Råd 5: Tag ansvar for ferieregnskabet
Få styr på dine medarbejderes ferie
Mange virksomheder har store udfordringer med at styre medarbejdernes ferieregnskab. Sjældent fordi medarbejderne ikke kan få ferie nok, men oftest fordi medarbejderne faktisk helst er fri for at holde ferie
Når ferieåret går på hæld, og alle burde have holdt eller i alt fald planlagt deres 5 ferieuger, hober den ubrugte ferie sig ofte op. For nogle er det hamsteren, der tager over – tanken om de mange ekstra dage på feriekontoen luner i de kolde vinteraftener. Andre bryder sig simpelthen bare ikke om at være væk fra arbejde. Men i rigtig mange tilfælde handler det om, at medarbejderen ikke har tid til at holde ferie – eller i alt fald opfatter det sådan.
Ferieplanlægning er en vigtig ledelsesopgave – både af hensyn til medarbejderens muligheder for at trække stikket og for at sikre, at driften påvirkes mindst muligt. Men også fordi virksomheden risikerer en økonomisk straf, hvis der er rod i ferieregnskabet, og man f.eks. falder for fristelsen til at udbetale for meget ferie til medarbejdere, der hellere vil have kontanter end frihed.
Arbejdsmarkedets Feriefond udtager hvert år et antal virksomheder og kontrollerer medarbejdernes ferieregnskab. Og stemmer det ikke det, f.eks. fordi man har udbetalt i strid med reglerne eller sløjfet feriedage, bliver virksomheden mødt med et krav om efterbetaling til fonden.
Sådan planlægger du ferien
Alle lønmodtagere i Danmark har ret til 5 ugers ferie om året. Som udgangspunkt planlægger lederen ferien i samarbejde med medarbejderne. Kan I ikke blive enige, har virksomheden ret til at placere ferien inden for ferielovens rammer. Virksomheden kan f.eks. beslutte, at medarbejderne ikke må holde ferie i de travleste perioder, at medarbejderne skal holde deres hovedferie, når kunderne holder sommerferie, og at al ferie skal være afviklet i ferieåret.
Men generelle retningslinjer gør det ikke alene. Som leder må du også sørge for, at ferien rent faktisk bliver planlagt for hver enkelt medarbejder i overensstemmelse med din virksomheds feriepolitik. Hvis det bliver nødvendigt, kan du varsle hovedferien (3 uger) med 3 måneder og restferie (2 uger) med 1 måned.
Har din virksomhed en 6. ferieuge, feriefridage eller lignende, bliver de ikke reguleret af ferieloven, men af eventuel overenskomst, virksomhedens egen politik eller lignende.
Ny ferielov fra den 1. september 2020
Pr. 1. september 2020 overgår vi til en ny ferieordning med samtidighedsferie. Det betyder, at ferien kan afvikles, samtidig med at den optjenes, at nyansatte får hurtigere adgang til betalt ferie, og at medarbejderne f.eks. ikke i samme grad har ferie med sig i rygsækken, når de skifter job. Ferieregnskabet for den enkelte bliver derfor langt mere overskueligt, og det bliver sværere for medarbejderen at hæve feriepengene uden at holde fri.
Men samtidig bliver udbetalingsmulighederne for ubrugt ferie større, og hvis du og din virksomhed vil undgå, at ikke afholdt ferien automatisk bliver konverteret til kontanter, bliver din ferieplanlægning endnu vigtigere.
Råd 6: Håndter sygefravær
”Jeg kommer ikke på arbejde i dag, chef”
De fleste kender godt ”Chris og chokoladefabrikken”. Selvom vi griner af Chris’ vilde undskyldninger for ikke liiige at kunne komme på arbejde, så er der en grund til, at den godmodige chef altid får Chris på arbejde. Det handler om to ting:
- Sygemelding til egen leder
- En tidlig dialog med virksomheden.
Begge dele er afgørende for et lavt sygefravær. Det er meget lettere at melde sig syg via en reception, e-mail eller sms end at skulle ringe til sin chef.
Al erfaring viser også, at når en medarbejder er længerevarende syg, er det nemmere at komme tilbage på arbejde, hvis der har været løbende kontakt og en tidlig snak med arbejdspladsen om tilbagevenden.
Og vær ikke bange for stresssygemeldinger. Mange ledere tænker, at de vil ”frede” medarbejderen og indhenter en lægeerklæring eller sender en buket. Det kan være et misforstået hensyn. Ikke alt kan siges med blomster - dialog er vigtig.
Kend din sygefraværspolitik
Når en medarbejder ringer og melder sig syg, bør du som leder skaffe dig et overblik over, hvad du kan gøre i den konkrete situation.
Du må efter helbredsoplysningsloven ikke spørge om, hvad din medarbejder fejler, men du må gerne spørge om, hvornår medarbejderen regner med at komme tilbage. Og i mange tilfælde vil medarbejderen selv fortælle, at han/hun er forkølet, stresset eller syg af andre årsager.
Når du alligevel har medarbejderen i telefonen, så kan I allerede her drøfte, hvad det videre forløb skal være – f.eks.:
- Hvornår skal I snakke sammen igen
- Vil l du indkalde til en sygefraværssamtale
- Har du brug for en lægeerklæring eller andet?
De fleste virksomheder har en politik om sygefravær. Her vil det typisk fremgå, hvornår medarbejder og leder skal have kontakt, og hvordan virksomheden håndterer sygefravær.
Du skal også være opmærksom på, at systemet om sygedagpenge også bygger på, at der skal være en løbende dialog mellem virksomheden og medarbejderen. Af hensyn til din virksomheds mulighed for at få sygedagpengerefusion for en medarbejders fravær, skal du huske at give besked videre i systemet om sygefraværet.
Sygefraværssamtale
Efter sygedagpengeloven skal der være holdt en sygefraværssamtale senest fire uger fra første sygefraværsdag, men du kan når som helst kan indkalde til en samtale. Mange virksomheder har deres egne regler om, hvornår der skal indkaldes til en samtale.
En sygefraværssamtale er en personlig samtale mellem lederen og medarbejderen. Typisk holder I samtalen på virksomheden, men er medarbejderen for syg til at deltage, kan I holde den telefonisk i stedet.
Medarbejderen har pligt til at deltage i samtalen. Kan medarbejderen ikke deltage, kan du bede om at få en lægeerklæring, der dokumenterer, at medarbejderen er for syg til at deltage.
Husk at skrive et referat af sygefraværssamtalen. Du får dokumentation for samtalen, og det giver medarbejderen en tryghed at kunne se, hvad det er I har aftalt/talt om. Hvis du ender i en opsigelse af medarbejderen pga. for højt fravær, kan referaterne være nødvendige for at kunne opsige medarbejderen sagligt. Referaterne bør ikke indeholde følsomme oplysninger om diagnoser m.m.
Lægeerklæringer
Lederen kan ind i mellem have behov for at indhente en lægeerklæring. Der findes tre typer af lægeerklæringer ved sygdom:
- Mulighedserklæring – den bruger du, når du skal lave en plan for en medarbejder, der skal tilbage på arbejdspladsen. På side 1 aftaler du og medarbejderen, hvad medarbejderen kan og ikke kan, og I laver en plan for arbejdsopgaver og timeantal. Medarbejderen får lægen til at udfylde side 2 i erklæringen. Mulighedserklæringen kan også bruges ved klatfravær til at ændre fraværsmønstret
- Friattest - den kan du bede om i de tilfælde, hvor du har brug for at få dokumentation for, at medarbejderen rent faktisk er syg
- Det kan være en medarbejder, der ikke kan møde til en sygefraværssamtale
- En opsagt medarbejder, der melder sig syg i opsigelsesperioden
- Varighedsattest - den kan du indhente, når en medarbejder har været syg i mere end 14 dage, og du har brug for prognose for, hvor lang tid medarbejderen forventes at være syg.
Det er virksomheden, der skal betale erklæringerne.
Typer af sygefravær
Sygefravær er forskelligt. Det kan være klatfravær, helt almindelig sygdom og langtidssygemeldinger
- Du skal have fokus på klatfraværet – er der tale om mistrivsel, sløseri eller en sygdomskultur blandt medarbejderne? Du kan tage hånd om det individuelt ved at tale med medarbejderen om at få bragt fraværet ned. Du kan samtidigt tage det op kollektivt i din afdeling på et møde, hvis der er tale om uhensigtsmæssig kultur, der har spredt sig på arbejdspladsen
- Ved langtidsfravær er det en god idé, at du får sparring fra din HR-afdeling. Fraværet kan skyldes stress, operation, alvorlig sygdom eller handicap. Her er det afgørende, at du har en tidlig dialog med løbende sygefraværssamtaler og forsøger at få lavet en mulighedserklæring med medarbejderen om tilbagevenden til arbejdet.
Gode links til ledere om sygefravær
Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har lavet et site for arbejdsgivere, som hedder ”Hjælp min medarbejder er længevarende syg’”. Her finder du al den viden, du skal bruge om sygefravær – herunder de forskellige lægeerklæringer. Skal du prioritere, så kan du læse deres guide ”Når en medarbejder melder sig syg”.
Du finder materialet på www.star.dk.
Råd 7 og 8: Søg dialogen, stil krav og tag konflikten om nødvendigt
Ingen har grebet ind
Her kommer et eksempel på en typisk ledelsesmæssig undladelsessynd:
- En medarbejder har været ansat i virksomheden i mange år og er gennem en lang periode blevet flyttet rundt fra afdeling til afdeling, fordi samarbejdet med kollegerne ikke fungerer
- Medarbejderen er opfarende og holder sig uden for fællesskabet på arbejdspladsen. Konflikten kulminerer i et voldsomt sammenstød med en kollega, og ledelsen ser ingen andre muligheder end at afskedige den pågældende
- Efterfølgende modtager virksomheden et krav på 6 måneders godtgørelse for usaglig afskedigelse og 3 måneders fratrædelsesgodtgørelse efter funktionærlovens § 2a (anciennitetsbestemt godtgørelse) og må igennem et langvarigt forhandlingsforløb med medarbejderens fagforening, før sagen kan forliges.
Situationen er klassisk og får lov at udvikle sig, fordi ingen af de ledere, medarbejderen har haft, har taget konflikten og indskærpet forventningerne til samarbejdet. Eller i sidste instans givet den advarsel, som var nødvendig for, at medarbejderen indså, at situationen var alvorlig, og ændrede adfærd - eller for at ansættelsesforholdet kunne have været bragt til ophør uden et retsligt efterspil. Det er her din ledelelsespligt kommer ind.
Vær ikke bange for at stille krav
Mange af de konflikter, der i værste fald kan ende med, at samarbejdet må ophøre, får lov til at udvikle sig, fordi lederen ikke opsøger den nødvendige dialog. Det kan være, at en medarbejder er begyndt at udvikle sig i en uheldig retning – har samarbejds- eller performanceproblemer eller for meget fravær. Her kan du ofte starte med at tage en snak med medarbejderen, hvor du:
- Får afstemt forventningerne.
Vær ikke bange for at stille krav til performance eller til adfærd på arbejdspladsen. Og udvikler situationen sig, så er du nødt til at tage konflikten. Ingen ledere udgår konflikter, og som leder vælger du ikke altid dine kampe.
Tag konflikten i tide, så det ikke udvikler sig til en advarsel eller i værste fald en opsigelse eller bortvisning. Husk at lave et referat af samtalen og få det lagt på medarbejderens personalesag.
Råd 9: Forstå betydningen af advarsler
”Pyh, det er svært”
De fleste ledere syntes, at det er ubehageligt at give en medarbejder advarsel. Det kan være grænseoverskridende at skulle irettesætte en anden voksen. Mange ledere syntes også, at det efterfølgende er svært at skulle arbejde sammen med en medarbejder, som de har givet en advarsel.
Det er helt naturligt, men advarsler kan være nødvendige. Det er der flere grunde til:
- Medarbejderens retssikkerhed – medarbejderen får mulighed for at forbedre sig/rette op på noget. Det kan være, at du har haft flere samtaler med medarbejderen, og tingene ikke ændrer sig. Så er du som leder nødt til at markere klart og tydeligt, at bliver det ikke bedre, så kan næste skridt være en afskedigelse eller i grove tilfælde en bortvisning
- Dyre personalesager – hvis I ender i at afskedige medarbejderen på grund af f.eks. samarbejds- eller adfærdsproblemer eller dårlig performance, så er en advarsel ofte en forudsætning for, at afskedigelsen holder rent juridisk uden et retligt efterspil. Manglende advarsel kan koste dyrt – både økonomisk, men også i forhold til virksomhedens renommé udadtil og indadtil. En dårlig fyring skaber sjældent god omtale.
Advarsler bliver typisk givet for samarbejds- og adfærdsproblemer, manglende performance/faglighed, klatfravær eller for manglende efterlevelse af virksomhedens regler.
Og lige et par gode tips
- Husk at følge op på en advarsel
- Gør ikke advarsler tidsbegrænsede – hvor længe de er gældende, afhænger af, hvad de er givet for.
Råd 10: Hold styr på medarbejderdataene
GDPR og dokumentation
Når man taler om medarbejderdata, så skelnes der mellem to ting:
- Behandling af medarbejdernes personlige data – databeskyttelsesloven
- Dokumentation på personalesagen – husk at gemme dine dialoger med dine medarbejdere.
Efter databeskyttelsesloven og EU's databeskyttelsesforordning (også kendt som GDPR) har virksomheden pligt til at beskytte medarbejderens personlige data. Det gælder både ved rekruttering, under og efter ansættelsen.
De fleste virksomheder har en databeskyttelsespolitik, som det er vigtigt, at lederen kender. Medarbejderens personlige data er kun til låns og skal omgås med forsigtighed.
Særligt når du tager referencer, skal du huske at få et skriftligt samtykke fra ansøgeren til, at du må ringe til den tidligere arbejdsgiver. Husk, at samtykket ikke dækker oplysninger, som medarbejderen ikke kan forvente, der bliver spurgt til. Når du selv giver referencer, må du f.eks. heller ikke udtale dig om helbredsforhold og rent private forhold om medarbejderen.
Datatilsynet har udgivet en vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold, som du kan læse på www.datatilsynet.dk.
Dokumenter dine samtaler
Husk dokumentation på personalesagerne. Har du f.eks. haft samtaler med en medarbejder, lovet noget eller aftalt et kursus, så lav et referat, mail eller lignende og få det lagt på medarbejderens personalesag. Hvis der efterfølgende bliver uenighed, er det vigtigt, at dokumentationen er på plads. Og stopper du som leder for medarbejderen, så er det vigtigt for den nye leder eller HR at se, hvad der er aftalt.
Råd 11: Vis og kræv loyalitet
Loyalitetsforpligtigelsen
Loyalitet er en grundlæggende forpligtigelse både for dig og for medarbejderen. Det ligger i selve ansættelsesforholdet, at I gensidigt forpligter jer til at være loyale overfor hinanden.
Loyalitetspligten betyder, at medarbejderen ikke må miskreditere virksomheden, skade virksomheden eller udøve konkurrerende virksomhed uden virksomhedens accept.
Medarbejderen kan f.eks. overtræde sin loyalitetspligt ved at tale grimt om lederen eller virksomheden. Det sker ind i mellem i sager, hvor medarbejdere udtaler sig negativt på de sociale medier – Facebook, Twitter og andre steder eller i dialogen med kolleger eller kunder. Vær opmærksom på, at offentlige ansatte har videre ret til at ytre sig end privatansatte.
Medarbejderen må heller ikke påføre virksomheden konkurrence - f.eks. ved at starte konkurrerende virksomhed under ansættelsen eller i en opsigelsesperiode uden virksomhedens accept.
En overtrædelse af loyalitetspligten kan få konsekvenser for ansættelsesforholdet – fra en påtale, advarsel, opsigelse til i grove tilfælde en bortvisning.
Der gælder særlige regler om tavshedspligt om de forhold, som efter sagens natur ikke bør komme til tredjemands kundskab. Dine medarbejdere er også underlagt reglerne i markedsføringsloven, lov om forretningshemmeligheder, og nogle har måske en konkurrence- eller kundeklausul, som regulerer forholdene efter ansættelsen.
Husk, at loyalitetkravet også gælder dig. Som leder må du optræde loyalt for at skabe tillid blandt dine medarbejdere. Du skal være loyal, når du kommunikerer virksomhedens beslutninger – også selv om du ikke er enig. Og spil aldrig dine medarbejdere ud mod hinanden.
Råd 12: Søg rådgivning
Hvornår skal du ringe 112?
Fodfejl kan koste dyrt – både ledelsesmæssigt og økonomisk. Søg rådgivning, hvis du er tvivl i en personalesag. Sørg for få den nødvendige sparring og inddrag din egen leder og HR-funktionen i tide. En mangelfuld opsigelse kan koste mange måneders løn i godtgørelse, skade virksomhedens omdømme og skabe uro blandt medarbejderne.
Er din virksomhed medlem af Cfl, kan du eller HR gratis ringe til vores HR-juridiske hotline og få sparring og hjælp her og nu. Ikke-medlemmer kan tegne et abonnement på hotlinen.
Download en grafisk pdf med de 12 råd her