Sociale medier - hvad skal virksomheden være opmærksom på?

Et stigende brug af sociale medier som Facebook, LinkedIn, Twitter mv. gør det nødvendigt for virksomheder at være opmærksomme på visse overvejelser og problemstillinger, som kan opstå, når medarbejdere - og virksomheder - bruger sociale medier i og uden for arbejdstiden.

Som udgangspunkt må virksomheden ikke blande sig i, hvad medarbejderen laver i sin fritid, medmindre medarbejderen har været illoyal eller har opført sig i strid med decorum-kravet dvs. krav til rimelig optræden i forhold til medarbejderens stilling. Nedenfor gennemgås de mest oplagte overvejelser og problemstillinger, som en virksomhed bør være opmærksom på ved brug af sociale medier.

1. Politik eller ej?

1.1 Skal privat brug af sociale medier i arbejdstiden være tilladt?

Overvej om det er hensigtsmæssigt, at virksomhedens medarbejdere bruger sociale medier privat i arbejdstiden og i hvilket omfang. Virksomheden kan i medfør af ledelsesretten fastsætte retningslinjer i en politik for omfanget af medarbejdernes private brug af sociale medier i arbejdstiden, herunder om der skal være

  1.  fri adgang for privat brug af sociale medier,
  2. begrænsninger i omfanget for eksempel kun i pauser, eller
  3. et totalt forbud?

1.2 Hvad er medarbejdernes holdning til sociale medier?

Inddrag medarbejderne i overvejelserne om privat brug af sociale medier i arbejdstiden. Det kan give en række vinkler, virksomheden ikke selv har tænkt på, og større chance for accept, når en eventuel politik iværksættes. Er der et samarbejdsudvalg i virksomheden, bør det også inddrages.

1.3 Er der behov for en politik om sociale medier?

Såfremt det skal være tilladt at bruge sociale medier privat i arbejdstiden, bør virksomheden udarbejde en politik, således at der skabes en klarhed over spillereglerne i virksomheden. Politikken bør udarbejdes i tæt sammenhæng med virksomhedens øvrige politikker for eksempel for medarbejderes brug af internet og e-mail samt i samarbejde med medarbejderne.

1.4 Hvad er virksomhedens kontrolmuligheder?

I politikken bør virksomheden også forholde sig til, hvorvidt – og i givet fald – hvordan virksomheden vil kontrollere brugen af sociale medier.

Virksomheden kan ifølge ledelsesretten iværksætte kontrolforanstaltninger for at sikre, at medarbejdere overholder politikken. Aftale om kontrolforanstaltninger indgået mellem DA og LO - hvis virksomheden er omfattet af denne overenskomst - og persondataloven stiller betingelser for virksomhedens registrering og gennemgang af medarbejdernes internetbrug. Kontrollen skal være sagligt begrundet i driftsmæssige årsager, have et fornuftigt formål og være proportional. Endvidere skal medarbejdere på forhånd være gjort bekendt med kontrollen.

2. Loyalitetspligten

Medarbejdere har ytringsfrihed som andre borgere i Danmark. Denne er dog begrænset af loyalitetspligten over for virksomheden, så længe ansættelsesforholdet består. Det indebærer, at medarbejderen ikke må have en adfærd, der skader virksomheden, fx når medarbejderen laver statusopdateringer på Facebook, og det gælder både i og uden for arbejdstiden. Markedsføringsloven forbyder, at medarbejdere uberettiget benytter eller viderebringer virksomhedens erhvervshemmeligheder, men loyalitetspligten og tavshedspligten rækker videre.

3. Decorum-kravet

Medarbejderens adfærd kan i visse situationer smitte af på virksomheden og dennes omdømme. Som følge heraf er medarbejderen omfattet af et krav om en rimelig optræden i forhold til den pågældendes stilling. Dette krav kaldes også decorum-kravet, som også kan gælde medarbejderens adfærd uden for arbejdstiden. Hvilke krav, der kan stilles til en konkret medarbejder, vil afhænge af dennes stilling. Her kan det blandt andet have betydning, om der er tale om en leder eller en medarbejder og i hvor høj grad, medarbejderen repræsenterer virksomheden udadtil.

4. Må virksomheden bruge oplysninger om medarbejdere på Facebook mv.?

Virksomheden må som udgangspunkt godt bruge de oplysninger, som en medarbejder selv har lagt ud på Facebook, og som for eksempel lederen får kendskab til, fordi den pågældende enten selv er venner med vedkommende på Facebook, eller fordi en kollega videregiver oplysningen. Der er dog visse krav i persondataloven, som skal være opfyldt. Læs mere på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.

5. Må virksomheden offentliggøre oplysninger om medarbejdere på sociale medier?

Virksomheden må som udgangspunkt godt lægge arbejdsrelaterede oplysninger som for eksempel medarbejderens navn, arbejdsområder, direkte arbejdstelefonnummer eller e-postadresse på arbejdet på internettet, herunder på sociale medier. Sådanne oplysninger er en naturlig del af informationen om arbejdspladsen, og kan derfor som hovedregel offentliggøres uden samtykke.

Oplysninger af mere privat karakter er for eksempel et billede af den ansatte, en privat adresse, e-postadresse eller et privat telefonnummer. Virksomheden må kun offentliggøre disse oplysninger, hvis den enkelte medarbejder har givet udtrykkeligt samtykke hertil. Læs mere på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.