Guide til medarbejderudviklingssamtalen (MUS-samtalen)

- for ledere og medarbejdere

Læs med her og få brugbare tips til, hvordan du planlægger og forbereder dig til MUS-samtalen.

Af Thomas Bering, CfL, opdateret oktober 2020

Hvad er en MUS-samtale?

Medarbejderudviklingssamtalen har flere navne. Som regel kaldes den for MUS-samtalen eller bare MUS. Samtalen er en dialog mellem leder og medarbejder, som handler om medarbejderens generelle jobtilfredshed, jobtrivsel og udvikling. MUS-samtalen vil derfor typisk handle om medarbejderens motivation, arbejdsopgaver og personlig udvikling.

Hvorfor bør man holde MUS-samtaler?

Det har i mange år været en generel misforståelse, at man holder MUS-samtalen for medarbejderens skyld. At man én gang om året giver medarbejderen et rum til at komme med feedback til lederen om trivsel og ønsker om fremtidig udvikling. Det er en misforståelse fordi, det i lige så høj grad er i virksomhedens interesse, at medarbejderne er motiverede, glade og udvikler sig.

Medarbejderudviklingssamtalen giver mulighed for, i fællesskab, at se tilbage på præstationer, resultater, udfordringer mv. Hvad er gået godt, og hvad er gået knapt så godt? Tilbageblik og feedback er en vigtig øvelse for at kunne planlægge de fremtidige arbejdsopgaver og udviklingsmuligheder, så både medarbejder og virksomhed får det bedste ud af hinanden og spiller hinanden bedre.

Er MUS-samtalen lovpligtig?

MUS-samtalen er ikke lovpligtig. Man har som medarbejder ikke ret til en MUS-samtale, men rigtigt mange virksomheder afholder samtalerne, fordi de giver stor værdi for både medarbejdere og ledere.

MUS-samtaler er obligatoriske på alle statens arbejdspladser, hvor medarbejdere og ledere skal have én medarbejderudviklingssamtale om året.

Hvor ofte bør man holde MUS-samtaler?

Hos de fleste virksomheder er praksis, at der afholdes MUS-samtaler én gang om året. Dette er netop et af de største kritikpunkter ved MUS-samtalen, som ofte får skyld for at være gammeldags.

Udviklingsorienterede samtaler bør være en del af den daglige ledelse, og hvis de decimeres til et årligt møde, risikerer man, at de mister effekten. Det betyder ikke, at medarbejderudviklingssamtalerne er spild af tid, blot at de ikke bør stå alene som ét årligt møde, hvor man taler om medarbejdernes præstation, trivsel og præstation.

Hvis du gennem hele året har fokus på medarbejdernes udvikling, for eksempel via korte månedlige 1:1- samtaler, walk-and-talks mv., har man til gengæld et godt udgangspunkt for at samle op på den årlige MUS-samtale og lave en grundig handlingsplan for den fremtidige udvikling.

Vær opmærksom på dine medarbejderes individuelle behov

Vi er alle forskellige, og dine medarbejdere har alle forskellige behov og præferencer for feedback, ros, planlægning og fast struktur. Nogle af dine medarbejdere er meget selvkørende og har brug for minimal feedback og planlægning. Denne gruppe af medarbejdere har måske ikke behov for en ugentlig eller månedlig 1:1.

Andre medarbejdere har mere behov for feedback, planlægning og fast struktur og vil nyde godt at jævnlige 1:1-møder. Overvej derfor at tilpasse mængden af udviklingssamtaler til den enkelte medarbejder.

Du kan læse mere om motivation af forskellige personlighedstyper her

Hvad får virksomheden ud af MUS-samtalen?

Medarbejderudviklingssamtalen skaber et fortroligt rum, hvor der er sat tid af til refleksion. Det giver lederen værdifuld feedback på medarbejderens generelle trivsel og motivation. Feedback som lederen måske ellers overser i en hektisk og travl hverdag.

Hvis en medarbejder kæmper med motivationen, har udfordringer med sine opgaver eller måske har kompetencer og interesse i emner, der kan komme virksomheden til gode, men ligger uden for medarbejderens normale arbejdsopgaver, giver MUS-samtalen et rum, hvor dette kan italesættes, og der kan udarbejdes en fælles handlingsplan.

Kort sagt giver MUS-samtalen mulighed for at styrke medarbejdernes motivation og udvikling, samt kortlægge medarbejdernes kompetencer med henblik på de forandringer, der lurer i fremtiden.

Samtalen kan desuden have den positive virkning, at den er med til at fremme en kultur, hvor det er legitimt at tale om udfordringer, arbejdsmiljø, motivation, udvikling mv.

Hvad får medarbejderen ud af MUS-samtalen?

For medarbejdere giver samtalen anledning til at se tilbage og gøre status siden sidste MUS. Se på, hvad de har nået i løbet af året og se tilbage på den forrige MUS-samtale: Har de nået de målsætninger, de og deres leder satte op? Det er vigtigt at være ærlig, hvis der er mål, der ikke er nået, så ledere og medarbejder i fællesskab kan klarlægge hvad årsagen er.

Måske har målene været for ambitiøse, eller tiden har været knap. Måske har kompetencerne ikke været helt tilstrækkelige. Det kan også være, at medarbejderen har nået mere end de opsatte mål, og nu føler, at han/hun har brug for yderligere værktøjer og mål for at komme videre.

Medarbejderudviklingssamtalen er ikke kun en bagudrettet bedømmelse, hvor der gøres status over fortiden. Det er også en mulighed for at se fremad og overveje, hvad jobbet skal føre til. Hvordan vil medarbejderen gerne have, at den fremtidige karriere skal se ud for at opnå jobtilfredshed og trivsel i jobbet?

Måske ønsker den pågældende medarbejder at få større indflydelse eller at få nye og anderledes opgaver. Medarbejderen har under MUS-samtalen fokus på egen trivsel og udvikling.

For medarbejderen er medarbejderudviklingssamtalen værdifuld, fordi den giver mulighed for at italesætte ting, som måske går og trykker lidt. Opgaver, der dræner motivationen, eller måske endda at fremvise resultater.

Det er også en mulighed for at få feedback på egne præstationer, og en mulighed for - i samarbejde med lederen - at lave en plan for fremtidig udvikling. Samtidig er det en mulighed for at få forventningsafstemt fremtidige fokusområder, måske endda med en konkret handlingsplan og mål.

Leder: Sådan forbereder du dig til MUS-samtalen

En grundig forberedelse er vigtigt for at begge parter får noget ud af samtalen. Lad være med at overlade ansvaret til medarbejderen. Her er nogle råd til, hvordan du forbereder dig som leder.

Hvad skal omdrejningspunktet være?

Gør op med dig selv, hvor du gerne vil styre samtalen hen. Skal omdrejningspunktet være medarbejderens generelle trivsel, performance eller udvikling? I skal gerne nå at komme ind på alle emner, men gør op med dig selv, hvad der er vigtigst for dig som leder og afdelingen i sin helhed.

Afdelingens kort- og langsigtede planer

Hvad er de korte og langsigtede planer for afdelingen? Det er vigtigt, at medarbejderens udvikling og mål støtter op om planerne for afdelingen, så gør dig selv og medarbejderen en tjeneste ved at gøre det klart, hvor teamet er på vej hen, hvilke opgaver der skal løses, samt hvilke kompetencer der er behov for.

Giv din medarbejder feedback

Selvom vi er forskellige, hvad angår behov for feedback og ros, så har vi alle behov for det i en eller anden udstrækning. Du skulle gerne allerede have et godt indblik i den enkelte medarbejders opgaver og resultater, og det er sandsynligvis noget i taler om løbende gennem året, men brug alligevel noget tid på at formulere din feedback.

Strukturer samtalen med et skema

For at sikre en fast og konkret struktur på samtalen, er det en god ide at lave et skema med de emner, du ønsker at fokusere på. Mange virksomheder har allerede et skema til MUS-samtalen. Er det ikke tilfældet i din virksomhed, kan du hente et eksempel i boksen nedenfor.

Artiklen fortsætter under boksen..

Download forberedelsesskema til MUS-samtalen

Dette skema kan bruges som forberedelse til MUS-samtalen. Skemaet indeholder emner som er en god ide at belyse ved samtalen. Skemaet udfyldes af medarbejderen inden mødet.

Leder: Sådan afholder du den gode MUS-samtale

Tag den seriøst og aflys ikke

MUS-samtalen er for mange medarbejdere forbundet med en vis spænding og nervøsitet. Det er et fortroligt rum, hvor samtalen er personlig og rettet mod medarbejderens trivsel, udvikling og resultater. Du skal derfor være meget opmærksom på, hvilket signal det sender, hvis du aflyser eller udskyder i sidste øjeblik.

For dig kan der måske være en helt legitim grund, men for medarbejderen kan det opfattes som et signal om, at du ikke tager samtalen eller den enkelte medarbejder seriøst. Opstår der en situation, hvor du er nødt til at udskyde samtalen, er det vigtigt at følge op med god forklaring.

Forbered dig til samtalen

Se råd til forberedelse her.

Din vigtigste opgave er at lytte

Samtalen handler om den enkelte medarbejder, og det er derfor vigtigt, at du giver medarbejderen plads til at udfolde sine oplevelser og meninger. Det er en unik mulighed for at få feedback fra dine medarbejdere.

Sørg for at sikre vigtig feedback

Den vigtigste feedback er den feedback, medarbejderen giver på egen hånd. Det er de emner, der fylder noget hos den enkelte. Medarbejderen kommer måske ikke selv ind på alle emner, og du skal derfor sikre, at du får det, du har behov for. Eksempler på supplerende spørgsmål:

  • Er opgaverne motiverende og udfordrende?
  • Har medarbejderen de nødvendige kompetencer
  • Får medarbejderen den nødvendige feedback og omvendt?

Lav en handlingsplan

MUS-samtalen er en ledelsesopgave, og det vil derfor typisk være lederen, der dokumenterer, hvad I har talt om, og hvilke aftaler I har indgået. Skriv et resume og send det til medarbejderen. På den måde sikrer du, at I har samme opfattelse af samtalens indhold og aftaler.

Det er ok at lave indbyrdes aftaler om, at medarbejderen udfærdiger resuméet, eller I kan gøre det i fællesskab under samtalen. Nedenfor er et eksempel på en udviklingsplan. Her kan I notere de udviklingspunkter, I har aftalt, samt hvilke konkrete handlinger der skal til for at nå i mål.

Artiklen fortsætter under boksen..

Download skema til udviklingsplan

I dette skema noteres de aftalte udviklingspunkter, de konkrete handlinger der skal understøtte udviklingen, tidsplan, initiativtager og evt. budget.

Opfølgning

Tag udgangspunkt i resume og handlingsplan, når du følger op på MUS-samtalen om én, to eller tre måneder for at sikre, at I får taget handling på jeres opgaver, og at I bevæger jer i den aftalte retning.

Medarbejder: Sådan forbereder du dig til MUS-samtalen

Når du som medarbejder modtager en invitation til din medarbejderudviklingssamtale, vil der i mange tilfælde medfølge et skema med de punkter og spørgsmål, der er omdrejningspunktet for samtalen. Det er for at sikre en god og fælles forventningsafstemning samt struktur på samtalen, og så er det for at sikre, at I kommer hele vejen rundt.

Ud over at udfylde et eventuelt skema er det en god ide, at du gør dig dine egne tanker inden samtalen. Nedenfor er nogle gode råd til, hvordan du sikrer, at du ankommer forberedt til samtalen.

Hvad vil du gerne have ud af MUS-samtalen?

Start med at gøre dig nogle overvejelser om, hvad du gerne vil have ud af din MUS-samtale. Ønsker du konkrete forandringer? Ønsker du feedback på din performance? Ønsker du kompetenceudvikling?

Et spørgsmål der ofte opstår, er, ”må man tale om løn til MUS-samtalen”? Det er der som sådan ikke noget i vejen for, men ofte vælger virksomheder at afholde MUS-samtaler og lønforhandlinger separate, så vær forberedt på, at lederen muligvis vil udskyde lønforhandling til den egentlige lønsamtale.

Status siden sidste MUS-samtale

Lav en liste med dine opgaver. Laver du det, du i virkeligheden gerne vil? Er der nogle opgaver, du er udfordret med og dræner din motivation og trivsel? Er der opgaver, du trives med og gerne vil have flere af?

Hvis du har nogle personlige mål, er medarbejderudviklingssamtalen en god lejlighed til at fremvise dine resultater. Har du opnået dine mål? Hvis ikke er det vigtigt at være ærlig, så du i samarbejde med din leder kan drøfte, hvad der er gået skævt, således at I sammen kan sætte realistiske mål fremover.

Når vi taler om mål, er det vigtigt at forholde sig til, om målene giver mening. Altså om de bidrager til virksomhedens og afdelingens fælles mål.

Har du ikke personlige mål, kan du i stedet forholde dig til, hvordan dine opgaver bidrager til virksomheden eller afdelingen, og om du bruger din faglighed og dine kompetencer bedst muligt.

Se fremad

Hvor ser du dig selv om et, to og tre år, og hvad skal der til for at du når derhen? Din MUS-samtale handler om din trivsel og udvikling, så det er vigtigt at gøre nogle tanker om, i hvilken retning du ønsker at udvikle dig. Jo mere klar og tydelig du er om dine ambitioner, desto nemmere er det at udarbejde en handlingsplan for, hvordan I i fællesskab når derhen.

Hvad kan du bidrage med?

Når du har gjort status og set fremad, er det vigtigt, at du også vurderer, hvor og hvordan du bedst kan bidrage til virksomhedens vækst og trivsel, samt vurderer hvordan dine fremtidsplaner og ønsker kan gavne din arbejdsplads.

Jo mere konkret du kan blive i dine mål for din karriere, og hvordan de bidrager til virksomhedens forretning, desto større chance er der for, at din karriere bliver løftet i den rigtige retning.

Fem supplerende spørgsmål til din forberedelse

  1. Hvordan vil jeg gerne have, at mit arbejdsliv og min karriere skal se ud?
  2. Hvad skal der til, for at jeg når mine mål?
  3. Hvilke kompetencer skal jeg bruge for at nå mine mål?
  4. Hvordan udvikler jeg bedst, de kompetencer jeg har?
  5. Hvordan tilegner jeg mig nye kompetencer?

Derfor bør du tænke på kompetenceudvikling

Ny viden er altid en mangelvare, og derfor bør du være god til at følge med udviklingen og holde dine kompetencer og viden opdateret. Det er vigtigt for vores egen tilfredsstillelse og for virksomhedens overlevelse og vækst.

Som mennesker har vi behov for at udvikle os, bidrage og sætte os mål. Men vi har også behov for at nå vores mål og sætte os nye mål for derved at opnå en kontinuerlig udvikling.

Det har derfor stor betydning, hvordan du tilrettelægger din udvikling, og at du finder de kurser, der kan styrke dig, så du kan indfri dine mål. Afhængig af om du ønsker at udvide specifikke dele af dit nuværende job, om du ønsker større indflydelse, eller om du drømmer om at få nye og anderledes opgaver, vil det være forskellige kurser, du skal deltage i, og forskellig viden du skal tilegne dig.

Hos CfL er vi specialister i ledelse, HR og personlig udvikling, og vi har således en lang række kurser på alle niveauer inden for de tre områder. Hvis du derimod ønsker at udvikle dine kompetencer inden for dit eget fagspeciale, findes der mange muligheder bl.a. på finduddannelse.dk.

Uanset i hvilken retning du ønsker at udvikle dig, er det en god ide at lave en god research og medbringe et par eksempler til MUS-samtalen.

Kan MUS-samtaler overhovedet betale sig?

Før hver MUS-runde taler vi i CfL med mange ledere, som ikke går ind til dialogen med fuld energi. Vi hører tit at: ”Jeg synes det er spild af tid”, ”MUS har ingen effekt, i hvert fald ikke hos os”, ”Tænk, at jeg skal bruge 1 promille af hver medarbejders årlige arbejdstid på MUS”.

Set fra medarbejderens side, er MUS en årlig dialog om prioriteter, om vigtigt og uvigtigt, om effektivitet, om at få sat nye mål, at få bekræftet at man gør det rigtige på den rigtige måde og meget andet.

Hvis du er leder i én af de organisationer, hvor alt det ovenstående sker af sig selv i din daglige ledelse, så spring bare direkte ned til tjeklisten herunder.

De gode kendetegn på en effektiv organisation er, at du konsistent oplever, at alle opgaver kan løses, at det sker hurtigt, at de uvigtige opgaver bortprioriteres og de vigtige udføres. Når nogen fratræder, så er det fordi de er vokset ud af afdelingen, ikke fordi de er kørt trætte. 

Hånden på hjertet: Det relevante spørgsmål for de fleste er nok mere, hvordan vi får det bedste ud af MUS, end om det skal afholdes. Gør det ordentligt, når du nu alligevel gør det.

Kan du sætte hak ud for alle punkter herunder, så du kan have ro i maven i forhold til IKKE at holde en effektiv MUS i år.:

Mine medarbejdere laver 0 % uvigtige opgaver

Mine medarbejdere opgiver aldrig at løse en opgave pga. mangel på kompetence

...og de bruger aldrig for meget tid på opgaverne pga. mangel på kompetencer

Mine medarbejdere arbejder altid efter de rigtige prioriteter

Mine medarbejdere bliver jævnligt bekræftet i, at de gør det rigtige

Mine medarbejdere er trygge, fordi de ved, hvor de har mig

Jeg er tryg ved mine medarbejdere, fordi de fortæller mig, hvor jeg har dem

Jeg er godt opdateret om, hvad der demotiverer og motiverer mine medarbejder

En hurtig udregning:

  • 1 promille af den årlige arbejdstid

                                  versus

  • X % af arbejdstiden brugt på uvigtige opgaver
  • X % spild pga. mangel på kompetence
  • X % spild pga. forkerte prioriteter
  • X % snak om demotivation
  • Effekten af, at nogle fratræder pga. lederen

Kritik af MUS-samtalen

En undersøgelse, som Wilke har udarbejdet for Krifa i 2018 viser, at 53 procent af danskerne oplever, at MUS-samtalen ikke udvikler dem fagligt, hvilket ellers er formålet med medarbejderudviklingssamtaler.

1077 er i undersøgelsen over nettet blevet spurgt om deres syn på MUS-samtalen. Og der er flere kritikpunkter.

27 procent beskriver deres seneste MUS-samtale som "en sludder for en sladder". 32 procent savner fokus på udvikling, mens 23 procent af de adspurgte synes, at der i samtalen har været for lidt fokus på fremtidige arbejdsopgaver.

Artiklen fortsætter under boksen..

”Det er et kæmpeproblem, at så mange siger, at det ikke udvikler dem. Hvis vi dykker ned i undersøgelsen, kan vi se, at det giver en større værdi, hvis der er en løbende udvikling mellem chef og medarbejder. At en chef bare tager den årlige samtale, hver gang årshjulet viser april, og finder et skema frem, giver ikke mening og er spild af tid”

Ifølge blandt andre Krifa og Dansk Erhverv bør MUS-samtalen ændres, så det ikke længere kun er en årlig samtale mellem chef og medarbejder. Ved at have en løbende dialog - gennem samtaler i løbet af året og ved at lave opfølgninger på samtalerne - vil man kunne optimere medarbejdernes udvikling, lyder det.

Læs mere om kritikken af MUS-samtalen her

Få nyheder, tilbud og invitationer til arrangementer direkte i din indbakke

Hver måned trækker vi desuden lod om et kursus, blandt alle nye tilmeldinger til nyhedsbrevet. Læs konkurrencens vilkår og betingelser.

Du kan til enhver tid afmelde dig nyhedsbrevet igen. Se vores privatlivspolitik.

Har du spørgsmål?

Hafdis B. Thorsteinsdottir
Relations Manager

T: +45 2098 3977
M: hbt@cfl.dk

Se hvordan vi beskytter dine data, i vores privatlivspolitik


Seneste artikler om medarbejderudvikling

Sådan vurderer brugerne BeeTypes

Ledelsessimulatoren er både sjov og udfordrende, påpeger tre af deltagerne i et pilotprojekt. Læs i denne artikel hvordan brugerne vurderer BeeTypes.

3 fordele ved 360 graders feedback

Det ligger i navnet. I en 360 graders analyse kommer man hele vejen rundt. Læs om fordele for den enkelte leder, for gruppen og for organisationen.