Databeskyttelse

Pas godt på medarbejdernes personoplysninger

Alle virksomheder behandler mange personoplysninger både ved rekruttering, under ansættelsen, og efter medarbejderen er fratrådt, og det er vigtigt at have styr på databeskyttelsesreglerne.

Generelt om databeskyttelse

Efter EU’s databeskyttelsesforordning (også kendt som GDPR) og den danske databeskyttelseslov har en arbejdsgiver pligt til at beskytte de personlige medarbejderdata, som behandles i forbindelse med ansættelsesforholdet. Det gælder både ved rekruttering, under og efter ansættelsen. 

Og som arbejdsgiver bør virksomheden have en databeskyttelsespolitik, hvor medarbejderens rettigheder i forhold til behandling af deres data fremgår.

Databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven

Databeskyttelsesforordningen gælder for behandling af personoplysninger, der helt eller delvis foretages ved hjælp af automatisk (elektronisk) behandling, og på anden ikke-automatisk (ikke-elektronisk) behandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register. Det samme gælder for databeskyttelsesloven, som fastsætter danske regler, der supplerer databeskyttelsesforordningen.

Personoplysninger er enhver form for information, der kan henføres til bestemte personer. Det kan f.eks. være navn og adresse, oplysninger om økonomiske forhold, oplysninger om alder og uddannelse, men det kan også være et billede eller et fingeraftryk.

Enhver form for håndtering af personoplysninger er behandling af personoplysninger. Det dækker således både over indsamling, registrering, systematisering, opbevaring, videregivelse, offentliggørelse og sletning. Behandling af personoplysninger må kun ske, hvis der er et behandlingsgrundlag, dvs. en hjemmel til behandlingen.

Du finder selve regelgrundlaget her:

• Databeskyttelsesforordningen
• Databeskyttelsesloven

Datatilsynet

I Danmark er Datatilsynet tilsynsmyndighed i forhold til at sikre, at virksomhederne overholder den data-beskyttelsesretlige lovgivning. Datatilsynet er også en vigtig bidragsyder i forhold til fortolkning og forståelse af reglerne – herunder via afgørelser, informationspjecer, podcasts og vejledninger. Datatilsynet har udgivet en række vejledninger, som er relevante i ansættelsesforhold, bl.a.:

• Vejledning om samtykke
• Vejledning om registreredes rettigheder
• Vejledning om dataansvarlige og databehandlere
• Vejledende principper om dataansvar for vikarer og konsulenter
• Vejledning om håndtering af brud på persondatasikkerheden
• Vejledning om databeskyttelsesrådgivere
• Vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold

Du finder alle Datatilsynets vejledninger og skabeloner på Datatilsynets hjemmeside. Her ligger der også forskellige podcasts, som introducerer reglerne. Det er også her, du kan læse om de afgørelser, som Datatilsynet træffer.

Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold

Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold er senest blevet revideret i marts 2023, og den angiver, hvordan man skal behandle medarbejdernes data under overskrifterne:

• Begreber i databeskyttelsesretten
• Arbejdsgivers behandling af oplysninger under rekrutteringsprocessen
• Arbejdsgivers behandling af oplysninger under og efter ansættelsen
• Rettigheder for ansøgere og ansatte
• Kontrol af medarbejdere
• Faglige organisationers og tillidsrepræsentanters behandling af personoplysninger
• Faglige organisationers forpligtelse til at udpege en databeskyttelsesrådgiver

Vejledningen er ikke udtømmende, men fokuserer på de mest almindelige databeskyttelsesretlige problemstillinger, som en arbejdsgiver typisk har i forbindelse med rekruttering, under ansættelsen, og når medarbejderen fratræder.

Databeskyttelsespolitik

Alle arbejdsgivere bør have en databeskyttelsespolitik, der sikrer, at alle medarbejdere – herunder ansøgere til stillinger – bliver informeret om:

• Hvilke medarbejderdata, der behandles
• Hvordan behandlingen sker
• Med hvilken hjemmel dataene behandles
• I hvor lang tid dataene opbevares
• Hvilke rettigheder, medarbejderen har i forbindelse med behandlingen.

Opdateret i april 2024.

Disclaimer: Denne artikel er ikke og kan ikke træde i stedet for juridisk rådgivning.