om i de tilfælde, hvor du har brug for at få dokumentation for, at medarbejderen rent faktisk er syg
    • Det kan være en medarbejder, der ikke kan møde til en sygefraværssamtale
    • En opsagt medarbejder, der melder sig syg i opsigelsesperioden
  • Varighedsattest - den kan du indhente, når en medarbejder har været syg i mere end 14 dage, og du har brug for prognose for, hvor lang tid medarbejderen forventes at være syg.

Det er virksomheden, der skal betale erklæringerne.

 

Typer af sygefravær

Sygefravær er forskelligt. Det kan være klatfravær, helt almindelig sygdom og langtidssygemeldinger

  • Du skal have fokus på klatfraværet – er der tale om mistrivsel, sløseri eller en sygdomskultur blandt medarbejderne? Du kan tage hånd om det individuelt ved at tale med medarbejderen om at få bragt fraværet ned. Du kan samtidigt tage det op kollektivt i din afdeling på et møde, hvis der er tale om uhensigtsmæssig kultur, der har spredt sig på arbejdspladsen
  • Ved langtidsfravær er det en god idé, at du får sparring fra din HR-afdeling. Fraværet kan skyldes stress, operation, alvorlig sygdom eller handicap. Her er det afgørende, at du har en tidlig dialog med løbende sygefraværssamtaler og forsøger at få lavet en mulighedserklæring med medarbejderen om tilbagevenden til arbejdet.

 

Gode links til ledere om sygefravær

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har lavet et site for arbejdsgivere, som hedder ”Hjælp min medarbejder er længevarende syg’”. Her finder du al den viden, du skal bruge om sygefravær – herunder de forskellige lægeerklæringer. Skal du prioritere, så kan du læse deres guide ”Når en medarbejder melder sig syg”.

Du finder materialet på www.star.dk.

 

 

Råd 7 og 8 – Søg dialogen, stil krav og tag konflikten om nødvendigt 

Ingen har grebet ind

Her kommer et eksempel på en  typisk ledelsesmæssig undladelsessynd:

  • En medarbejder har været ansat i virksomheden i mange år og er gennem en lang periode blevet flyttet rundt fra afdeling til afdeling, fordi samarbejdet med kollegerne ikke fungerer
  • Medarbejderen er opfarende og holder sig uden for fællesskabet på arbejdspladsen. Konflikten kulminerer i et voldsomt sammenstød med en kollega, og ledelsen ser ingen andre muligheder end at afskedige den pågældende
  • Efterfølgende modtager virksomheden et krav på 6 måneders godtgørelse for usaglig afskedigelse og 3 måneders fratrædelsesgodtgørelse efter funktionærlovens § 2a (anciennitetsbestemt godtgørelse) og må igennem et langvarigt forhandlingsforløb med medarbejderens fagforening, før sagen kan forliges.

Situationen er klassisk og får lov at udvikle sig, fordi ingen af de ledere, medarbejderen har haft, har taget konflikten og indskærpet forventningerne til samarbejdet. Eller i sidste instans givet den advarsel, som var nødvendig for, at medarbejderen indså, at situationen var alvorlig, og ændrede adfærd - eller for at ansættelsesforholdet kunne have været bragt til ophør uden et retsligt efterspil. Det er her din ledelelsespligt kommer ind.

 

Vær ikke bange for at stille krav

Mange af de konflikter, der i værste fald kan ende med, at samarbejdet må ophøre, får lov til at udvikle sig, fordi lederen ikke opsøger den nødvendige dialog. Det kan være, at en medarbejder er begyndt at udvikle sig i en uheldig retning – har samarbejds- eller performanceproblemer eller for meget fravær. Her kan du ofte starte med at tage en snak med medarbejderen, hvor du:

  • Redegør for problemet
  • Lytter til medarbejderen
  • Fjerner misforståelser
  • Får afstemt forventningerne.

Vær ikke bange for at stille krav til performance eller til adfærd på arbejdspladsen. Og udvikler situationen sig, så er du nødt til at tage konflikten. Ingen ledere udgår konflikter, og som leder vælger du ikke altid dine kampe.

Tag konflikten i tide, så det ikke udvikler sig til en advarsel eller i værste fald en opsigelse eller bortvisning. Husk at lave et referat af samtalen og få det lagt på medarbejderens personalesag.

 

 

Råd 9 – Forstå betydningen af advarsler

”Pyh, det er svært”

De fleste ledere syntes, at det er ubehageligt at give en medarbejder advarsel. Det kan være grænseoverskridende at skulle irettesætte en anden voksen. Mange ledere syntes også, at det efterfølgende er svært at skulle arbejde sammen med en medarbejder, som de har givet en advarsel.

Det er helt naturligt, men advarsler kan være nødvendige. Det er der flere grunde til:

  • Medarbejderens retssikkerhed – medarbejderen får mulighed for at forbedre sig/rette op på noget. Det kan være, at du har haft flere samtaler med medarbejderen, og tingene ikke ændrer sig. Så er du som leder nødt til at markere klart og tydeligt, at bliver det ikke bedre, så kan næste skridt være en afskedigelse eller i grove tilfælde en bortvisning
  • Dyre personalesager – hvis I ender i at afskedige medarbejderen på grund af f.eks. samarbejds- eller adfærdsproblemer eller dårlig performance, så er en advarsel ofte en forudsætning for, at afskedigelsen holder rent juridisk uden et retligt efterspil. Manglende advarsel kan koste dyrt – både økonomisk, men også i forhold til virksomhedens renommé udadtil og indadtil. En dårlig fyring skaber sjældent god omtale.

Advarsler bliver typisk givet for samarbejds- og adfærdsproblemer, manglende performance/faglighed, klatfravær eller for manglende efterlevelse af virksomhedens regler.

Og lige et par gode tips

  • Husk at følge op på en advarsel
  • Gør ikke advarsler tidsbegrænsede – hvor længe de er gældende, afhænger af, hvad de er givet for

 

 

Råd 10 – Hold styr på medarbejderdataene

GDPR og dokumentation

Når man taler om medarbejderdata, så skelnes der mellem to ting:

  • Behandling af medarbejdernes personlige data – databeskyttelsesloven
  • Dokumentation på personalesagen – husk at gemme dine dialoger med dine medarbejdere.

Efter databeskyttelsesloven og EU's databeskyttelsesforordning (også kendt som GDPR) har virksomheden pligt til at beskytte medarbejderens personlige data. Det gælder både ved rekruttering, under og efter ansættelsen.

De fleste virksomheder har en databeskyttelsespolitik, som det er vigtigt, at lederen kender. Medarbejderens personlige data er kun til låns og skal omgås med forsigtighed.

Særligt når du tager referencer, skal du huske at få et skriftligt samtykke fra ansøgeren til, at du må ringe til den tidligere arbejdsgiver. Husk, at samtykket ikke dækker oplysninger, som medarbejderen ikke kan forvente, der bliver spurgt til. Når du selv giver referencer, må du f.eks. heller ikke udtale dig om helbredsforhold og rent private forhold om medarbejderen.

Datatilsynet har udgivet en vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold, som du kan læse på www.datatilsynet.dk.

Dokumenter din samtaler

Husk dokumentation på personalesagerne. Har du f.eks. haft samtaler med en medarbejder, lovet noget eller aftalt et kursus, så lav et referat, mail eller lignende og få det lagt på medarbejderens personalesag. Hvis der efterfølgende bliver uenighed, er det vigtigt, at dokumentationen er på plads. Og stopper du som leder for medarbejderen, så er det vigtigt for den nye leder eller HR at se, hvad der er aftalt.

 

 

Råd 11 – Vis og kræv loyalitet

Loyalitetsforpligtigelsen

Loyalitet er en grundlæggende forpligtigelse både for dig og for medarbejderen. Det ligger i selve ansættelsesforholdet, at I gensidigt forpligter jer til at være loyale overfor hinanden.

Loyalitetspligten betyder, at medarbejderen ikke må miskreditere virksomheden, skade virksomheden eller udøve konkurrerende virksomhed uden virksomhedens accept.

Medarbejderen kan f.eks. overtræde sin loyalitetspligt ved at tale grimt om lederen eller virksomheden. Det sker ind i mellem i sager, hvor medarbejdere udtaler sig negativt på de sociale medier – Facebook, Twitter og andre steder eller i dialogen med kolleger eller kunder.  Vær opmærksom på, at offentlige ansatte har videre ret til at ytre sig end privatansatte.

Medarbejderen må heller ikke påføre virksomheden konkurrence - f.eks. ved at starte konkurrerende virksomhed under ansættelsen eller i en opsigelsesperiode uden virksomhedens accept.

En overtrædelse af loyalitetspligten kan få konsekvenser for ansættelsesforholdet – fra en påtale, advarsel, opsigelse til i grove tilfælde en bortvisning.

Der gælder særlige regler om tavshedspligt om de forhold, som efter sagens natur ikke bør komme til tredjemands kundskab. Dine medarbejdere er også underlagt reglerne i markedsføringsloven, lov om forretningshemmeligheder, og nogle har måske en konkurrence- eller kundeklausul, som regulerer forholdene efter ansættelsen.

Husk, at loyalitetkravet også gælder dig. Som leder må du optræde loyalt for at skabe tillid blandt dine medarbejdere. Du skal være loyal, når du kommunikerer virksomhedens beslutninger – også selv om du ikke er enig. Og spil aldrig dine medarbejdere ud mod hinanden.

 

 

Råd 12 – Søg rådgivning

Hvornår skal du ringe 112?

Fodfejl kan koste dyrt – både ledelsesmæssigt og økonomisk. Søg rådgivning, hvis du er tvivl i en personalesag. Sørg for få den nødvendige sparring og inddrag din egen leder og HR-funktionen i tide. En mangelfuld opsigelse kan koste mange måneders løn i godtgørelse, skade virksomhedens omdømme og skabe uro blandt medarbejderne.

Er din virksomhed medlem af Cfl, kan du eller HR gratis ringe til vores HR-juridiske hotline og få sparring og hjælp her og nu. Ikke-medlemmer kan  tegne et abonnement på hotlinen.