Af Pernille Yde Planck, januar 2021
Når du har fokus på, hvilke opgaver du laver hvornår, får du bedre balance i dit ledelsesliv og dermed mere tid til at lede dine medarbejdere.
Som leder er din tid ofte knap, og det er kun dig, der kan prioritere og bruge den på en måde, hvor det hænger sammen i forhold til den opgave, du har fået - formålet med dit job.
Hvis du vil optimere din tidsstyring, er det en god idé at starte med at overveje, hvad formålet med dit job er. Hvad er det, du skal, og hvilke elementer er de vigtigste?
Denne øvelse gør det klart for dig, hvad det er, du skal styre efter. Hvilke opgaver du skal prioritere, og hvilke opgaver du måske enten skal uddelegere eller sige nej til.
Det lyder måske let, men i praksis er det ikke altid så nemt. Derfor får du her et værktøj i form af en prioriteringsmatrix, som du kan bruge til arbejdet med at prioritere de konkrete arbejdsopgaver.
Prioriteringsmatrixen er oprindeligt udviklet af præsident Eisenhower som en prioriteringsmodel ved militærstrategier. Den kaldes derfor ofte for Eisenhower matrix. Den er senere blevet brugt af managementguruen Stephen Covey, bl.a. i forbindelse med bogen 7 gode vaner.
Idéen med modellen er, at du skal sortere dine opgaver i vigtigt/ikke-vigtigt og haster/haster ikke. Sat op i en prioriteringsmatrix giver det fire forskellige kvadranter, som du - ud fra formålet med dit job - kan fordele dine opgaver på.
Den firkant, der er øverst til venstre, indeholder de opgaver, der haster og er vigtige - brandslukningsopgaverne. Det er ofte uforudsete eller oversete opgaver, der ikke kan vente en halv time eller til dagen efter, men kræver hurtig handling her og nu.
I kvadrant to (øverst til højre) ligger vigtige opgaver, der ikke haster. Det er store projekter, strategiske opgaver, forberedelse til møder og opgaver, hvor du skal overveje flere data eller måske indhente flere udsagn eller fakta.
Kvadrant tre (nederst til venstre) indeholder opgaver, der haster, men ikke er vigtige. Mange afbrydelser falder ind under denne kategori. Det kan f.eks. være nogle telefonsamtaler og e-mails. Det kan også være en kollega, der lige kommer forbi.
Hvis du er leder, er det en god ide at uddelegere mange af de opgaver som falder under denne kategori.
Endelig er der fjerde kvadrant (nederst til højre), hvor opgaver, der hverken haster eller umiddelbart synes vigtige, skal placeres. De opgaver, der skal ligge her, kan både være opgaver, der bidrager positivt til din opgaveløsning, men også opgaver, der bidrager negativt. Opgaverne i kvadrant fire er f.eks. mindre trivialopgaver og overspringshandlinger, men faktisk også restitutionsopgaver. Altså der hvor vi kommer med gode idéer og laver nogle bonusopgaver. Noget af det, som giver os energi.
Nu ved du, hvor de enkelte opgaver hører til i tidsstyringsmatricen. Hvis du vil have et overblik over, hvad du har brugt din tid på - f.eks. i den seneste uge, kan du prøve at se tilbage og plotte de forskellige opgaver ind i matricen. Brug eventuelt post-its.
Øvelsen kan hjælpe dig med at blive mere bevidst om, hvordan du vil bruge din tid fremadrettet.
Måske vil du se, at du har brugt al din tid på møder. Hvis det er vigtige møder, hvor I f.eks. har planlagt, hvordan I skal arbejde i det kommende år, kan det naturligvis være den helt rigtige prioritering af din tid.
Hvis hele ugen derimod er gået med møder, der ikke er vigtige, skal du måske forholde dig til, om du fremadrettet kan bruge din tid bedre i forhold til den opgave, du har fået som leder.
Det kan også være, at du opdager, at du faktisk slet ikke har arbejdet med de vigtige opgaver, der ikke haster, men i stedet har brugt tiden på at besvare e-mails, telefonsamtaler og andre henvendelser. Så er det naturligvis en god idé at have fokus på at finde en arbejdsmetode, hvor du kan komme til at arbejde mere med opgaverne i kvadrant to.
Hos CfL tilbyder vi forskellige kurser til dig, der er ny i lederrollen. Lederudviklingsprogrammerne Den nye leder og Prolog - leder med uformelt ansvar er en investering i dig, der ønsker at blive forberedt og udviklet i forhold til de ledelsesmæssige udfordringer, du møder i hverdagen.
Programmerne skaber et unikt fundament for nye ledere både med og uden personaleansvar. Du får et solidt udgangspunkt for udvikling af dig selv og dine resultater.
Det kan nogle gange være svært at få prioriteret opgaverne i kvadrant to, fordi de ikke haster, og hasteopgaverne har det med at tage fokus. Men det er vigtige opgaver, og derfor skal de prioriteres.
Du skal i det hele taget forsøge at arbejde så meget som overhovedet muligt i kvadrant to, for det er der, hvor du planlægger dit arbejde og har fokus og luft i forhold til endelige deadlines.
Ved at bruge tid på opgaverne i kvadrant to undgår du, at de ryger over i det første kvadrant, hvor det bliver brandslukning.
For at få opgaverne til at blive i kvadrant to, kan du f.eks. løbende holde statusmøder med dine medarbejdere og med din chef. Du kan også reservere kalenderblokke til dig selv, så du er sikker på, at der ikke lige pludselig kommer et møde eller tre, som gør, at du ikke når det, som du har planlagt, at du skal nå.
Derudover skal du prioritere små opgaver, der er vigtige, men ikke haster, og som tager 5-10 minutter at løse.
I forhold til den type opgaver, der hører til i kvadrant tre, er det vigtigt, at du er bevidst om, hvornår du skal lade dig blive afbrudt. Som leder kan du naturligvis ikke undgå at blive afbrudt, men det er din opgave at vurdere, om afbrydelsen vedrører noget, som du skal forholde dig til her og nu, eller det kan vente. Den, der afbryder, vil naturligvis gerne have svar nu, men du må som leder se det i et større perspektiv og bedømme, om det kan vente. Igen må du vurdere og prioritere i forhold til formålet med dit job.
Det er naturligvis vigtigt, at du ikke hele tiden løser opgaver, der hører til i kvadrant fire. Hvis du kun løser den type opgaver, løser du jo udelukkende opgaver, der ikke er vigtige, og som ikke haster. Det er selvfølgelig ikke hensigtsmæssigt.
For meget arbejde med opgaver i kvadrant fire kan også være med til at stresse dig, hvis du aldrig kommer til de opgaver, som er vigtige.
Hvis du gerne vil arbejde med at være mere bevidst om dit tidsforbrug, kan du tage et helikoptermøde med dig selv en gang om ugen.
Det er en god idé at gøre det enten om mandagen, når du starter på en ny uge, eller fredag eftermiddag inden du går hjem. På helikoptermødet ser du på, hvordan din kommende uge eller den uge, der er gået, ser/så ud. Brug mødet til at skabe overblik og vurdere, hvordan du skal prioritere din tid i den kommende uge.
Hvis du formår at tilpasse din ledelse til en given situation og en given medarbejder, opnår du de bedste resultater. Det er den helt enkle forklaring på, at ledelseskoncept SLII er blevet en succes.
Måske findes den gode fyring slet ikke. Det gør den dårlige til gengæld, og en af dine fornemmeste opgaver som leder er at sikre, at medarbejderne oplever psykologisk tryghed i situationen.
Det er vigtigt, du kender forskel på test- og profilværktøjer til hhv. rekruttering og udvikling. Forkert anvendelse kan have store konsekvenser.
Majbrit Holm Jakobsen har deltaget på kurset Fra faglig specialist til personaleleder. Læs her om hendes udbytte af kurset, og de værktøjer hun tog med sig derfra.
T: +45 5154 4166
M: suh@cfl.dk
Hver måned trækker vi desuden lod om et kursus, blandt alle nye tilmeldinger til nyhedsbrevet. Læs konkurrencens vilkår og betingelser.
Du kan til enhver tid afmelde dig nyhedsbrevet igen. Se vores privatlivspolitik.