Sådan håndterer du den svære samtale

Som leder er det vigtigt, at du påtager dig alle de opgaver, der ligger i ledelsesrollen - også de svære samtaler

Af Pernille Yde Planck, opdateret 2024

Det kan både være vanskeligt og ubehageligt at tage en svær samtale med en af dine medarbejdere. Nogle gange bliver de svære samtaler derfor også udskudt.

Som leder frygter du måske din medarbejders reaktion, men det er vigtigt for både medarbejderen, organisationen, dig som leder og teamet, at samtalerne bliver taget løbende, fordi du med samtalen korrigerer den uønskede adfærd og får jer tilbage på sporet.

Jo længere tid der går, jo længere tid du ser igennem fingre med en uhensigtsmæssig adfærd - og jo mere bliver adfærden en ny norm.
 

Forskellige forhold kan være udgangspunkt for den svære samtale

En svær samtale vil ofte være en kritisk samtale i forbindelse med en medarbejders ansættelse. Den er både kritisk, fordi den er nødvendig, og fordi den tit har et kritiserende element. Vi kan derfor også kalde den svære samtale for en kritisk eller vanskelig samtale.

Udgangspunktet for den kritiske samtale kan f.eks. være manglende faglighed, manglende engagement og indsats, sløseri, for mange fejl eller manglende samarbejdsevner.

Som et eksempel på en adfærd, hvor du som leder er nødt til at skride ind og tage den svære samtale, kan nævnes en illoyal medarbejder eller en, der er med til at skabe dårligt arbejdsklima. Et andet eksempel kan være en medarbejder, der har alkoholproblemer eller problemer med den personlige hygiejne. Mobning, uhensigtsmæssig prioritering, sjuskeri og andre former for manglende engagement er også adfærd, du som leder er nødt til at reagere på.

Derudover kan en svær samtale selvfølgelig også være en samtale, hvor du er nødt til at degradere eller fyre en medarbejder.

De svære samtaler giver synlig ledelse

Når du som leder giver en advarsel eller tager en kritisk samtale, får du samtidig mulighed for at fortælle og hjælpe medarbejderen med, hvad der skal til for, at han eller hun er en succes. Det gør det meget lettere for medarbejderen at leve op til de forventninger, der er. Derfor kan en vellykket kritisk samtale have positiv indflydelse på medarbejderens motivation, trivsel og effektivitet.

I forhold til de øvrige medarbejdere er det vigtigt, at de svære samtaler bliver taget. Når samtalerne bliver taget, og adfærden bliver korrigeret, bliver det synligt, at du som leder tager hånd om de ting, der kan være vanskelige. Det kan f.eks. være en medarbejder, der mobber, hvor du tager den svære samtale, adfærden ophører, og det psykiske arbejdsmiljø bliver meget bedre.

Vi har samlet fem gode råd til den svære samtale. 

1. Forbered dig grundigt

Det er vigtigt, at du forbereder dig grundigt inden samtalen. Både på det du vil sige og medarbejderens eventuelle reaktion.

Hvis der er noget i ansættelsesforholdet, der fungerer godt, så husk at anerkende det i samtalen. I forhold til det, der ikke fungerer, og som er grunden til, at du har indkaldt til samtalen, gælder det om at være specifik. Hvis du har nogle konkrete eksempler, kan det være lettere for medarbejderen at forstå, hvad kritikken går på og forholde sig til den.

2. Kritiser kun adfærd

Husk, at du kun kan kritisere forhold, som medarbejderen rent faktisk har mulighed for at ændre. Det vil sige adfærd. Helt konkret kan det f.eks. være en medarbejder, der har delleverancer til et større projekt og ikke overholder de aftalte deadlines, eller en medarbejder, der konsekvent arbejder færre timer end aftalt.

Artiklen fortsætter under boksen..

3. Undgå skæv kommunikation

Når du skal tage en svær samtale, er det vigtigt, at du ikke virker tromlende på medarbejderen. Nogle gange har tilløbet til samtalen været langt, og så kan man som leder komme til at skynde sig lidt for meget med at få sagt det, der skal siges. Hvis du kommer til at gøre det, vil du sandsynligvis virke meget tromlende på medarbejderen, og så er det en skæv kommunikation.

Kommunikationen kan også blive skæv, hvis medarbejderen bliver overrasket - måske ligefrem chokeret, fordi han eller hun ikke har fået noget varsel tidligere. Det kan betyde, at medarbejderen ikke rigtig opfatter budskabet. Undgå den skæve kommunikation ved at overveje og forberede dig på de forhold inden samtalen.

Tag på kurset: Den vanskelige samtale

På kurset får du en konkret køreplan og struktur for, hvordan du som leder eller HR-person sikrer, at vanskelige temaer bliver adresseret, samtidig med at i bibeholder den gensidige respekt.

4. Hold en professionel tone

I selve samtalen er det vigtigt, at du holder en passende alvorlig og professionel tone. Med andre ord, så skal du undgå at bruge ironi, sarkasme, at pjatte og at bruge humor som et dække over, at alt er godt. Du skal være professionel. Det er en god idé at indlede med at sige, at det er en svær samtale, at der er nogle ting, som du ikke synes fungerer, og som du derfor gerne vil have en snak om.

5. Hold dig til det, du har forberedt

Det er vigtigt, at du holder fast i det, du har valgt, og at du siger det på en god og nøgtern måde. Du skal naturligvis lytte til medarbejderen og lade ham eller hende fordøje budskabet og stille spørgsmål. Forbered dig på, at medarbejderen måske har brug for at få forklaret problemstillingen på flere måder og med forskellige eksempler.

Fordele ved at tage de svære samtaler

Hvis du får taget de vanskelige samtaler løbende, vil det være til gavn for både dig selv, dit lederskab, samarbejdet i dit team og i din organisation. Du vil sandsynligvis også opleve en bedre stemning, et bedre psykisk arbejdsmiljø og bedre resultater.