Alt du skal vide om den nye lov om ansættelsesbeviser

Den 1. juli 2023 træder en ny lov om ansættelsesbeviser i kraft. Samtidig ophæves den nuværende lov om ansættelsesbeviser fra 1993. Læs, hvad du skal være særligt opmærksom på.

Af Dorte Solholt, chef for HR Jura i CfL, juni 2023 

Loven implementerer EU-direktiv af 20. juni 2019 om gennemsigtige og forudsigelige ansættelsesvilkår og indeholder både nye formelle regler om minimumsoplysninger i ansættelsesbeviser og en række nye materielle minimumsrettigheder.

Loven omfatter lønmodtagere, men finder ikke anvendelse for medarbejdere, der er ansat efter en overenskomst, som indeholder bestemmelser, der mindst svarer til direktivets minimumskrav.

Se nederst i artiklen, hvilke forhold virksomheden særligt skal være opmærksom på i forbindelse med den nye lov, og hvad CfL kan hjælpe med.

Se lovforslaget og den vedtagne lov.

Den nye lov i hovedtræk

• Ansættelsesbeviset skal indeholde oplysninger om alle væsentlige vilkår, herunder 15 minimumsoplysninger, hvoraf 6 er nye
• Reglerne for, hvem der skal have et ansættelsesbevis, ændres
• Der fastsættes nye frister for udstedelse af ansættelsesbeviser
• Der indføres en række nye minimumsrettigheder

Medarbejdere, der ansættes fra og med den 1. juli 2023, er omfattet af de nye regler.

Medarbejdere ansat inden 1. juli 2023 skal ikke have et nyt ansættelsesbevis, selv om det nuværende ikke indeholder alle de nye minimumsoplysninger. Men hvis medarbejderen anmoder om det, skal virksomheden supplere med de nye oplysninger inden for 8 uger.

Ansættelsesbeviset for allerede ansatte må dog ikke indeholde bestemmelser, der strider mod de nye minimumsrettigheder i loven. Det betyder, at der kan være behov for f.eks. at udarbejde et tillæg til medarbejdere, hvis kontrakt indeholder forbud mod bibeskæftigelse.

Hvem har ret til et ansættelsesbevis

Efter de nuværende regler har medarbejdere, der er ansat i mere end 1 måned, og som arbejder mere end 8 timer om ugen i gennemsnit, har ret til et ansættelsesbevis.

Med de nye regler er der ret til et ansættelsesbevis:

• For medarbejdere, hvis arbejdstid udgør mere end gennemsnitligt 3 timer pr. uge over en referenceperiode på 4 på hinanden følgende uger. Ved beregningen medregnes arbejdstid hos alle arbejdsgivere i samme virksomhed, koncern eller enhed
• For medarbejdere, for hvem der ikke før ansættelsesforholdets begyndelse er fastsat en garanteret mængde betalt arbejde, og som er forpligtet til at møde op, når virksomheden anmoder om det.

Artiklen fortsætter efter boksen.

Krav til ansættelsesbeviset

Oplysningerne skal gives skriftligt

• Enten på papir
• Eller elektronisk forudsat, at oplysningerne er tilgængelige for medarbejderen, at de kan lagres og udskrives, og at virksomheden opbevarer dokumentation for fremsendelse eller modtagelse.

Loven indeholder alene en oplysningspligt for virksomheden, men det anbefales, at ansættelsesbeviset udstedes i form af en ansættelseskontrakt, der underskrives af medarbejderen.

Ændringer, der ikke kræver medarbejderens accept, kan dog gennemføres med en e-mail, der opfylder de generelle betingelser for skriftlighed.

Frist for udstedelse af ansættelsesbevis

Efter de nuværende regler, skal medarbejderen have et ansættelsesbevis inden for 1 måned efter ansættelsens start, og oplysninger om ændringer skal gives senest 1 måned efter, ændringen er trådt i kraft.

Med de nye regler skal 9 af de 15 minimumsoplysninger gives inden for 7 kalenderdage efter ansættelsens start, mens de øvrige oplysninger skal gives senest 1 måned efter ansættelsens start.

Det anbefales dog, at medarbejderen under alle omstændigheder modtager et ansættelsesbevis, der indeholder alle oplysninger, allerede inden ansættelsens start.

Ændringer til ansættelsesbeviset

Efter de nuværende regler skal oplysninger om ændringer gives senest 1 måned efter, ændringen er trådt i kraft.

Med de nye regler skal oplysninger om ændringer gives hurtigst muligt og senest på den dato, hvor de træder i kraft.

Oplysningspligten

Ansættelsesbeviset skal efter de nye regler indeholde alle væsentlige ansættelsesvilkår og som minimum følgende oplysninger:

1. Arbejdsgiverens og lønmodtagerens navn og adresse
2. Arbejdsstedets beliggenhed eller i mangel af et fast arbejdssted eller et sted, hvor arbejdet hovedsagelig udføres, eller oplysning om, at lønmodtageren er beskæftiget på forskellige steder
3. Beskrivelse af arbejdet eller angivelse af lønmodtagerens titel, rang, stilling eller jobkategori
4. Ansættelsesforholdets begyndelsestidspunkt
5. Ansættelsesforholdets forventede varighed ved tidsbegrænset ansættelse
6. For vikaransatte, brugervirksomhedens identitet, når og så snart denne er kendt
7. Varigheden af og vilkårene for en eventuel prøvetid
8. Ret til fravær med løn (tidligere kun betalt ferie)
9. Opsigelsesvarsler
10. Lønnen ved ansættelsesforholdets påbegyndelse, tillæg og andre løndele samt udbetalingstermin
11. Den normale daglige eller ugentlige arbejdstid og eventuelle ordninger for overarbejde, betaling og vagtændringer
12. Hvis arbejdsmønstret er helt eller overvejende uforudsigeligt – en række oplysninger, om bl.a. tidsplan, antallet af garanterede betalte arbejdstimer, referenceperioder og varsel
13. Den ret til uddannelse, som arbejdsgiveren eventuelt tilbyder
14. Eventuel overenskomst med angivelse af parter
15. Arbejdsgiverens bidrag til social sikring.

For oplysninger efter pkt. 7-11, 13 og 15 kan der henvises til f.eks. kollektiv overenskomst, lov eller personalehåndbog, forudsat at henvisningen giver medarbejderen et klart overblik over rettighederne.

Oplysningerne bør suppleres med alle andre relevante væsentlige vilkår som f.eks. kunde- og konkurrenceklausuler, væsentlige personalepolitikker, krav om gyldigt kørekort, nødvendig sikkerhedsgodkendelse eller krav om gyldig arbejds- og opholdstilladelse.

Der gælder særlige regler for udstationerede medarbejdere.

Minimumsrettigheder

Med den nye lov indføres en række minimumsrettigheder, der omfatter både allerede ansatte og nye medarbejdere.

Minimumsrettighederne er:

• Maksimal varighed af prøvetid
  • En prøvetid kan ikke være længere end 6 måneder
  • I tidsbegrænsede ansættelsesforhold kan prøvetiden ikke overstige en fjerdedel af ansættelsestiden, og der kan ikke aftales yderligere prøvetid i forbindelse med fornyelse eller forlængelse
  • Funktionærlovens regler om prøvetid er dog uændrede
• Et minimum af forudsigelighed i arbejdet - en lønmodtager, hvis arbejdsmønster er helt eller overvejende uforudsigeligt, kan kun pålægges at arbejde, hvis visse betingelser er opfyldt
• Ret til at anmode om mere forudsigelig og trygge ansættelsesvilkår
  • En medarbejder, der har været ansat i 6 måneder, og som har udstået sin prøvetid, kan anmode om en ansættelsesform med mere forudsigelige og trygge arbejdsvilkår, hvis en sådan ansættelsesform findes på virksomheden. Lønmodtageren har alene krav på skriftligt og begrundet svar en gang årligt
• Formodningsregel for medarbejdere på tilkaldebasis
  • Er en lønmodtager ansat på tilkaldebasis eller lignende ud over 3 måneder, påhviler det arbejdsgiver at godtgøre, at der ikke er indgået en ansættelsesaftale med et minimumsantal betalte timer, svarende til det arbejde, der er udført af lønmodtageren de seneste 4 uger. Har der i de 4 uger været perioder med fravær, forlænges de 4 uger med en tilsvarende periode uden fravær
• Vilkår under obligatorisk uddannelse
  • Hvis en arbejdsgiver er forpligtet til at tilbyde uddannelse med henblik på udførelse af det pågældende arbejde, skal uddannelsen tilbydes uden udgift for den ansatte, tælle som almindelig arbejdstid og så vidt muligt foregå i den sædvanlige arbejdstid
• Forbud mod begrænsning af bibeskæftigelse - arbejdsgiver må ikke hindre en lønmodtager i at tage sideløbende ansættelse eller på den baggrund behandle lønmodtageren ugunstigt, hvis lønmodtageren fortsat kan arbejde i overensstemmelse med en af arbejdsgiver fastlagt tidsplan,
  • Medmindre omstændighederne ved det pågældende arbejde indebærer, at beskæftigelsen er uforenelig med det bestående ansættelsesforhold f.eks. af hensyn til sundhed og sikkerhed, beskyttelse af forretningshemmeligheder, integriteten i den offentlige forvaltning eller at undgå interessekonflikter.

Artiklen fortsætter efter boksen.

Forbuddet mod begrænsning af bibeskæftigelse

Minimumsrettighederne og dermed forbuddet mod begrænsning af bibeskæftigelse omfatter både nye og allerede ansatte medarbejdere.

Det betyder, at medarbejdere, der i deres kontrakt har en bestemmelse i strid med loven, f.eks. et absolut forbud mod bibeskæftigelse, skal have et tillæg, der enten ophæver bestemmelsen eller indeholder en ny formulering.

Ændringen kan gennemføres i form af en e-mail, der opfylder de almindelige betingelser for skriftlighed, og som betragtes som et tillæg til ansættelseskontrakten.

Sanktioner

Hvis ansættelsesbeviset er mangelfuldt, kan medarbejderen tilkendes en godtgørelse. Det hidtidige godtgørelsesniveau videreføres uændret.

Ved tilsidesættelse af minimumsrettighederne kan medarbejderen tilkendes en godtgørelse, der fastsættes af domstolene på baggrund af de konkrete omstændigheder og ud fra praksis for overtrædelse af anden ansættelsesretlig lovgivning som f.eks. arbejdstidsdirektivloven.

Hvis medarbejderen mener sig opsagt eller udsat for anden ugunstig behandling, fordi den pågældende har gjort sine rettigheder gældende, kan der tilkendes en godtgørelse. Der er delt bevisbyrde, og godtgørelsesniveauet tager udgangspunkt i reglerne for almindelig usaglig opsigelse som f.eks. funktionærlovens § 2b.

Opmærksomhedspunkter

Virksomheden skal særligt være opmærksom på:

• At der skal udarbejdes nye standardkontrakter
• At virksomheden kan blive mødt med krav fra allerede ansatte medarbejdere om supplerende oplysninger
• At der inden den 1. juli 2023 skal laves tillæg til ansættelseskontrakten for allerede ansatte medarbejdere, hvis kontrakten indeholder vilkår, der strider mod de nye minimumsrettigheder, f.eks. et absolut forbud mod bibeskæftigelse
• At det kan være nødvendigt at opdatere virksomhedens personalehåndbog, politikker m.v.
• At der kan være anledning til særligt at se nærmere på kontrakter, der indeholder bestemmelser om et helt eller overvejende uforudsigeligt arbejdsmønster
• Om medarbejderen er omfattet af en kollektiv overenskomst, der træder i stedet for loven.

Hvad kan CfL hjælpe med

Hvis virksomheden er medlem af CfL eller abonnerer på HR-jura Hotline, kan du kontakte os på tlf. 70230022 eller på hr-jura@cfl.dk og få råd og vejledning. Du kan også få tilsendt CfLs nye skabelon for ansættelseskontrakt til ikke-overenskomstdækkede funktionærer og en standardformulering til tillæg om bibeskæftigelse.

Både medlemmer og ikke-medlemmer af CfL er velkomne til at deltage virtuelt i en gratis prøvetime på netværket Aktuel HR-jura den 20. juni 2023 fra kl. 13 – 16, hvor vi bl.a. gennemgår de nye regler. Du kan læse mere om Aktuel HR-jura og tilmelde dig her.

Disclaimer: Denne artikel er ikke og kan ikke træde i stedet for juridisk rådgivning.