Risikoanalyse og risikostyring

Sådan evaluerer og håndterer du risici

Af Thomas Bering, CfL, november 2020

Hvis du arbejder med projektledelse, er risikoanalysen et værktøj der kan spare dig for mange problemer og søvnløse nætter.

I denne artikel ser vi nærmere på, hvad risikoanalyse er for en størrelse, hvorfor og hvornår du skal bruge den, samt hvordan du laver en effektiv risikoanalyse. Vi kommer også ind på, hvordan du sikrer, at du får det maksimale ud af din risikoanalyse.

Hvad er risikoanalyse?

En risikoanalyse har til formål at identificere alle de potentielle risici, man kan løbe ind i i et givent projekt.

I ethvert projekt ligger der en lang række risici og lurer, som potentielt kan underminere en nok så grundig projektplan eller i værste fald afgøre forskellen mellem succes og fiasko. Heldigvis er det muligt at forudse langt de fleste risici i dit projekt, og når du først kender en potentiel risiko, er det muligt at planlægge, hvordan du håndterer den, når det går galt. På den måde kan du afvæbne mange af de uforudsete risici, før de overhovedet bliver til virkelighed.

Risikoanalyse handler kort sagt om at vurdere sandsynligheden for at noget sker, samt hvad konsekvensen er, hvis det sker.

En enkel og populær måde at lave risikoanalysen på er, at vurdere følgende to kriterier på en skala fra 1-5:

  • Hvad er sandsynligheden for, at det sker?
  • Hvor alvorlig er konsekvensen, hvis det sker?

Hvorfor laver man risikoanalyse?

Risikoanalysen hjælper os med at identificere alle de risici, der på en eller anden måde kan gå ind og underminere vores projekt. Det kan være risici, der rykker ved tidsplan, budget og ressourcer, eller det kan være forudsætninger, som gør, at vi ikke kan gennemføre planlagte aktiviteter.

Risikoanalysen hjælper os samtidigt med at vurdere, hvilke risici vi med størst sandsynlighed vil løbe ind i, samt hvilke der potentielt kan gøre mest skade.

Når vi arbejder med risici, så har vi to handlemuligheder. Vi kan forsøge at forebygge risici, så hændelsen bliver mindre sandsynlig, eller vi kan lave en plan for at afhjælpe problemet, så konsekvenserne begrænses. Med en grundig risikoanalyse har du værktøjet til at planlægge de nødvendige handlinger.

Hvornår bruger man risikoanalyse?

Risikoanalysen er et effektivt værktøj, når man arbejder med projektledelse. Her bruger man den blandt andet i følgende situationer:

  • Planlægning af projekter for at forudse og neutralisere potentielle problemer.
  • Når man skal træffe en beslutning om, hvorvidt man skal gå videre med et projekt.

Det er dog ikke kun i projektledelse, at risikoanalysen viser sig værdifuld. Her er eksempler på situationer, hvor man typisk vil arbejde med risikoanalyse og risikohåndtering:

  • Når der arbejdes med sikkerhed, fysisk- og cybersikkerhed i virksomheden
  • Hvis virksomheden er følsom overfor udefrakommende faktorer som lovgivning og politik
  • Investering i nye produkter og markeder

Hvornår skal man lave risikoanalysen?

Risikoanalysen bør laves under forberedelsen af projektet, så den indgår som en del af den godkendte projektplan. Du bør dog løbende revurdere din risikoanalyse i takt med, at projektet skrider frem, samt hver gang der opstår ændringer i projektplanen.

I projektledelse træffes de fleste beslutninger i starten af projektet, altså under forberedelse og planlægning, mens mængden af tilgængelig viden og information stiger gennem hele projektets levetid. Det er derfor uundgåeligt, at der opstår ændringer i projektplanen og dermed risikovurderingen undervejs.

Hvem skal lave risikoanalysen?

Det vil typisk være projektlederen, der har ansvaret for at lave risikoanalysen, men projektlederen bør inddrage medarbejdere, der har indblik i det relevante fagområde. Det er derfor ofte en god ide, at projektgruppens deltagere bidrager til identificere og vurdere de forskellige risici.

Hvis ikke projektgruppen har den nødvendige faglige ekspertise til at forudse risici, kan det være nødvendigt at inddrage nogle af projektets interessenter eller eksterne fageksperter.

Artiklen fortsætter under boksen..

KURSUS

Grundlæggende projektledelse

Skab grundlag for din succes som projektleder og lær at designe et forløb fra start til slut inklusiv en grundig risikoanalyse.

Du vil på kurset blandt andet få indsigt i de særlige ledelsesmæssige karakteristika, der hører til projektlederrollen.

Hvordan laver man en risikoanalyse?

Når man laver en risikoanalyse, er det vigtigt at inddrage alle tilgængelige ressourcer, der har specialviden og fagekspertise inden for projektets berøringsflader. Derfor er det oplagt, at projektgruppen deltager i processen med at få identificeret potentielle risici. Derudover kan der være behov for at involvere udvalgte interessenter.

1. Identificer risici

Brainstorm om potentielle risici. Hvad kan potentielt gå galt i projektet? Sørg for at få afdækket alle projektgruppens ansvarsområder.

Den største udfordring med risici er, at man ikke får dem sagt. Sørg for at selv de mindste risici bliver noteret, og sørg for at dele listen blandt alle involverede for at inspirere hinanden.

2. Hvad er sandsynligheden for det sker?

Vurder sandsynligheden for at hver enkelt af de identificerede risici bliver til virkelighed. Giv din vurdering på en skala for 1-5, hvor 1 er usandsynligt og 5 er næsten sikkert.

3. Hvad er konsekvensen hvis det sker?

Følg samme fremgangsmåde som ved sandsynligheden. Vurder omfanget af konsekvenserne ved at identificerede risici for, at konsekvenserne bliver til virkelighed. Det gøres igen ved en skala fra 1-5, hvor 1 er ubetydeligt og 5 er katastrofalt.

4. Beregn risikofaktor

Benyt risikoanalysematrixen nedenfor til at vurdere risikograden. Hvis du på en af de identificerede risici har givet 5 point på sandsynlighed og 5 point på konsekvens, vil den have 25 risikopoint og vil altså være kritisk. En risiko med 2 point på sandsynlighed og 2 point på konsekvens, vil have 4 risikopoint og udgør dermed en mindre risikograd.

På den måde kan vi altså synliggøre, hvilke risici vi skal prioritere, og hvor meget energi vi skal lægge i at udarbejde en handlingsplan for de enkelte risici.

Risikoanalysematrix

5. Lav plan for håndtering hvis det sker

Lav en plan for, hvilke foranstaltninger der skal sættes i gang for at forebygge eller afbøde de enkelte risici. Det kan være tiltag, der minimerer sandsynligheden for at en hændelse sker, eller tiltag der minimerer konsekvensen, hvis hændelsen sker. Du kan downloade et skema nedenfor.

Artiklen fortsætter under boksen..

Download skabelon til analyse og styring af risici

Her har du en gratis skabelon til at analysere og lægge en plan for håndtering af risici i dit projekt.

Sådan bruger du analysen til risikohåndtering

Når du har lavet en grundig analyse af projektets risici, er det vigtigt, at du aktivt bruger analysen til dens formål, nemlig at håndtere de identificerede risici. Når vi håndterer risici, kan vi reagere på flere måder: 

1. Undgå risiko

Vi kan lave tiltag, der har til formål at undgå eller minimere sandsynligheden for, at en given situation opstår.

2. Reducer konsekvenser ved risiko

Vi kan lave tiltag, der har til formål at reducere konsekvenserne, hvis en risiko indtræffer.

3. Del risiko

Det kan i nogle tilfælde være muligt, og endda en fordel, at dele risici med andre. Et godt eksempel er forsikring. Her betaler man en anden virksomhed for at overtage risici. Det samme gør sig gældende ved at leje kontorbygninger frem for at eje. Et tredje eksempel er it-infrastruktur, webhosting mv.

På den måde kan vi neutralisere eller minimere risiko ved at dele den med andre virksomheder, teams eller personer.

4. Accepter risiko

Intet projekt er uden risici, og vi må acceptere, at nogle ting kan vi ikke gøre noget ved. Hvis udgiften ved at dele, undgå eller reducere en risiko ikke står mål med den mulige konsekvens, kan vi være nødsaget til at acceptere og leve med en given risiko. Det vil specielt være relevant for risici, der her en risikograd i den milde ende i risikoanalysematrixen ovenfor.

Få nyheder, tilbud og invitationer til arrangementer direkte i din indbakke

Hver måned trækker vi desuden lod om et kursus, blandt alle nye tilmeldinger til nyhedsbrevet. Læs konkurrencens vilkår og betingelser.

Du kan til enhver tid afmelde dig nyhedsbrevet igen. Se vores privatlivspolitik.

Kurser i projektledelse

Ledere uden personaleansvar

Grundlæggende projektledelse

Lær de grundlæggende principper og metoder inden for projektledelse, så du kan føre dine projekter sikkert i mål.

DKK 9.500,- / 10.900,-

9. december 2020

2 dage

CfL

Ledere uden personaleansvar

Agil projektledelse – SCRUM Master

Til dig, der gerne vil have værktøjer til at skabe resultater hurtigere

DKK 13.900,- / 15.900,-

14. januar 2021

3 dage

CfL

Ledere uden personaleansvar

PRINCE2® Foundation Online

Styr dine projekter succesfuldt med verdens mest benyttede projektstyringsmetode.

DKK 7.565,- / 8.900,-

Online

Relaterede artikler

Introduktion til projektledelse

Her får du en grundig introduktion til, hvordan du planlægger og eksekverer projekter. Vi gennemgår projektets faser og faldgruber.