Hvor langt er vi fra hinanden?

Hvor langt er vi egentlig fra hinanden, når vi samarbejder i virtuelle teams – både fysisk, mentalt og kulturelt?

Ny spændende forskning peger på, at det er den oplevede distance, der kan være afgørende for succes og produktivitet i virtuelle teams. Erfaringer viser at trods afstand og kulturelle forskelle, så kan virtuelle teams godt være ”far-but-close” uden at have ”face-to-face” kommunikation.

Mange erfaringer inden for virtuel kommunikation peger ellers på, at distance mellem teammedlemmer ofte har en negativ betydning for deres resultater og effektivitet.  Men en oplevelse af at være ”far-but-close” er ikke relateret til den fysiske afstand, men til en oplevelse af fælles identitet i teamet og en evne til at nå fælles mål. Det er ikke den objektive distance mellem teammedlemmerne, der er afgørende for teamsamarbejdet, men den oplevede distance.

Men hvordan kan danske virksomheder så arbejde med at mindske den oplevede distance?

Et kontroversielt studie af virtuelle ”high performance” hacker-teams viser, at de har en kommunikation, som er både relevant, spontan, dedikeret og med en jævnlig frekvens. Denne kommunikation er afgørende for skabelsen af en stærk fælles identitet – en ”Hacker-identity”. I dette tilfælde spiller den fysiske afstand ikke nogen afgørende betydning, idet man oplever teamkollegaerne ”tæt på” både følelsesmæssigt og fagligt.

Medlemmerne i et globalt udviklingsteam beskriver, i lighed med hackerne, at de afgørende faktorer for deres virtuelle samarbejde har været mængden og kvaliteten af deres kommunikation. Når teamet evner at have hyppig og regelmæssig kommunikation, hvor der er nærhed i kommunikationen, så øger det den fælles identitet i temaet og deres tilknytning til teamet, uafhængigt af den faktiske afstand. Teamet har næsten ingen face-to-face aktiviteter, men har gennem deres virtuelle samarbejde udviklet en fælles ”hacker-identity”, hvor de deler en fælles identitet og er fagligt tæt forbundet om at løse deres udviklingsopgaver.

Flere danske virksomheder har gode erfaringer med, hvordan man tidligt i etableringen af virtuelle teams kan lykkes med at skabe vaner omkring kommunikationens karakter, indhold og frekvens, samt hvordan man bruger kommunikationen til at skabe en fælles identitet.

Det kræver teamdannelse at få et velfungerende virtuelt team, og særligt spilleregler for den interne kommunikation skal både skabes og trænes. Eksempler, der i praksis har vist sig at virke fortrinligt, er fx: 

  • Skab tydelige rollebeskrivelser, så teamet har en bred forståelse af, hvad den enkelte har ansvar for og forventes at bidrage med.
  • Skab spilleregler for den interne kommunikation, som tydeligt viser, hvornår og hvordan teammedlemmerne skal kommunikere, så kommunikationen bliver både relevant, spontan, dedikeret og med en jævnlig frekvens.
  • Brug tid i opstartsperioden til at træne jeres kommunikations spilleregler i praksis. De skal være mere end ord – det skal være handlinger.
  • Hils på dine virtuelle kollegaer hver dag, fx via chat. Ligesom når du går gennem kontoret og siger ”Hej”. Nogle gange vil denne simple hilsen minde jer om, at der måske lige var noget, I skulle snakke om.
  • Hold dit webcam tændt en hel dag. Det giver mulighed for at ”dele kontor” og mindsker den mentale afstand, når der lige er noget, man vil spørge om.
  • Book ”Open Chat” tid i kalenderen. Det viser, at du er tilgængelig, og at kollegaer kan tage kontakt, når der er brug for det.

Det kræver lidt tilvænning at blive virtuel kollega, men erfaringen er, at efter en opstartsperiode vil det ofte virke helt normalt, når man holder fast i spillereglerne og prioriterer den interne kommunikation. Det er ikke et spørgsmål om den faktiske distance, men den oplevede distance, som er afgørende for et effektivt virtuelt team.