Hvordan vil du kommunikere med interessenterne i dit projekt? Hvordan afstemmer du forventninger, og hvordan informer du om fremskridt eller problemer i projektet? I denne artikel tager vi dig igennem de forskellige trin i en god kommunikationsplan.
CfL, maj 2022
En kommunikationsplan er et værktøj, du som projektleder kan bruge til at sikre, at alle interessenter holdes opdateret om projektets fremskridt. Den beskriver, hvem der skal kommunikeres med, hvor ofte de har brug for opdateringer, og hvilken type oplysninger der skal deles.
Udarbejdelse af en kommunikationsplan er det første skridt til at sikre, at alle er på samme side og er klar over projektets mål. Det er ganske enkelt et uundværligt element i god projektledelse. Uden en plan kan det være let for interessenterne at fare vild i detaljerne eller gå glip af vigtige opdateringer. Med en god kommunikationsplan får du fastsat spillereglerne for dit projekt og skabt de rette kommunikationskanaler.
En af de største fordele ved at have en stærk kommunikationsplan er, at den er med til at sikre, at alle i dit team er med på vognen og er klar over deres rolle. At have klare forventninger kan reducere misforståelser og konflikter og hjælpe dit team til at arbejde mere effektivt sammen.
En anden vigtig grund til at udarbejde en kommunikationsplan er, at den kan hjælpe dig med at styre interessenternes forventninger. Ved at holde dine interessenter opdateret om projektets fremskridt vil de være mindre tilbøjelige til at blive overrasket af ændringer eller forsinkelser. Det kan være med til at opbygge tillid og holde dem engageret i projektet.
Endelig kan det at have en kommunikationsplan på plads hjælpe dig med at undgå problemer senere hen. Hvis der er en klar plan for, hvordan oplysninger skal deles, vil det være lettere at identificere problemer tidligt og tage skridt til at løse dem. Det kan spare dig en masse tid og energi og være med til at forhindre, at der opstår større problemer.
En effektiv kommunikationsplan bør udarbejdes tidligt i projektets livscyklus, ideelt set i planlægningsfasen. Det vil gøre det muligt for alle interessenter at være opmærksomme på de kommunikationskanaler, der vil blive brugt, og sikre, at alle er på samme side fra starten.
Når du beslutter, om der skal udarbejdes en kommunikationsplan, er der flere faktorer, du skal tage hensyn til. Disse omfatter:
Her er nogle situationer, hvor det er særligt vigtigt at udarbejde en kommunikationsplan:
Her er nogle spørgsmål, du med fordel kan stille dig selv:
En kommunikationsplan skal i bund og grund indeholde alle informationer, der beskriver, hvordan oplysninger vil blive udvekslet mellem de parter, der er involveret i et projekt. Planen skal identificere, hvem der skal modtage hvilke oplysninger, hvornår de skal modtage dem, og hvordan de skal leveres til dem.
Der er mange elementer, der kan indgå i en kommunikationsplan, men nogle af de vigtigste er:
Kommunikationsplanen bør også indeholde en mekanisme til at spore, om oplysningerne faktisk er modtaget og forstået. Dette sker typisk ved hjælp af en form for feedback-loop.
Afhængigt af dit projekts behov kan du også inkludere andre elementer som f.eks. metoder til håndtering af uenigheder eller konflikter og procedurer for håndtering af følsomme eller fortrolige oplysninger.
Det er også vigtigt, at kommunikationsplanen indeholder en tjekliste over alle de materialer, dokumenter og ressourcer, der skal kommunikeres, sammen med kontaktoplysninger for alle involverede personer.
Du bør også identificere, hvordan og hvornår du vil kommunikere hver af disse oplysninger. Hvis du f.eks. sender et mødereferat ud via e-mail, hvor mange dage efter mødet vil du så sende det ud, og hvem skal modtage det? Vil du bruge et onlineværktøj som Slack eller Basecamp i stedet for e-mail?
Til sidst bør en god kommunikationsplan indeholde en tidsplan, så alle involverede parter nemt kan se, hvornår og hvilke oplysninger der vil blive kommunikeret.
Når man skriver en kommunikationsplan, er det vigtigt at huske på, at de mest effektive planer er dem, der er tilpasset hvert enkelt projekts unikke behov og krav. Der er ikke to projekter, der er helt ens, så selv om nogle generelle elementer som f.eks. mål og målgrupper kan forblive ens i de forskellige planer, bør de specifikke detaljer om, hvordan oplysningerne formidles, afspejle de specifikke behov i hvert enkelt projekt.
Hvis du udarbejder en kommunikationsplan for dit projektledelsesteam, er det vigtigt at inddrage alle relevante parter i processen. Jo flere personer, der bliver hørt og bidrager med input, desto bedre bliver det endelige resultat.
Derudover er det ofte nyttigt at få feedback på dine planer fra de involverede. De kan give værdifuld indsigt i, hvad der fungerer godt, og hvad der ikke fungerer godt, når du kommunikerer med andre interessenter eller teammedlemmer.
Ved at forstå disse ting kan du skabe en effektiv kommunikationsplan, der sikrer, at alle forbliver informeret i hele projektets varighed.
Når du arbejder med din kommunikationsplan, er der nogle få nøgleelementer, du skal huske på:
Det er vigtigt at skræddersy din kommunikationsplan til hver enkelt målgruppe og fokusere på det, der er mest relevant for dem.
Når du har en klar plan for, hvem har brug for at blive kommunikeret med, hvor ofte de har brug for opdateringer, og hvilken type information de har brug for, kan du begynde at udarbejde din kommunikationsstrategi.
Der er en række forskellige kanaler, der kan bruges til at kommunikere projektopdateringer, herunder personlige møder, telefonmøder, e-mail, instant messaging og projektstyringssoftware. Det er vigtigt at vælge den rigtige kanal for hver målgruppe og brug den konsekvent for at undgå forvirring.
I sidste ende vil en god kommunikationsplan hjælpe dig med at holde projektet på sporet ved at sikre, at alle er opdateret med den seneste udvikling og kan træffe informerede beslutninger.
Ved at følge disse trin og skræddersy din strategi til hver enkelt målgruppe kan du skabe en effektiv kommunikationsplan der vil sætte dit projekt i stand til at lykkes.
Projektstyring er en kompleks opgave med mange bevægelige dele. På grund af kompleksiteten, findes der et hav af projektstyringsværktøjer, der kan hjælpe med at køre dit projekt sikkert i mål. Se 15 af dem her.
Indenfor projektledelse er vandfaldsmodellen et kendt fænomen. Den er også kendt under det noget længere og mindre fængende navn softwareudviklingens livscyklus model, og har til formål at strukturere design- og udviklingsprocesser.
Scrum er et af de mest populære projektstyringsværktøjer. Men hvad er Scrum egentlig, og hvordan kan det forbedre din projektstyringsproces? Læs om det her.
Inden for projekter og projektledelse er agil projektledelse uden tvivl et af tidens mest populære nøglebegreber. Næsten alle moderne projekter bærer præg af en eller anden grad af agilitet, men hvad er det egentlig?
Hver måned trækker vi desuden lod om et kursus, blandt alle nye tilmeldinger til nyhedsbrevet. Læs konkurrencens vilkår og betingelser.
Du kan til enhver tid afmelde dig nyhedsbrevet igen. Se vores privatlivspolitik.