Introduktion til interessentanalysen

Sådan identificerer og håndterer du interessenter.

Hvad er en interessent?

Når vi arbejder med projekter og projektledelse, vil der være en række personer, afdelinger og teams, som på en eller anden måde er involveret i eller berørt af projektet. De kaldes interessenter.

Interessenter er alle, der bliver påvirket af projektet eller selv kan påvirke det. Sagt på en anden måde: Enhver person, der har interesse i projektet.

Slutbrugeren, altså den eller de personer der skal benytte projektets leverance, er et eksempel på en interessent, der bliver påvirket af projektet og derfor ofte har stor interesse i det.

En anden type interessenter er ledere fra andre teams og afdelinger, som skal stille ressourcer eller personale til rådighed. De vil tilsvarende have interesse i projektet, herunder hvordan det påvirker deres egne leverancer.

Hvad er en interessentanalyse?

En interessentanalyse går kort sagt ud på at få identificeret alle interessenter, så du kan vurdere, hvordan de hver især bliver berørt af eller kan influere projektet.

Analysen bruges til at bestemme i hvor høj grad, de skal involveres og informeres, så du eksempelvis kan drage nytte af deres opbakning eller minimere deres modstand til projektet.

Hvorfor skal man lave en interessentanalyse?

Du skal lave en analyse af projektets interessenter for at få overblik over, hvordan projektet kan blive påvirket af udefrakommende faktorer, og det giver dig mulighed for at lave en plan for, hvordan du skal håndtere disse eventuelle påvirkninger. Det giver dig eksempelvis mulighed for at adressere en skepsis, inden den udvikler sig til modstand.

Af samme grunde udarbejder projektlederen en risikoanalyse, der kan identificere og håndtere alle de risici, der potentielt kan influere projektet.

Som projektleder har du brug for opbakning fra alle de steder, du kan få. Med en interessentanalyse får du identificeret, hvem der kan fungere som ambassadører for dit projekt og dermed vil bakke op med støtte og positiv omtale.

Da du kommer til at arbejde med mange forskellige personlighedstyper og skal navigere imellem forskellige interesser, er det vigtigt, at du har styr på hver enkelt interessent for at kunne have en produktiv dialog.

Kort sagt: Du skal lave interessentanalysen for at være på forkant, så du ikke løber ind i uforudset modstand, der potentielt kan besværliggøre eller i værste fald være stopklods for projektets succes. Analysen skal ligeledes identificere, hvor du skal sætte ind for at mobilisere opbakning til projektet.

Hvornår bruger man en interessentanalyse?

Interessentanalysen er et vigtigt og hyppigt brugt redskab i projektledelse. Man bruger analysen til at forudse, hvordan projektets interessenter bliver påvirket af projektet, og dermed hvordan deres reaktion potentielt kan påvirke projektet.

Når man har lavet analysen, bruger man den til at planlægge, hvordan man undgår negativ påvirkning fra interessenter, eller hvordan man udnytter positiv påvirkning fra interessenter.

Hvem skal lave interessentanalysen?

Det er oftest projektlederens ansvar at udarbejde interessentanalysen, men projektlederen bør inddrage styregruppen og projektgruppen i arbejdet med at analysere projektets eksterne interessenter.

KURSUS

Grundlæggende projektledelse

Skab grundlag for din succes som projektleder og lær at designe et forløb fra start til slut.

Du vil på kurset blandt andet få indsigt i de særlige ledelsesmæssige karakteristika, der hører til projektlederrollen.

Hvad skal en interessentanalyse indeholde?

Interessentanalysen skal indeholde et overblik over alle de interessenter, der har interesse i projektet. En godt og gennemarbejdet interessentanalyse vil samtidigt dokumentere, hvordan de enkelte interessenter bliver påvirket af projektet. Det vil sige, hvilke fordele vil den enkelte interessent opleve ved projektet, og hvilke ulemper vil interessenten opleve? 

Specielt hvis en interessent vil opleve ulemper, er det vigtigt at tage stilling til, hvilke konkrete handlinger der skal til for at afbøde en eventuel modstand eller for at få den nødvendige opbakning.

Hvordan laver man en interessentanalyse?

#1 Identificer projektets interessenter

Identificer alle de personer, der bliver berørt af projektet i dets levetid, og alle de personer der bliver berørt at projektet, når det er i drift eller anvendelse. 

Denne proces kan gennemføres ved en velkendt brainstorm. Du kan med fordel involvere både styregruppe og projektgruppe for at sikre, at ingen interessenter bliver glemt.

For at identificere interessenter kan du med fordel besvare nedenstående spørgsmål:

  • Hvem er opdragsgiver?
  • Hvem skal anvende projektresultatet?
  • Hvem skal acceptere projektresultatet?
  • Hvem berøres (bemærker, generes, lider afsavn, får udbytte, får ændrede forhold)?
  • Hvem leverer indsats, viden, kunnen, ressourcer til projektet?
  • Hvem skal acceptere, at projektets aktiviteter udføres, og måden de gennemføres på?

#2 Kategoriser og prioriter interessenterne

Når vi har identificeret alle personer, der på en eller anden måde har interesse i eller kan påvirke vores projekt, skal vi have kategoriseret og prioriteret dem. Det gør vi for at finde ud af, hvem der med størst sandsynlighed kan og vil påvirke projektet, og hvor vi skal lave den største indsats i vores interessenthåndtering.

Til det formål benytter vi interessentmatrixen nedenfor.

Placer alle de identificerede interessenter i matrixen ud fra, hvor meget interesse de har i projektet, altså i hvor høj grad de bliver påvirket af det, og hvor meget magt de har, altså hvor meget de kan påvirke projektet.

Interessentanalysematrix

Høj magt, høj interesse: Dette er dine vigtigste interessenter, og det er kritisk for projektet, at du prioriterer at holde dem glade, involverede og opdaterede.

Høj magt, lav interesse: Denne gruppe har stor magt og indflydelse på projektet, men den har ikke specielt stor interesse i projektet. Du skal sørge for at gruppen er tilfreds, men du behøver ikke bruge alt for meget energi på at holde den opdateret ned til mindste detalje.

Lav magt, høj interesse: Denne gruppe bliver direkte berørt af projektet, men har ikke direkte indflydelse. Der er derfor vigtigt, at du holder gruppen opdateret. Denne gruppe kan være en kilde til praktisk feedback.

Lav magt, lav interesse: Hold denne gruppe informeret med vigtige opdateringer.


#3 Lav en plan for håndtering af de vigtigste interessenter

Når du har placeret alle dine interessenter i interessentmatrixen, har du et godt overblik over, hvem der er dine vigtigste interessenter, og dermed  hvor du skal bruge din energi.

Du skal nu lave en plan for, hvordan du vil håndtere hver af disse interessenter. Det gør du ved at downloade og udfylde skemaet nedenfor.

I skemaet skal du tage stilling til følgende:

  • Hvem er interessenten?
  • Hvilke fordele vil interessenten opleve ved projektet?
  • Hvilke ulemper vil interessenten opleve ved projektet?
  • Hvilke tiltag skal der til for at skaffe opbakning til og accept af projektet fra den enkelte interessent?
  • Hvem er ansvarlig for tiltag, og hvornår skal det ske?

Download skabelon til håndtering af interessenter

Her har du en gratis skabelon til at lægge en plan for håndtering af interessenter i dit projekt.

Hvordan benytter man interessentanalysen i praksis?

Når du nu har overblik over dine interessenter, er det tid til at sætte den opsamlede viden i spil. Interessentanalysen kan give vigtige input til en række af de indledede øvelser i planlægningsfasen:

Risikoanalyse

I risikoanalysen laver vi på samme måde som med interessentanalysen en brainstorm over alle de potentielle risici, der er forbundet med projektet, samt i hvor høj grad de kan påvirke projektet. Interessentanalysen kan blandt andet være med til at belyse risici, der er forbundet med projektets interessenter. Det kan være interessekonflikt, der udvikler sig til en direkte modstand mod projektet.

Kommunikationsplan

Interessentanalysen danner basis for at du kan lave en konkret og detaljeret kommunikationsplan, hvor du planlægger, hvilken information der skal sendes til de forskellige interessentgrupper.

Mål og succeskriterier

Brug viden fra interessentanalysen til at gøre projektets mål og succeskriterier attraktive for projektets vigtigste interessenter.

Få nyheder, tilbud og invitationer til arrangementer direkte i din indbakke

Hver måned trækker vi desuden lod om et kursus, blandt alle nye tilmeldinger til nyhedsbrevet. Læs konkurrencens vilkår og betingelser.

Du kan til enhver tid afmelde dig nyhedsbrevet igen. Se vores privatlivspolitik.

Kurser i projektledelse

Ledere uden personaleansvar

Grundlæggende projektledelse

Lær de grundlæggende principper og metoder inden for projektledelse, så du kan føre dine projekter sikkert i mål.

DKK 9.500,- / 10.900,-

20. september 2021

2 dage

CfL

Ledere uden personaleansvar

Agil projektledelse – SCRUM Master

Til dig, der gerne vil have værktøjer til at skabe resultater hurtigere

DKK 14.500,- / 16.500,-

4. oktober 2021

3 dage

CfL

Ledere uden personaleansvar

PRINCE2® Foundation Online

Styr dine projekter succesfuldt med verdens mest benyttede projektstyringsmetode.

DKK 7.565,- / 8.900,-

Online

Relaterede artikler

Introduktion til projektledelse

Her får du en grundig introduktion til, hvordan du planlægger og eksekverer projekter. Vi gennemgår projektets faser og faldgruber.