Hvad enten du er ny eller erfaren leder, er kommunikation en af dine allervigtigste opgaver. Med flere hundrede kontaktpunkter daglig – telefonsamtaler, møder, mails, en medarbejder der stikker hovedet ind, én anden du møder på gangen, en lederkollega der lige vil vende en sag med dig og så videre – er dit kommunikationsberedskab konstant udfordret. Ikke sjældent fra flere sider på én gang endda.

 

      31. januar 2018 

Det er mandag morgen, hvor du er travlt beskæftiget med at forberede et indlæg til direktionsmødet om et øjeblik, da din telefon ringer. Mens du er i gang med at besvare opkaldet, bipper din mobil på bordet, og kort efter popper en mail op på din skærm. Du kan ikke lade være med at skæve til mailen, mens du besvarer det første telefonopkald og tjekker lige samtidig, hvem der ringer på mobilen. Kort efter kommer en af dine medarbejdere farende ind og har brug for hjælp.

Lyder det utopisk? Det er det ikke. Tværtimod sker det for os alle sammen hver dag. Tingene foregår i et forrygende tempo, der kræver at du som leder er nødt til hele tiden at tage beslutninger og forholde dig til mennesker her og nu. Uforstyrret arbejdstid eller bare uforstyrret tid er en saga blot. Og skulle der være et øjeblik eller to, er vi selv skræmmende gode til at forbinde os med medier og information, vi sagtens kunne være foruden.

 

Styret eller forstyrret

Et af de nyere begreber er touch points – de hundredevis af forstyrrelser, du som leder udsættes for i løbet af en arbejdsdag: møder, mails, sms'er, telefonsamtaler, tilfældige møder, lige et hurtigt spørgsmål – og mange af hver slags. Det kræver nærvær og stort engagement at håndtere alle disse kontakter respektfuldt, ordentligt og relevant.

Tilsyneladende er der nogen, der klarer dette bedre end andre, som er robuste – resilient – for at bruge en anden aktuel term, og som helt naturligt håndterer den ene problemstilling og den ene relation efter den anden on the go så at sige. Forskning viser imidlertid, at multitasking medfører vigende koncentrationsevne og dårligere hukommelse. Det er endda påvist, at mennesker, der multitasker meget, har en tendens til at betragte alle informationer som værende ligeværdige med deraf følgende "overfladeforståelse" af informationer.

Den største udfordring er måske i virkeligheden kontroltabet. At det ikke er dig som leder, der sætter dagsordenen, men de mange uventede interaktioner. På bekostning af det, du havde planlagt at nå. Resultatet af dette kan meget nemt blive frustration, uovervejede beslutninger og dårlig kommunikation, der i stedet for at gøde jorden for din ledelse, kommer til at spænde ben for den.

At tage kommunikationen – og herunder det relationelle aspekt af lederopgaven på dig og tage den meget alvorligt er det bedste værktøj til at håndtere den virkelighed, du leder i. Effektiv kommunikation er den måske vigtigste kompetence at besidde, når du skal styre dine medarbejdere og dine opgaver i den rigtige retning.

Effektiv kommunikation kræver både fokus og hjernepauser, hvor du kigger ud ad vinduet, lader tankerne vandre eller går en tur uden mål og med. Det er i de pauser, du får luft til at betragte tingene på afstand og mulighed for at få overblik over dine opgaver og hermed få ro til at overveje og planlægge, hvordan du vil lede. Overblik giver dig mulighed for at stille skarpt på det væsentlige.

 

Planlæg din ledelse

Så hvordan planlægger du din ledelse? Tager du alle faktorer i betragtning, når du planlægger din ledelsestilgang og opgaveløsning? Er du opmærksom på muligheder og modhager og parat til at håndtere dem, når de optræder? Har du sikret dig, at dine kommunikationskanaler til stadighed er åbne og modtagelige?

Succesfuld kommunikation tager afsæt i et indgående kendskab både til dine egne virkemidler, til dine modtagere og en klar plan for, hvad du vil opnå:

  • Har du et åbent og tillidvækkende kropssprog?
  • Holder du øjenkontakt med dine modtagere?
  • Taler du kort, klart og tydeligt?
  • Er du opmærksom på, om de forstår det, du siger?
  • Skaber du et billede – en fortælling – med dine budskaber, så de skaber mening for dine medarbejdere?
  • Husker du at gentage budskabet mange gange.
  • Spørger du dine medarbejdere, om de har forstået dig, og om de har brug for mere information?

Ovenstående er blot en række af de ting, du bør være opmærksom på, når du kommunikerer. Også når det er uventet, på telefon, mails eller ved tilfældige møder, du ikke har nået at forberede dig på.

 

Dig selv i centrum

At blive en dygtig kommunikator er en opgave, der ikke kan overvurderes. Og som kræver en målrettet indsats, træning, løbende fokus og ikke mindst vilje og motivation. Kompetent ledelseskommunikation er lig med magt og indflydelse i organisationen. Vil du som leder udfylde din rolle, må du derfor tænke dig selv og din rolle ind i hele virksomhedens ledelsessystem og kommunikere kompetent og meningsfuldt både nedad og opad i organisationen.

Kommunikation og personlighed går hånd i hånd. Uden et kritisk blik på dig selv og et løbende arbejde med at tage vare på dig selv både fysisk, mentalt, åndeligt og følelsesmæssigt får du ikke optimeret dine kompetencer. Dette er i virkeligheden det vigtigste, du kan gøre for dig selv og din ledergerning. Hvis du skal kunne håndtere alle de udfordringer og påvirkninger, du hele tiden udsættes for, skal du først og fremmest sørge for dig selv.

Den sikkerhed, du som leder skal møde verden med, må nødvendigvis bero på indre sikkerhed, hvis den skal være autentisk. Som leder er det din opgave at præge andre mennesker. Du bør vide med dig selv, hvorfor og hvordan du vil gøre netop dét. Hvad du vil med din ledergerning.

En vigtig del af at skabe og fastholde sin værdi som leder er derfor til stadighed at arbejde med at udvikle sin kommunikation og sig selv.