Hvad skal en kommunikationsplan indeholde?
En kommunikationsplan skal i bund og grund indeholde alle informationer, der beskriver, hvordan oplysninger vil blive udvekslet mellem de parter, der er involveret i et projekt. Planen skal identificere, hvem der skal modtage hvilke oplysninger, hvornår de skal modtage dem, og hvordan de skal leveres til dem.
Der er mange elementer, der kan indgå i en kommunikationsplan, men nogle af de vigtigste er:
- Målene for kommunikationsplanen: Hvad er formålet med kommunikationen, og hvad håber du at opnå med den?
- Målgruppen: Hvem skal du kommunikere med, og hvilke oplysninger skal de modtage?
- Kommunikationskanalerne: Hvordan vil du levere oplysningerne til målgruppen? Vil du bruge e-mail, personlige møder, telefonsamtaler eller en kombination af disse metoder?
- Kommunikationsfrekvens: Hvor ofte skal du kommunikere med målgruppen? Dagligt, ugentligt, månedligt?
- Indholdet af meddelelserne: Hvilke oplysninger vil du sende, og hvordan vil den være struktureret? Vil der være specifikke oplysninger til forskellige personer, eller vil der blive sendt det samme budskab til alle?
Og alt det andet
Kommunikationsplanen bør også indeholde en mekanisme til at spore, om oplysningerne faktisk er modtaget og forstået. Dette sker typisk ved hjælp af en form for feedback-loop.
Afhængigt af dit projekts behov kan du også inkludere andre elementer som f.eks. metoder til håndtering af uenigheder eller konflikter og procedurer for håndtering af følsomme eller fortrolige oplysninger.
Det er også vigtigt, at kommunikationsplanen indeholder en tjekliste over alle de materialer, dokumenter og ressourcer, der skal kommunikeres, sammen med kontaktoplysninger for alle involverede personer.
Du bør også identificere, hvordan og hvornår du vil kommunikere hver af disse oplysninger. Hvis du f.eks. sender et mødereferat ud via e-mail, hvor mange dage efter mødet vil du så sende det ud, og hvem skal modtage det? Vil du bruge et onlineværktøj som Slack eller Basecamp i stedet for e-mail?
Til sidst bør en god kommunikationsplan indeholde en tidsplan, så alle involverede parter nemt kan se, hvornår og hvilke oplysninger der vil blive kommunikeret.
Husk tilpasning og inddragelse
Når man skriver en kommunikationsplan, er det vigtigt at huske på, at de mest effektive planer er dem, der er tilpasset hvert enkelt projekts unikke behov og krav. Der er ikke to projekter, der er helt ens, så selv om nogle generelle elementer som f.eks. mål og målgrupper kan forblive ens i de forskellige planer, bør de specifikke detaljer om, hvordan oplysningerne formidles, afspejle de specifikke behov i hvert enkelt projekt.
Hvis du udarbejder en kommunikationsplan for dit projektledelsesteam, er det vigtigt at inddrage alle relevante parter i processen. Jo flere personer, der bliver hørt og bidrager med input, desto bedre bliver det endelige resultat.
Derudover er det ofte nyttigt at få feedback på dine planer fra de involverede. De kan give værdifuld indsigt i, hvad der fungerer godt, og hvad der ikke fungerer godt, når du kommunikerer med andre interessenter eller teammedlemmer.
Ved at forstå disse ting kan du skabe en effektiv kommunikationsplan, der sikrer, at alle forbliver informeret i hele projektets varighed.
Hvordan udarbejder man en kommunikationsplan?
Når du arbejder med din kommunikationsplan, er der nogle få nøgleelementer, du skal huske på:
- Hvem skal holdes opdateret?
Det første skridt er at finde ud af, hvem der skal holdes orienteret. Dette vil variere afhængigt af projektet, men kan omfatte projektgruppemedlemmer, interessenter, kunder og den øverste ledelse. Det er vigtigt at tænke over, hvem der har brug for hvilke oplysninger, og hvor ofte de har brug for dem.
- Hvor ofte har de brug for opdateringer?
Hyppigheden af opdateringer vil variere afhængigt af projektet og målgruppen. F.eks. kan teammedlemmer have brug for daglige eller ugentlige opdateringer, mens interessenter måske kun har brug for månedlige rapporter. Det er vigtigt at finde en balance mellem at give for mange oplysninger, hvilket kan være overvældende, og for få oplysninger, hvilket kan efterlade interessenterne i uvished.
- Hvilken type oplysninger har de brug for?
Det sidste skridt er at beslutte, hvilken type oplysninger der skal deles. Dette vil igen variere afhængigt af projektet og målgruppen. Hvis du f.eks. kommunikerer med teammedlemmer, har de måske brug for detaljerede oplysninger om udviklingen i specifikke opgaver, mens interessenter på længere sigt måske kun ønsker en generel statusopdatering af projektet.
Vælg strategi efter målgruppe
Det er vigtigt at skræddersy din kommunikationsplan til hver enkelt målgruppe og fokusere på det, der er mest relevant for dem.
Når du har en klar plan for, hvem har brug for at blive kommunikeret med, hvor ofte de har brug for opdateringer, og hvilken type information de har brug for, kan du begynde at udarbejde din kommunikationsstrategi.
Der er en række forskellige kanaler, der kan bruges til at kommunikere projektopdateringer, herunder personlige møder, telefonmøder, e-mail, instant messaging og projektstyringssoftware. Det er vigtigt at vælge den rigtige kanal for hver målgruppe og brug den konsekvent for at undgå forvirring.
I sidste ende vil en god kommunikationsplan hjælpe dig med at holde projektet på sporet ved at sikre, at alle er opdateret med den seneste udvikling og kan træffe informerede beslutninger.
Ved at følge disse trin og skræddersy din strategi til hver enkelt målgruppe kan du skabe en effektiv kommunikationsplan der vil sætte dit projekt i stand til at lykkes.