Sådan arbejder du med strategisk og operationel rekruttering

Her kan du læse 10 konkrete anbefalinger til, hvordan du i praksis kan arbejde med strategisk og operationel rekruttering.

Af Betina Stage, chefrådgiver i CfL, august 2024

Danmark har gennem flere år haft meget lav ledighed. Ifølge Danmarks Statistik har vi faldende ungdomsårgange frem til 2032, så manglen på kvalificeret arbejdskraft er formentlig kommet for at blive.

Da CfL holdt Klubhusmøde om strategisk og operationel rekruttering, lavede vi en rundspørge blandt de 130 deltagere. 85 pct. svarede, at det er svært at finde kvalificeret arbejdskraft. Så hvad gør din organisation, hvis I tilhører flertallet?

Jeg har her samlet 10 konkrete anbefalinger til, hvordan du og din organisation kan arbejde professionelt med rekruttering - både ud fra et strategisk og et operationelt perspektiv.

1. Rekruttering er en strategisk kerneopgave

I mange år har rekruttering været et anliggende for den enkelte leder i samarbejde med HR, men rekruttering er blevet en strategisk kerneopgave, der er forudsætningen for at sikre optimal performance, vækst og konkurrencedygtighed.

Derfor indgår rekruttering i dag som et led i virksomheders risikostyring på lige fod med de øvrige strategiske risici.

En professionel rekrutteringsindsats, herunder strategisk work force planning, er samtidig fundamentet for at sikre virksomhedens evne til at realisere sin strategi, hvilket bl.a. kræver, at det rette hold og de rette kompetencer er til stede.

2. Målrettet branding er afgørende

Jobmarkedet er blevet mere gennemsigtigt. I takt med at arbejdsgivere rates på f.eks. Glassdoor, Jobindex og LinkedIn, er det blevet normalt at tage en reference på sin kommende arbejdsgiver og sin kommende chef.

Når medarbejdere frivilligt eller ufrivilligt forlader virksomheden, skal det derfor ske på en ordentlig måde, da mangel på etik, moral og ordentlighed på kort tid kan ødelægge en virksomheds mulighed for at tiltrække nye medarbejdere.

De sociale medier kan på kort tid både understøtte og udfordre din organisations employer brand. Derfor er det afgørende, at det ikke er tilfældigheder, der styrer jeres employer branding, men derimod en langsigtet indsats, der forhåbentlig resulterer i, at I gør jer fortjent til et godt omdømme.

Et vigtigt led i det er jeres medarbejderes kommunikation, likes og opbakning til virksomheden, dens ledere og kolleger på f.eks. LinkedIn – og det er ikke en selvfølge.

3. Gode ledere er en konkurrenceparameter

Relationen mellem arbejdsgivere og arbejdstagere bliver mere og mere ligeværdig i takt med, at de yngre generationer kommer ind på arbejdsmarkedet. Samtidig bliver det sværere og sværere at finde kvalificeret arbejdskraft.

Dårlig ledelse og inkompetente ledere kan derfor både være en udfordring og en omkostning, når din organisation skal tiltrække og tilknytte medarbejdere. At lukke øjnene for ledere, der træder ved siden af, kan derfor være katastrofalt for en organisation.

4. Få indsigt i karrierekulturen 

At skabe det gode langsigtede match handler ikke kun om at se på, om der er et godt match mellem jobbet og medarbejderens kompetencer samt en god kemi mellem chefen og medarbejderen.

Det er lige så vigtigt at have indsigt i, hvilke karrieremotiver medarbejderen har og ikke mindst om der er et godt match til virksomhedens karrierekultur, herunder strategien, organisationsstrukturen samt måden man vurderer og belønner medarbejderne på.

Hvor det for de fleste organisationer er en selvfølge at gennemføre en årlig trivselsmåling, kan det undre, at det ikke er lige så sædvanligt at måle kulturen og især karrierekulturen.

Hvis en medarbejder ikke kan identificere sig med kulturen og karrierekulturen er sandsynligheden for, at medarbejderen får et tilhørsforhold lille, og dermed er fundamentet for det gode langsigtede match ikke til stede.

Artiklen fortsætter under boksen. 

5. Vær bevidst om kandidatoplevelsen

I mange år har det været god latin at optimere de enkelte steps i kunderejsen. I de senere år er kandidat- og medarbejderoplevelsen blevet mindst lige så vigtig for at kunne tiltrække og tilknytte de rette medarbejdere, hvilket jo er fundamentet for at organisationen kan løse sin kerneopgave.

Vær derfor bevidst om, hvordan nye og potentielt nye medarbejdere mødes – både digitalt og personligt.

Hvordan kommunikerer I skriftligt med ansøgere? Giver I dem mulighed for en personlig dialog, inden de sender en ansøgning? Er det nemt at være ansøger? Har I afskaffet ansøgningen, der jo alligevel kan autogenereres på få sekunder, fx ved brug af Jobbutler.ai? Og har I optimeret kandidatoplevelsen i jeres rekrutteringsproces, fx ved brug af VR, hvor man kan få et fysisk indtryk af arbejdspladsen?

Kan I indfri forventningerne, når medarbejderen tiltræder? Holder I, hvad I lover i relation til arbejdsopgaver, kompetenceudvikling etc.? Og får I sagt farvel på den gode måde til alle medarbejdere, så I får gode ambassadører?

6. Lad jer inspirere af headhunterne og muligheder for brug af kunstig intelligens (AI)

Det nytter ikke at håbe på, at de attraktive kandidater sender en ansøgning, for det sker måske aldrig. Hvis I vælger at være opsøgende over for potentielle kandidater - ved at have en intern talent attraction-enhed i stedet for at anvende headhuntere - kan det både spare tid og penge. Uanset om I vælger at være opsøgende eller ej, er fundamentet for en succesfuld rekrutteringsproces altid forarbejdet, herunder professionelle job- og personprofiler, der klart beskriver ansvar, opgaver, succeskriterier samt krav, ønsker og forventninger til kandidaten og dennes potentiale.

Der er grænser for, hvor længe man kan holde en kandidat interesseret. Derfor kan man godt lade sig inspirere af de professionelle headhuntere, der ofte er gode til at optimere de enkelte dele af ansøgningsprocessen, skabe ligeværdighed, dialog og en klar forventningsafstemning og timing i rekrutteringsprocessen.

Udover forarbejdet er afgørende elementer i en effektiv rekrutteringsproces tempo og grundighed. Der er mange muligheder for at speede rekrutteringsprocessen op og tilføre værdi, fx ved brug af (AI). I den forbindelse er det oplagt at bruge AI til udarbejdelse af job- og personprofiler samt stillingsannoncer. Dernæst kan AI anvendes til at scanne jobportaler, sociale medieplatforme og databaser for at finde potentielle kandidater, der matcher kravene til en given stilling. AI kan også anvendes til at screene ansøgere.

Desuden kan interviewprocessen også speedes op ved brug af videointerviews m.v., så vær bevist om de tiltag, der kan understøtte effektive rekrutteringsindsatser, herunder også brug af AI til at analysere relevante data og fremtidige behov ifm. den strategiske work force planning.

7. Husk både pre-, on- og offboarding

Det tidspunkt, hvor medarbejdere ofte er allermest motiverede og begejstrede for den nye arbejdsplads, er, når de lige har underskrevet deres ansættelseskontrakt.

Vi kender alle den spænding, forventning og glæde, der kan være til et nyt job og nye kolleger. Derfor er det afgørende at imødekomme den kommende medarbejders glæde og forventning, for eksempel ved at sende information eller videoer om virksomheden, ved at være i løbende kontakt med medarbejderen eller ved at lade medarbejderen møde sine kommende kolleger – fysisk eller virtuelt.

Når medarbejderen tiltræder, er det afgørende, at der er en plan. Glæden og begejstringen kan hurtigt afløses af frustration og demotivation, hvis medarbejderen ikke introduceres ordentligt til opgaver, kunder og kolleger. Den sociale onboarding – f.eks. i form af en mentor – er mindst lige så vigtig, da det ellers kan tage lang tid at få indsigt i virksomhedens kultur og uskrevne regler.

De medarbejdere, der hurtigt får et tilhørsforhold til den nye arbejdsplads, trives ofte bedre og det er forudsætningen for, at de kan performe optimalt.

Den professionelle offboarding er både til gavn for den aftrædende medarbejder og for virksomheden. Det gode farvel handler om, at man åbent og ærligt kan skilles som gode venner, så medarbejderen fortsat kan være en god ambassadør.

Samtidig er det afgørende for virksomheden at få indblik i, hvorfor medarbejderen søger væk, herunder især at vurdere, om der er nogle generelle mønstre, der kan og skal handles på, så husk at holde fratrædelsesinterviews og få analyseret data, så I ved, hvorfor jeres medarbejdere søger nye udfordringer.

Artiklen fortsætter under boksen.

8. Gør arbejdspladsen attraktiv

Det er afgørende for rekrutteringsindsatsen og tilknytningen, at arbejdspladsen er et rart og indbydende sted at være. Det gælder både ift. virksomhedens fysiske indretning og den mentale arbejdsplads, herunder gode relationer og en høj trivsel.

Hvis arbejdspladsen rent fysisk virker indbydende og æstetisk, bliver den et attraktivt alternativ til hjemmekontoret. Yderligere er det vigtigt at have indsigt i, hvilke personalegoder medarbejderne lægger mest vægt på. Ofte kan det faktisk være de gratis goder, som f.eks. fleksibilitet og muligheden for hjemmearbejde, der værdsættes mest, og det kan jo komme begge parter til gode.

9. Diversitet handler også om alder

Når vi taler om mangel på kvalificeret arbejdskraft, er det samtidig vigtigt at have in mente, at diversitet også handler om alder.  Hvis de interne HR-politikker og HR-processer trænger til et compliance-tjek, kan CfL’s gratis e-bog om HR-jura downloades her: Få HR-juridisk rådgivning tilpasset dine udfordringer| CfL.dk

Det er hverken lovligt, etisk eller økonomisk bæredygtigt at frasortere medarbejdere, der har rundet de 50, og det undrer mig, at virksomheder ikke frivilligt vælger at rapportere eksternt om medarbejderes alder på lige fod med andre former for diversitet, da det kan brande virksomhedens positivt i forhold til dens stakeholdere, herunder potentielt nye medarbejdere.

10. Ordentlighed forpligter

Det nytter ikke at tro, at en enkelt indsats hist og pist batter, for det gennemskuer ansøgerne lynhurtigt. Samtidig er de sociale medier ubarmhjertige, så et fejltrin som fx diversity washing eller en forkert håndtering af en ansøger eller en personalesag, kan lynhurtigt skade virksomhedens omdømme og dermed dens employer brand.

Derfor betaler det sig at have en ordentlig etik, moral og sikre, at der er overensstemmelse mellem hvad man siger, og hvad man gør. Et element i denne ordentlighed er en bevidsthed om biases samt fx brug af blind rekruttering, hvor man ikke kan se kandidaternes køn, alder m.v. Det skaber tillid og troværdighed, hvilket både er afgørende for virksomhedens medarbejdere og stakeholdere.