Styringsredskab og dialogaftaler øger strategisk performance i Ringkøbing-Skjern kommune

CfL har hjulpet direktionen med at få afklaret, hvordan den kan blive endnu bedre til strategisk ledelse, og nu er strategimålene godt på vej ud i de yderste led i landets arealmæssigt største kommune.

Ringkøbing-Skjern kommune har sat ekstra skub i arbejdet med at få implementeret direktionens strategi for kommunen og dens 5000 medarbejdere. Resultaterne synes allerede godt på vej, fordi direktionen blandt andet har trimmet dens styringsredskab, som gennem  dialogaftaler sikrer, at strategien går som en rød tråd fra byrådet via direktionen og hele vejen gennem organisationen.

Sammenlagt og hvad så?

Ringkøbing-Skjern kommune er resultatet af den seneste kommunesammenlægning og består af de tidligere kommuner Egvad, Holmsland, Ringkøbing, Skjern og Videbæk. Det er blevet til landets arealmæssigt største kommune på 1489 kvadratkilometer.

De fire direktører i kommunen drøftede allerede i 2010, hvordan de skulle udvikle den store kommune på det strategiske. En avisartikel i Børsen om, at ledere har det skidt med strategi, satte dem på sporet af CfL, fortæller direktør Flemming Juel-Nielsen.

Direktionen går foran

I 2011 blev CfL hyret til at lave et udviklingsforløb for de fire direktører for at få afklaret, hvordan de selv forstod det strategiske og efterfølgende, hvordan de så skulle arbejde strategisk fremadrettet. Der blev udlagt en række spor for det strategiske arbejde, og nu var tiden så inde til at involvere gruppen af fag- og stabschefer. De fik til opgave at overveje deres egen strategiske ledelse inden for deres områder. Processen sluttede foreløbig med fremlæggelsen af handleplaner for det strategiske arbejde.

”Vores seneste strategiplan løber fra 2011 til 2014 med tre overordnede mål, som hele virksomheden skal arbejde med: Sund økonomi, høj kvalitet i ydelserne og udvikling af kommunen. De mål har vi lagt fornyet energi i for at kunne performe endnu bedre i alle kroge af den kommunale organisation,” fortæller Flemming Juel-Nielsen.

Små skridt og klare aftaler

Direktionen har i forbindelse med dens eget arbejde med strategien valgt at fokusere på små opnåelige skridt frem for det modsatte. Til implementeringsarbejdet i hele organisationen anvender de deres eget styringsredskab, hvor de politiske målsætninger fra byrådssalen implementeres og følges op på gennem dialogaftaler hele vejen gennem systemet.

”Vi laver en aftale med de enkelte fagområder, hvor vi opsætter fire-fem mål, der skal sikre, at vi får indfriet de politiske målsætninger og direktionens strategiplan. Direktionen spiller ud, og fagområdet kommer med, hvad de synes kunne være relevant for sådan en aftale. Når det er på plads, laver fagområderne dialogaftaler med deres enheder, for at de leverer dét, der er ønsket. På den måde har vi med vores styringsmodel fat helt ud i yderste led. Og for at få medarbejderne med, bliver målene koblet på i forbindelse med vores MUS og LUS, hvor det bliver synliggjort for de enkelte medarbejdere, at deres arbejde er med til at sikre, at vi i sidste ende indfrier de mål, som politikerne har opstillet,” siger han.
 
"Det bliver synliggjort for de enkelte medarbejdere, at deres arbejde er med til at sikre, at vi i sidste ende indfrier de mål, som politikerne har opstillet." 

Videnportal og strategimøder

Oprettelsen af en videnportal, hvor målene er tastet ind, er med til at sikre, at dialogaftalerne giver resultater.

”Direktionen har siden sidste efterår fulgt et særligt spor i strategiarbejdet, hvor vi holder et heldags strategimøde den sidste onsdag i hver måned for at vende alle koncernstrategiske spørgsmål. Desuden har vi hver især opgaver som at rapportere om, hvad der sker i regionen, og hvad der foregår på Christiansborg samt på arbejdsmarkedet,” fortæller direktøren.

En kontinuerlig proces

Dialogaftalerne har ifølge Flemming Juel-Nielsen været en succes, men han understreger, at man altid kan blive bedre.

”Det tager tid, fra vi beslutter noget i direktionen, og til det virker helt ude i yderste led. Derfor er vi også i direktionen blevet skarpere på, at hvis der er noget koncernstrategisk vigtigt at formidle, så skal vi selv mere ud i virksomheden og levere budskaberne. Det betyder meget for medarbejderne ude i kommunen, at vi bruger en time eller to til at besøge dem. Det kan vi se på de tilbagemeldinger, som vi får,” siger direktør Flemming Juel-Nielsen.