Introduktion til projektledelse

I denne artikel giver vi dig en introduktion til projektledelse, og hvordan du driver effektive projekter.

Af Thomas Bering, CfL, november 2020

Hvad er projektledelse?

Projektledelse handler om at sikre, at et projekt bliver kørt sikkert i mål. Typisk fra beskrivelse til planlægning over implementering og afslutning – og så alt det der kommer indimellem.

I projektledelse taler man typisk om, at projektlederen har to roller: Projektstyring og projektledelse. Projektlederen skal styre projektet og sikre at tidsplaner, budgetter mv. overholdes. På samme tid skal projektlederen tage en lederrolle overfor projektets øvrige deltagere. 

Projektledelse vs. projektstyring

I projektstyring er fokus først og fremmest på at styre et projekt sikkert i havn ud fra de aftalte planer, budgetter og ressourcer samt at navigere udenom eventuelle risici. I denne rolle er fokus rettet mod de faktuelle omstændigheder.

De fleste projekter involverer en række personer, og når vi har med mennesker at at gøre, er der behov for ledelse.

I projektledelse indtager projektlederen en mere ledende rolle overfor projektgruppen og øvrige interessenter. Typisk vil et projekt inkludere en gruppe af interessenter, der arbejder direkte på projektet, og en gruppe personer der indirekte bliver berørte af det endelige produkt. 

Et projekt betyder i mange tilfælde forandringer for en række slutbrugere. Det betyder i korte træk, at projektlederen - udover at mestre projektstyring - også skal sikre, at medlemmer af projektgruppen er motiverede og kan samarbejde, samt muligvis udøve forandringsledelse overfor slutbrugerne.

Hvorfor bruger vi projektledelse?

Uden projektledelse ville mange projekter ende i kaotiske tilstande med uklare mål, mangel på ressourcer, urealistisk eller mangelfuld planlægning, uventede risici, projektleverancer af dårlig kvalitet, projekter der går over budgettet eller leveres for sent.

Når man arbejder med både store og små projekter, hvor der er flere leverandører og interessenter, er der ganske enkelt behov for, at en eller flere personer har ansvaret for først og fremmest at sikre en grundig plan for projektet og projektets interessenter. Dernæst at lede projektets interessenter igennem uforudsete risici og forandringer.

God projektledelse skaber mere effektive leverancer gennem motiverende ledelse og projektstyring.

Hvornår bruger vi projektledelse?

Forenklet sagt bruger vi projektledelse, når vi arbejder med projekter. Det lyder banalt, så for at blive mere konkrete på, hvornår man arbejder med projektledelse, er vi nødt til at definere, hvad et projekt er.

Et projekt har nogle særlige kendetegn, hvoraf et eller flere af dem ofte er til stede samtidigt.

  • Tidsbegrænsning: Projekter har typisk en begyndelses - og slutdato
  • Særlig organisation: Projektorganisationen involverer måske personer på tværs af teams og følger derfor ikke det normale hierarki i organisationen.
  • Udvikling: Et projekt arbejder ofte med udvikling. Det vil sige, at man begynder med en businesscase eller en hypotese og slutter med et produkt, et løsningsforslag eller andet.
  • Kompleksitet: I projekter arbejder man typisk med komplicerede emner eller processer, som kræver en særlig fokus og indsats.
  • Tværfaglig indsats: Mange projekter griber ind i flere fagområder.
  • Resultat har omfang og betydning: Et projekt løser en problemstilling eller opgave, hvor der er identificeret et betydningsfuldt resultat for forretningen.

Ud fra disse kendetegn kan vi definere et projekt således:

Et projekt er en midlertidig indsats, der gennemføres i form af nogle unikke leverancer, med det formål at skabe en forretningsmæssig effekt.

Projektlederens rolle

Projektlederen har som nævnt to overordnede roller.

1. Projektlederen skal udøve ledelse. Et projekt uden en leder er som et skib uden en kaptajn. Hvis der ikke er nogen til at sætte og holde projektet på rette kurs, er det dømt til at gå galt.

2. Projektstyring. Projektlederen sikrer, at der er en veldokumenteret plan og at planen overholdes. Under disse to overordnede roller ligger der en masse opgaver som projektlederen skal løse. Lad os se nærmere på dem:

Strategisk enighed

Den vigtigste opgave i projektledelse er at sikre, at projektet i sidste ende løser lige præcis det, projektet var tiltænkt at løse. Projektlederen skal sikre, at alle interessenter – det kan være alt fra den øverste ledelse, projektgruppen til slutbrugeren – er enige om formålet med projektet og hvilke mål der sættes for projektet.

Ledelse

Projektlederen har til opgave at sikre, at alle i projektgruppen kender deres rolle og er motiverede til at løse deres opgaver.

Som i ethvert andet team vil der opstå ledelsesmæssige udfordringer, som projektlederen skal være klædt på til at løse. Projektlederen har dog den udfordring, at han/hun typisk ikke har det egentlige personaleansvar for de forskellige deltager i projektet.

Projektdeltagerne er typisk lånt ind til projektet fra andre afdelinger og har sandsynligvis andre opgaver at løse, end dem der er forbundet med det enkelte projekt. At være leder uden personaleansvar er en disciplin i sig selv, og projektlederen er godt stillet, hvis han/hun mestrer dette.

Når man ikke har direkte autoritet over projektdeltagerne betyder det, at projektlederens evne til at støtte og motivere er vigtig for projektets succes. Ledelsesfilosofien situationsbestemt ledelse er derfor effektiv og populær i projektledelse.

En af projektlederens vigtige, men nogle gange oversete ledelsesopgaver, er at sikre, at slutbrugerne inddrages i projektet og forberedes på, hvilke forandringer projektet vil betyde hos dem. Et projekt kan gennemføres og leveres nok så effektivt, men hvis ikke slutbrugerne er klædt på til at tage imod projektet, vil det ikke levere de forventede resultater. Forandringsledelse er et værdifuldt værktøj for projektlederen.

Artiklen fortsætter under boksen.

KURSUS

Grundlæggende projektledelse

Skab grundlag for din succes som projektleder og lær at designe et forløb fra start til slut.

Du vil på kurset blandt andet få indsigt i de særlige ledelsesmæssige karakteristika, der hører til projektlederrollen.

Kommunikation

En projektleders succes afhænger i høj grad af evnen til tydelig og effektiv kommunikation. Ud over at ledelseselementet i høj grad afhænger af kommunikation, så har projektlederen også ansvaret for at kommunikere projektets fremdrift, udfordringer, mål og tidsplaner til de forskellige interessenter og deltagere.

Kommunikation til styregruppen

Det er projektlederens ansvar, at styregruppen kan træffe beslutninger på et stærkt beslutningsgrundlag. Det stiller krav til projektlederens evne til at kommunikere komplicerede emner i et præcist og nemt forståeligt sprog.

Eksempler på hvad projektlederen skal kommunikere til styregruppen: Projektbeskrivelse, fremdrift, riscisi, daglig/ugentlig/månedlig rapportering, referater fra styregruppemøde, udfordringer, ændringer i tidsplan.

Kommunikation til projektgruppen

Den største kommunikationsopgave består i at kommunikere til projektgruppen. Det handler om at sikre, at alle forstår deres opgave, og hvorfor de er vigtige for projektets overordnede formål. Samtidigt har projektlederen en konstant opgave med at holde de enkelte deltagere i projektgruppen orienterede og motiverede.

I de fleste projekter opstår der konflikter, modsatrettede interesser, uforudsete udfordringer, stopklodser mv. Det stiller krav til projektlederens evne til at håndtere konflikter og styre gruppen tilbage på rette spor.

Kommunikation til øvrige interessenter

De øvrige interessenter er alle dem, som på en eller anden måde bliver påvirket af projektet. Det kan eksempelvis være slutbrugere, eller dem der skal afgive ressourcer til projektet.

Som vi var inde på tidligere, er det vigtigt, at slutbrugere er klædt ordentligt på til at tage imod projektet. Det er derfor vigtigt, at projektlederen formår at kommunikere, hvilke problemer projektet løser, hvorfor en kommende forandring er nødvendig, hvordan projektet kan vendes til en fordel for slutbrugerne og ikke mindst instruere grundigt i brugen af det leverede produkt.

For at sikre en god og effektiv kommunikation af projektets fremdrift, gør projektlederen klogt i at udarbejde en kommunikationsplan. Læs mere om kommunikationsplaner længere nede i teksten.

Fokus og mål

Projektlederen skal sikre, at projektet forløber planmæssigt, og at man holder fokus hele vejen i gennem. Det gør man blandt andet ved at sætte nogle mål og delmål. Uden konkrete mål risikerer man et dysfunktionelt team, hvor der bliver arbejdet i forskellige retninger og ingen rigtigt ved, hvor projektet er på vej hen. Projektlederen skal sikre at dette ikke sker. Senere i denne artikel kommer vi ind på, hvordan man sætter konkrete og opnåelige mål og delmål. Det vi kalder SMART-mål.

Planlægning

Projektlederen skal sikre, at der bliver lagt en realistisk plan for, hvad der kan leveres, hvornår det kan leveres og hvilke ressourcer det kræver. Som projektleder vil man ofte opleve et pres fra projektejeren, styregruppen eller øvrige interessenter i forhold til at få projektet leveret hurtigt, billigt eller i det hele taget inden for nogle rammer, som kan være vanskelige at opfylde.

Uden grundig projektstyring og realistisk planlægning risikerer man, at projektet overskrider de indgåede aftaler. Det kan ingen af parterne være tjent med.

Kvalitetskontrol

Projekter udføres ofte under et stort tidspres og med et stramt budget. For at undgå at dette går ud over kvaliteten af de enkelte leverancer, er det projektlederens ansvar at indføre en grundig kvalitetskontrol.

Kvalitetskontrollen sikrer, at hver leverance er testet af og giver den forventede værdi. Kvalitetskontrol kan også være med til at sikre, at processerne i projektet foregår optimalt og ikke skaber gnidninger eller forsinkelser.

Risikostyring

Grundig risikostyring er kritisk for projektets leverance og kvalitet. Der er risici forbundet med de fleste projekter, og det er projektlederen ansvar at identificere disse risici og lave en plan for, hvordan de håndteres.

Projektlederen bør lave en risikoanalyse, hvor de enkelte risici behandles og prioriteres, således at der er en plan for, hvordan man styrer uden om de enkelte risici, og hvordan man reagerer, når de opstår.

Ingen projekter forløber 100 % efter planen, men en god risikostyring kan komme mange udfordringer i forkøbet og sikre, at man i projektet er klar til at håndtere de forandringer, der måtte opstå.

Læs også: Introduktion til risikoanalyse og risikostyring

Rapportering af fremdrift

Med en kontinuerlig rapportering af projektets udvikling, sikrer projektlederen, at projektet kører efter planen og ikke overskrider deadlines, budget mv. Rapporteringen sikrer på samme måde, at udfordringer opfanges og håndteres i tide, inden de eskalerer.

Rapporteringen er henvendt til styregruppe og interessenter. Den sikrer samtidigt, at samtlige interessenter kan bevare tilliden til, at projektet forløber inden for de aftale rammer og aftaler.


Projektlederens kompetencer

Projektlederen har mange forskelligartede opgaver, der spænder fra ledelse over planlægning til analyse og dokumentation. For at lykkes som projektleder stiller det krav til nogle helt særlige kompetencer.

Artiklen fortsætter under boksen.

10 vigtige kompetencer i projektledelse

  1. Ledelse
  2. Motivation
  3. Relationsopbygning
  4. Kommunikation og formidling
  5. Navigere mellem modsatrettede interesser
  6. Mægle mellem interessenter
  7. Konflikthåndtering
  8. Overblik
  9. Struktur
  10. Rollemodel

Projektets faser

Alle projekter er forskellige, og du vil opleve, at det er svært at lave en skabelon, som du kan bruge igen og igen. Når det så er sagt, så er der nogle faser i et projekt, som du skal igennem hver gang.

  1. Forberedelse
  2. Planlægning
  3. Eksekvering
  4. Afslutning

Hver af disse faser indeholder nogle underliggende opgaver, som du bør arbejde med for at sikre en effektiv proces fra start til slut.

Projektforberedelse

Et projekt er aldrig bedre end den analyse, der ligger til grund for projektet. Derfor det aldeles kritisk, at der er lavet en grundig businesscase, der beskriver, hvilket problem projektet skal løse, hvorfor det skal løses, og hvad gevinsten vil være ved at løse det.

Udover at indeholde en projektbeskrivelse - altså hensigten med projektet - skal businesscasen indeholde hångribelige mål. Uden overordnede og håndgribelige mål er det umuligt at sætte en retning for projektet, og det vil i sidste ende være svært at vurdere hvornår projektet er afsluttet.

Der findes mange måder at sætte mål på, men en af de mest populære metoder kaldes SMART-modellen. SMART-modellen er et framework, der sikrer, at dine mål er både realistiske og målbare.

SMART MÅL

Specifik

Dit mål skal være klart og specifikt. Ved at lave dine mål så specifikke og veldefinerede som muligt, gør du det nemmere at fastslå, hvornår du har opnået dine mål. Brug eksempelvis disse fem hv-spørgsmål, når du definerer dine mål:

  • Hvad ønsker jeg at opnå?   
  • Hvorfor et dette mål vigtigt?
  • Hvem er involveret?
  • Hvornår skal målet opfyldes?
  • Hvilke ressourcer eller begrænsninger er der?
Målbart

Et mål bør have faste kriterier for fremdrift. Hvis du ikke har fastsat nogle kriterier for fremdrift, kan du ikke måle, om du er på rette spor for at opnå målet.

Du kan gøre dit mål målbart ved spørgsmål som:

  • Hvor meget?
  • Hvor mange?
  • Hvordan ved jeg, hvornår jeg har nået målet?
Attraktivt

Det skal være attraktivt at nå målet. Hvis ikke det er attraktivt at nå målet, hvis ikke der er en gulerod i den anden ende, bliver det svært at holde dig selv og din projektgruppe motiveret. 

Realistisk

Et SMART-mål skal være realistisk i den forstand, at det skal være realistisk at nå målet inden for de tilgængelige ressourcer og tid.

For at validere om dine mål er realistiske, kan du spørge dig selv:

  • Har jeg de nødvendige ressourcer til at nå målet?
  • Har jeg den nødvendige tid til at nå målet?
Tidsbestemt

Ethvert mål skal være tidsbestemt i den forstand, at projektet har en start- og en slutdato. Når du har sikret dig, at det er attraktivt at opnå målet, skal du sikre dig, at der bliver arbejdet for at nå guleroden i den anden ende. Det gør du helt enkelt ved at sætte en deadline. .

Planlægning

Du skal i denne fase lave en plan for, hvordan projektet skal forløbe. Det gør du ved at udarbejde en projektplan.

Projektplanen er projektlederens og styregruppens kompas. Det er her, man dokumenterer og planlægger alle de enkelte elementer i projektet, som gør, at man kan køre projektet sikkert i mål. Jo grundigere du er med at planlægge projektet, desto bedre er dit udgangspunkt for at nå i mål uden store overraskelser og forhindringer.

Artiklen fortsætter under boksen..

Projektplanen vil typisk indeholde følgende elementer:

Målsætning

Som vi har været inde på tidligere, skal der være et klart og veldefineret mål for projektet for at sikre, at projektet løser det, det er sat i verden for at løse. Målet skal samtidigt være formuleret således, at det er tydeligt hvornår målet er nået.

Budget

Hvad er projektets budget? Det er vigtigt, at budgettet ligger fast på dette tidspunkt for at udarbejde en realistisk plan for projektet.

Projektorganisation – Roller og ansvar

Hvem er projektejeren? Hvem udgør styregruppen, hvem udgør projektgruppen og hvem er projektlederen?

Det er her roller og ansvar fordeles, så der i eksekveringsfasen ikke opstår tvivl om, hvem der har ansvaret for hvad.

Projektlederens rolle er beskrevet tidligere. Tilbage står: 

  • Projektejeren: Er den eller de personer der har bestilt projektet og som projektet i sidste ende skal leveres til.
  • Styregruppen: Fungerer som projektets bestyrelse og har det endelige ansvar for, at projektet lykkes. Gruppen er ansvarlig for at tildele de nødvendige ressourcer til projektet og fungerer i det hele taget som reference og sparringspartner for projektlederen.

Interessentanalyse

Projektets interessenter er alle, der har interesse i projektet. Det vil sige alle personer, der på en eller anden måde bliver påvirket af projektet, selv kan påvirke det, har forventninger til det eller har en modstand mod projektet.

Når du skal lave en analyse af projektets interessenter, er det for at få overblik over, hvordan projektet kan blive påvirket af udefrakommende faktorer, og det giver dig mulighed for at lave en plan for, hvordan du skal håndtere disse eventuelle påvirkninger.

Det giver dig eksempelvis mulighed for at adressere en skepsis, inden det udvikler sig til en modstand.

Som projektleder har du brug for opbakning fra alle de steder, du kan få det. Med en interessentanalyse får du identificeret, hvem der kan fungere for ambassadører for dit projekt og dermed vil bakke op med støtte og positiv omtale.

Risikoanalyse

Der ligger masser af risici og lurer, når man gennemfører projekter, men langt de fleste af dem kan forudses med en risikoanalyse.

Risikoanalysen går i al sin enkelthed ud på at identificere alle de potentielle risici, der er forbundet med projektet. Herefter prioriteres risici ud fra, hvor sandsynligt det er, at det opstår, samt hvor alvorlig konsekvensen er, hvis det opstår.

Til dette kan man benytte risikoanalysematrixen nedenfor:

Risikoanalysematrix

Når du har brainstormet og identificeret alle potentielle risici samt kategoriseret dem ved hjælp af risikoanalysematrixen, er det tid til at lægge en plan for, hvordan I 1. forebygger de enkelte risici og 2.  håndterer de enkelte risici, hvis de sker.

På samme vis som med interessentanalysen handler risikoanalyse om at være på forkant og lægge en plan for håndtering af problemet, før det opstår.

Når du har sammensat projektorganisationen, samt analyseret hvordan dit projekt kan blive påvirket af interessenter og potentielle risici, kan det være en fordel at fuldende dit analyseværktøj med en SWOT-analyse. SWOT-analysen har til formål at afdække dit projekts interne styrker og svagheder, samt eksterne muligheder og trusler.

Tidsplan

For at sikre, at projektet kører planmæssigt og kan leveres inden deadline, skal du lave en tidsplan. Det kræver, at du kender alle de opgaver, der skal løses, og du bør derfor bryde projektet op og identificere hver enkelt opgave og sætte milepæle (delmål).

Milepæle udgør en række mellemresultater, der skal opnås i projektet.

Fordelen ved at dele projektet op i etaper er, at projektet i sin helhed bliver mere overskueligt, og det er en måde at definere, hvornår én etape er afsluttet og en ny kan påbegyndes.

Når du har identificeret opgaver og milepæle, er det tid til at lave en tidsplan for, hvornår de enkelte opgaver skal påbegyndes og afsluttes. Her er det vigtigt, at du er realistisk ud fra de ressourcer du har til rådighed.

Artiklen fortsætter under boksen.

Værktøjer til tidsplan og opgavenedbrydning

Gantt diagram

Gantt diagram

Et Gantt diagram er et nemt og overskueligt værktøj til at visualisere projektets opgaver, milepæle og tidsplan.

Fordelen ved Gantt diagrammet er, at det er overskueligt og nemt at forstå. Det er derfor effektivt, når tidsplanen skal præsenteres for projektets interessenter.

WBS, Work breakdown structure

WBS, Work breakdown structure

WBS er en visuel måde at nedbryde projektet i opgaver og underopgaver.

Fordelen ved Work breakdown structure er, at man får brudt projektet ned i mindre opgaver, og at man får visualiseret, hvilke opgaver der hænger sammen og påvirker hinanden. Det er en nem måde at vurdere, hvilken rækkefølge opgaverne skal løses i.

Kommunikationsplan

Som projektleder har du en stor og vigtig kommunikationsopgave.  Det er projektlederens ansvar at holde styregruppen og projektets øvrige interessenter informeret med relevant information om projektets fremdrift og eventuelle udfordringer.

Mange af de udfordringer og misforståelser, der opstår i projekter, skyldes dårlig eller mangelfuld kommunikation. Du gør derfor dig selv og modtagerne en stor tjeneste ved at lægge en grundig kommunikationsplan.

En kommunikationsplan sikrer, at du får kommunikeret rettidigt til de rette modtagere med den rette kommunikation.

Når du laver din kommunikationsplan, skal du tage stilling til, hvilken type information hver gruppe af modtagere skal have. Forskellige interessenter har behov for forskellig information og i forskellig detaljegrad.

Styregruppen skal eksempelvis informeres i et sådan omfang, at de kan træffe beslutninger på et solidt grundlag. Projektgruppen skal typisk have information på daglig basis og i en anden detaljegrad. 

Artiklen fortsætter under boksen.

En kommunikationsplan bør indeholde overvejelser om følgende elementer:

  • Hvem er målgruppen?
  • Hvad skal effekten være?
  • Hvad er budskabet?
  • Hvornår skal det ske?
  • Hvis ansvar?
  • Hvilket medie?

Eksekvering

Det er nu, du skal høste frugterne af din grundige forberedelse. Planen er lagt og godkendt af styregruppen, og projektgruppen er klar til at løse de planlagte opgaver. Du har lavet en plan for, hvad du skal kommunikere til hvem og hvornår, og du har lavet en grundig analyse af de potentielle risici, projektet kan løbe ind i.

Projektlederen bør desuden sørge for at etablere en politik for kvalitetskontrol for at sikre, at alle leverede opgaver lever op til den forventede kvalitet og løser det formål, de var tiltænkt.

Det er i eksekveringsfasen, at projektlederens lederrolle virkeligt kommer i spil. Uanset hvor grundig man har været i planlægningsfasen, må man forvente uforudsete udfordringer, ændringer eller uoverensstemmelser. Det betyder, at projektlederen skal være i stand til at motivere projektgruppen hele vejen igennem og reagere med hurtig og effektiv konflikthåndtering, når konflikter opstår.

Afslutning

Når projektets mål er nået, og alle leverancer er leveret, er det tid til at afslutte projektet. Det er typisk projektejeren eller styregruppen, der har beslutningskraft til at vurdere, om projektet kan afsluttes.

Som afslutning på projektet er det en god ide at evaluere proces og resultater.

  • Hvilke erfaringer har man gjort sig?
  • Er der noget, der kunne være gået bedre og dermed bør ændres til næste gang?
  • Hvordan var samarbejdet i projektgruppen?
  • Blev budgettet og projektplanen overholdt?
  • Opstod der udfordringer eller forhindringer, som kunne være forudset?

Få nyheder, tilbud og invitationer til arrangementer direkte i din indbakke

Hver måned trækker vi desuden lod om et kursus, blandt alle nye tilmeldinger til nyhedsbrevet. Læs konkurrencens vilkår og betingelser.

Du kan til enhver tid afmelde dig nyhedsbrevet igen. Se vores privatlivspolitik.

Kurser i projektledelse

Ledere uden personaleansvar

Grundlæggende projektledelse

Lær de grundlæggende principper og metoder inden for projektledelse, så du kan føre dine projekter sikkert i mål.

DKK 9.500,- / 10.900,-

9. december 2020

2 dage

CfL

Ledere uden personaleansvar

Agil projektledelse – SCRUM Master

Til dig, der gerne vil have værktøjer til at skabe resultater hurtigere

DKK 13.900,- / 15.900,-

14. januar 2021

3 dage

CfL

Ledere uden personaleansvar

PRINCE2® Foundation Online

Styr dine projekter succesfuldt med verdens mest benyttede projektstyringsmetode.

DKK 7.565,- / 8.900,-

Online

Relaterede artikler