1. Afklar, hvad der skal uddelegeres
Første skridt er, at du finder ud af, hvordan du vil prioritere. Skriv alle dine opgaver ned på en liste, og understreg de opgaver, som du gerne vil uddelegere.
Det er vigtigt, at uddelegering ikke forveksles med at slippe af med det arbejde, man ikke selv gider eller har tid til at tage sig af. Det skal gå hånd i hånd med medarbejdernes kompetencer og præferencer og dermed give medarbejderne en følelse af mere indflydelse og ansvar.
Brug også din liste til at overveje, om der er opgaver, der skal elimineres frem for at uddelegeres. Hvis du er ny i lederrollen, så brug anledningen til et opgør med ”plejer”.
2. Find den rette at uddelegere til
Hvem er den mest passende person at uddelegere til? Her bør det være opgavens karakter og medarbejderens kompetencer, der bestemmer. Vær opmærksom på, at det måske er nødvendigt med ekstra træning eller uddannelse, for at en medarbejder kan overtage en opgave.
3. Præcisér målet, og sæt en deadline
En af de typiske faldgruber ved uddelegering er, at medarbejder og leder ikke har den samme forståelse af målet med opgaven. Som leder er der derfor en god ide at starte med at tydeliggøre opgaven:
Visualisér, hvordan den færdige opgave skal se ud, og skriv det ned. Målet skal være klart: Hvad skal laves, hvornår skal det være færdigt, og hvilken kvalitet forventer du? Efter at opgaven er beskrevet så klart som muligt, aftaler I en deadline.
Vær opmærksom på, at dine medarbejdere er forskellige. Nogle medarbejdere vil gerne have beskrevet opgaven i detaljer; andre vil hellere have enkelte guidelines og ellers finde ud af resten selv. Tilpas dig dine medarbejderes forskellige behov.
Læs også: Motivation af Personlighedstyper: Dine medarbejdere skal motiveres forskelligt
4. Giv metodefrihed
Du skal undgå at blande dig i måden, opgaven løses på. Alle har forskellige måder at udføre en opgave på, og resultatet er ofte vigtigere end fremgangsmåden. Når du lader medarbejderne bruge deres egne metoder til at løse opgaven, vil de være mere produktive, kreative og tage mere ejerskab.
Som leder skal du sætte retningen og beskrive de resultater, du forventer, men ikke metoden. CfL opererer med begrebet ”selvstændigt tænkende lydighed” med reference til den internationale strategiekspert Stephen Bungay.
Hans mantra lyder, at man som medarbejder skal gøre det rigtige, selv om man får en forkert besked. Det er et mantra, der også kan overføres til uddelegering.
Læs også: Sådan går du fra strategi til handling
5. Lav løbende opfølgning
Du skal løbende have feedback fra medarbejderne for at sikre, at de har den nødvendige information til at udføre opgaven. Det kan dog give problemer og skabe misforståelser, hvis du blander dig for meget.
Lav eventuelt delmål for at se, hvordan det står til med opgaven. Har medarbejderen en uge til at løse opgaven, så spørg efter tre dage, hvordan det går med. Det er vigtigt, at du ikke spørger: ”Er du ved at være færdig?” Det sætter medarbejderen under pres og gør vedkommende defensiv.'
6. Giv feedback
Når opgaven er afsluttet, skal du give feedback. Hvad gik godt, og hvad kan gøres bedre næste gang? Diskutér resultatet, og giv ros, hvis opgaven er veludført. Det er også her, I skal blive enige om ændringer i måden, lignende opgaver løses på fremover.
Får du en opgave tilbage fra en medarbejder, som er acceptabel, men ikke perfekt, er det vigtigt, at du ikke bliver ved med at få medarbejderen til at lave den om, til den er løst perfekt. Det er demotiverende og frustrerende for medarbejderen og derfor ofte spild af tid. Fokusér hellere på, hvad der kan gøres bedre næste gang.
