Lovmæssige krav til ansættelsesbeviser

Det siger ansættelsesbevisloven

Godtgørelsesniveauet for overtrædelse af ansættelses-bevisloven stiger stadig. Senest har en medarbejder fået tilkendt en godtgørelse på 20 ugers løn, den højeste godtgørelse indtil videre, bl.a. fordi medarbejderen forgæves havde rykket for ansættelsesbeviset.

Ansættelsesvevisloven

Virksomheden skal skriftligt oplyse en medarbejder om vilkårene for ansættelsen, hvis visse betingelser er opfyldt.

Lov om ansættelsesbevisr finder dog ikke anvendelse, hvis reglerne følger af en kollektiv overenskomst, der mindst indeholder regler svarende til det underliggende EU-direktiv. Disse virksomheder og medarbejdere skal følge overenskomstens regler om ansættelsesbeviser.  

Loven gælder for alle medarbejdere (”lønmodtagere”), hvis:

  • ansættelsesforholdet skal vare mere end 1 måned og
  • den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid overstiger 8 timer.

Formkrav

Oplysningerne om ansættelsesvilkårene kan gives i følgende dokumenter:

  1. en formel ansættelseskontrakt (gensidig aftale)
  2. et ansættelsesbrev (ensidig bekræftelse af ansættelsen)
  3. et eller flere andre dokumenter, hvoraf mindst ét af disse skal indeholde samtlige oplysninger nævnt under nr. 1-4, 8 og 9, jf. lovens § 2, stk. 2
  4. en skriftlig erklæring, som indeholder oplysning om alle de væsentlige vilkår for ansættelsesforholdet, der ikke er bekræftet i et af de under pkt. 1-3 nævnte dokumenter.

 Ansættelsesbeviset kan afleveres elektronisk, og senere ændringer til dette kan meddeles som elektroniske opdateringer, fx per e-mail - forudsat, at det er en naturlig kommunikationsform i virksomheden, også i forhold til den enkelte medarbejder. Se cirkulære om elektroniske ansættelsesbeviser

Der er ikke krav om, at ansættelsesbeviset skal udarbejdes på dansk. Men det må antages, at ansættelsesbeviset skal udformes på et sprog, som medarbejderen forstår.

Indhold i ansættelsesbeviset

Virksomheden skal senest 1 måned efter tiltrædelsen skriftligt oplyse medarbejderen om mindst følgende 10 væsentlige vilkår:

  1. virksomhedens og medarbejderens navn og adresse
  2. arbejdsstedets beliggenhed
  3. beskrivelse af arbejdet eller angivelse af medarbejderens titel, rang, stilling eller jobkategori ansættelsesforholdets begyndelsestidspunkt
  4. ansættelsesforholdets forventede varighed, hvor der ikke er tale om tidsubestemt ansættelse
  5. medarbejderens rettigheder med hensyn til betalt ferie
  6. varigheden af medarbejderens og arbejdsgiverens opsigelsesvarsler eller reglerne herom
  7. den aftalte løn, udbetalingsterminer samt tillæg og andre løndele, der ikke er indeholdt i lønnen
  8. den normale daglige eller ugentlige arbejdstid
  9. hvilke kollektive overenskomster eller aftaler der eventuelt regulerer arbejdsforholdet (hvis der er tale om overenskomster eller aftaler, indgået af parter uden for virksomheden, skal det endvidere oplyses, hvem disse parter er).

For oplysningerne nr. 6-9 er oplysningspligten opfyldt, hvis der henvises til relevante love, overenskomster eller administrative bestemmelser.

Samtidig med den formelle henvisning til det korrekte dokument vil man i øvrigt altid kunne henvise til personalehåndbogen.

Foruden ovennævnte 10 punkter skal arbejdsgiveren oplyse om øvrige vilkår, der er væsentlige ved ansættelsen. Hvad der er væsentlige vilkår afhænger af det konkrete ansættelsesforhold.

Udgangspunktet er, at det er vilkår, som arbejdsgiveren mener, medarbejderen ikke må være i tvivl om. Desuden skal vilkåret adskille sig fra sædvanlige regler eller vilkår i ansættelsesforholdet af tilsvarende art og skal være noget, som ikke alle kan gå ud fra.

Som eksempel på et væsentligt vilkår kan nævnes overarbejde. Hvis en medarbejder har pligt til overarbejde, skal det klart fremgå af ansættelsesbeviset. Andre eksempler kan være særlige klausuler, kørekort eller arbejdsbeklædning.

Ændringer i ansættelsesbeviset

Enhver ændring i de vilkår, der skal oplyses skriftligt i forbindelse med selve ansættelsen, skal oplyses skriftligt hurtigst muligt og senest 1 måned efter ændringen.

Sanktioner

Hvis arbejdsgiveren ikke overholder sin oplysningspligt, kan medarbejderen tilkendes en godtgørelse. Den øvre grænse for godtgørelsen er som udgangspunkt 13 ugers løn. Under skærpende omstændigheder kan godtgørelsen forhøjes op til 20 ugers løn. Er manglen undskyldelig og har den ikke haft konkret betydning for ansættelsesforholdet, kan den maksimalt udgøre kr. 1.000. En mere nøjagtig fastlæggelse af godtgørelsesniveauet afventer en afgørelse fra Højesteret.

 

Skabelon til ansættelsesbevis

Download vores e-bog "Ansættelsen fra start til slut" og få blandt andet en skabelon til et ensættelsesbevis til funktionærer.

E-bogen er gratis og indeholder 131 siders praktisk gennemgang af de grundlæggende HR-juridiske regler. Du får et opslagsværk, som svarer på alle de spørgsmål HR-funktionen ofte stiller i forbindelse med ansættelse af nye medarbejdere.

Bogen indeholder et et afsnit om ansættelsesbeviser og blandt andet et konkret eksempel på et ansættelsesbevis, som kan bruges som skabelon.

Download e-bogen her

 

HR-jura hotline

Vidste du, at CfL har en HR-juridisk hotline som er tilgængelig for alle CfLs medlemmer? Det er ubestridt den medlemsfordel vores medlemmer sætter størst pris på og det kan vi sådan set godt forstå.

Både ledelse og HR i CfLs medlemsvirksomheder har hver dag, fra 9 - 16, fri adgang til telefonisk rådgivning og sparring om HR-juridiske problemstillinger og konkrete personalesager.

Du behøver ikke være medlem af CfL for at få adgang til hotlinen

Selvom hotlinen er en del af medlemskabet hos CfL behøver din organisation ikke være medlem for at benytte den. Du kan læse mere om vores HR-jura hotline her og se hvordan du får ubegrænset adgang.

Yderligere information

For yderligere information kontakt venligst CfL, HR Jura på telefon 70 23 00 22  eller e-mail, hr-jura@cfl.dk.