Alle virksomheder behandler mange personoplysninger både ved rekruttering, under ansættelsen, og efter medarbejderen er fratrådt, og det er vigtigt at have styr på databeskyttelsesreglerne.
Efter EU’s databeskyttelsesforordning (også kendt som GDPR) og den danske databeskyttelseslov har en arbejdsgiver pligt til at beskytte de personlige medarbejderdata, som behandles i forbindelse med ansættelsesforholdet. Det gælder både ved rekruttering, under og efter ansættelsen.
Og som arbejdsgiver bør virksomheden have en databeskyttelsespolitik, hvor medarbejderens rettigheder i forhold til behandling af deres data fremgår.
Databeskyttelsesforordningen gælder for behandling af personoplysninger, der helt eller delvis foretages ved hjælp af automatisk (elektronisk) behandling, og på anden ikke-automatisk (ikke-elektronisk) behandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register. Det samme gælder for databeskyttelsesloven, som fastsætter danske regler, der supplerer databeskyttelsesforordningen.
Personoplysninger er enhver form for information, der kan henføres til bestemte personer. Det kan f.eks. være navn og adresse, oplysninger om økonomiske forhold, oplysninger om alder og uddannelse, men det kan også være et billede eller et fingeraftryk.
Enhver form for håndtering af personoplysninger er behandling af personoplysninger. Det dækker således både over indsamling, registrering, systematisering, opbevaring, videregivelse, offentliggørelse og sletning. Behandling af personoplysninger må kun ske, hvis der er et behandlingsgrundlag, dvs. en hjemmel til behandlingen.
Du finder selve regelgrundlaget her:
I Danmark er Datatilsynet tilsynsmyndighed i forhold til at sikre, at virksomhederne overholder den data-beskyttelsesretlige lovgivning. Datatilsynet er også en vigtig bidragsyder i forhold til fortolkning og forståelse af reglerne – herunder via afgørelser, informationspjecer, podcasts og vejledninger. Datatilsynet har udgivet en række vejledninger, som er relevante i ansættelsesforhold, bl.a.:
Du finder alle Datatilsynets vejledninger og skabeloner på Datatilsynets hjemmeside. Her ligger der også forskellige podcasts, som introducerer reglerne. Det er også her, du kan læse om de afgørelser, som Datatilsynet træffer.
Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold er senest blevet revideret i marts 2023, og den angiver, hvordan man skal behandle medarbejdernes data under overskrifterne:
Vejledningen er ikke udtømmende, men fokuserer på de mest almindelige databeskyttelsesretlige problemstillinger, som en arbejdsgiver typisk har i forbindelse med rekruttering, under ansættelsen, og når medarbejderen fratræder.
Alle arbejdsgivere bør have en databeskyttelsespolitik, der sikrer, at alle medarbejdere – herunder ansøgere til stillinger – bliver informeret om:
Opdateret i april 2024.
Disclaimer: Denne artikel er ikke og kan ikke træde i stedet for juridisk rådgivning.
CfLs HR-juridiske hotline er tilgængelig for alle CfL's medlemmer. Det er ubestridt den medlemsfordel, vores medlemmer sætter størst pris på.
Både ledelse og HR i CfL's medlemsvirksomheder har hver dag fra kl. 9-16 fri adgang til telefonisk rådgivning og sparring om HR-juridiske problemstillinger og konkrete personalesager.
Brug hotlinen - også selvom I ikke er medlem af CfL
Selvom hotlinen er en del af medlemskabet hos CfL, behøver din organisation ikke være medlem for at benytte den. Vi tilbyder nemlig også mulighed for at tegne et abonnement på hotlinen. For yderligere information kontakt venligst HR-Jura på telefon: 70 23 00 22 eller på mail: hr-jura@cfl.dk.
E-bogen er gratis og indeholder 138 siders praktisk gennemgang af de grundlæggende HR-juridiske regler. Du får et opslagsværk, som besvarer alle de spørgsmål HR-funktionen ofte stiller i forbindelse med ansættelse af medarbejdere, sygdom, ferie, barsel, opsigelser og meget andet. Bogen indeholder desuden en lang række eksempler og skabeloner.
Hvad er DEI? Og hvorfor er diversitet, ligestilling og inklusion vigtigt på din arbejdsplads? Hvad er gevinsterne? Og hvilken betydning har det for dig og dine kolleger? Få svarene her.
Som internationalt eliteuniversitet har DTU arbejdet med diversitet og inklusion i en årrække, men i dag rækker indsatsen langt ud over måltal for køn og ligestilling. CfL har mødt HR-direktør Pia Lyhne.
På et seminar for 30 chefer valgte energikoncernen VERDO at få CfL til at sætte fokus på ledelsesfaget og -værktøjer. Læs interview med HR-direktør Margrete Larsen.
Egen lederuddannelse lyder besnærende, men er det nu også en god ide? Ja, hvis I gør som Lars Sander, direktør i DKTV. I samarbejde med CfL har han designet en intern uddannelse, der favner alle ledere.
Vi træffes hver dag mellem kl. 9.00 og 16.00
Ring eller skriv til os på T: 7023 0022 eller E: hr-jura@cfl.dk
Dorte Solholt
Chef
HR Jura
T: +45 51544165
E: dsp@cfl.dk
Anette Mortensen
Seniorrådgiver
HR Jura
T: +45 5154 4148
E: anm@cfl.dk